Operations Pack — Kho · Chất lượng · Quản lý Tài sản

Operations Pack quản lý thế giới vật lý: hàng vào và ra khỏi kho, kiểm tra chất lượng ở mọi giai đoạn, và tài sản cố định từ khi mua đến khi thanh lý. Ba module được kết nối — nhận hàng kích hoạt kiểm tra chất lượng, lỗi chất lượng tạo NCR, và tài sản khấu hao vào sổ cái tự động.

Các app liên quan

App	Vai trò trong luồng
Kho	Nhận hàng, di chuyển tồn kho, điều chuyển, kiểm kê, theo dõi lô/serial
Chất lượng	Mẫu QC, kiểm tra, báo cáo không phù hợp (NCR)
Quản lý tài sản	Sổ tài sản cố định, giao nhận, bảo trì, khấu hao
Mua hàng	Đơn mua hàng cấp nguồn cho GRN; nhận cảnh báo đặt lại hàng
Sản xuất	Lệnh sản xuất xuất vật tư và nhập thành phẩm
Kế toán	Nhận duyệt 3-way match và bút toán khấu hao

Operations Pack — tổng quan kho và tồn kho

Kho — Nhận hàng (PO → GRN → Nhập kho)

Luồng nhận hàng tiêu chuẩn khi mua hàng từ nhà cung cấp. Mỗi giai đoạn nêu rõ app phụ trách.

Xác nhận Đơn mua hàng — Mua hàng

Mua hàng xác nhận PO với nhà cung cấp. Các dòng hàng trở thành nguồn cho phiếu nhập kho.

Tạo & xác nhận GRN — Kho

Kho tạo Phiếu nhập kho (tự điền từ PO), ghi số lượng thực nhận, và xác nhận cộng tồn kho vào kho.

Kiểm tra chất lượng — Chất lượng

Nếu cấu hình kiểm tra hàng nhập, Chất lượng mở phiếu kiểm tra theo mẫu QC; nếu lỗi sẽ tạo NCR trước khi hàng được thông qua.

3-Way Match & thanh toán — Kế toán

Khi phiếu nhà cung cấp được liên kết, Kế toán đối chiếu PO ↔ GRN ↔ Phiếu và duyệt thanh toán nếu trong dung sai.

Đơn mua hàng (confirmed) → Tạo GRN → confirmed → Tồn kho cộng vào kho
                                           ↓
                                     3-Way Match (PO ↔ GRN ↔ Phiếu NCC)

Di chuyển tồn kho

Loại di chuyển	Kích hoạt	Tác động tồn kho
Xác nhận GRN	Hàng nhận từ NCC	+ vào kho
Xác nhận Goods Issue	Hàng xuất (SO/WO/nội bộ)	− khỏi kho
Điều chuyển shipped	Hàng rời kho nguồn	− khỏi kho nguồn
Điều chuyển completed	Hàng đến kho đích	+ vào kho đích
Điều chỉnh kiểm kê	Phát hiện sai lệch	+ hoặc −

3-Way Matching

Trước khi thanh toán phiếu nhà cung cấp, XBuddy xác minh tam giác:

Đơn mua hàng ←→ GRN ←→ Phiếu nhà cung cấp
  • Số lượng khớp?
  • Giá trong phạm vi dung sai?
  → Khớp: phiếu tự động duyệt thanh toán
  → Exception: cờ hiệu để review thủ công

Kiểm kê (Stocktaking)

Tạo phiên (chọn kho + items)
  → In phiếu đếm
  → Nhập số lượng thực đếm
  → Review sai lệch (thực tế vs. hệ thống)
  → Kết thúc → bản ghi điều chỉnh tồn kho tạo tự động

Chỉ được có 1 phiên kiểm kê active trên mỗi kho tại một thời điểm. Không thể điều chỉnh tồn kho trực tiếp — chỉ qua kiểm kê hoặc chứng từ điều chỉnh rõ ràng.

Theo dõi Lô & Serial

Lô (Lots) — theo dõi lô hàng có thuộc tính chung (mã lô NCC, ngày sản xuất, hạn sử dụng):

active → quarantined (ví dụ: giữ chờ QC) → active (đã release)
active → expired (tự động khi qua ngày hết hạn)

Serial — theo dõi từng đơn vị riêng lẻ trong suốt vòng đời:

available → sold → returned → available
          └→ scrapped

Kiểm soát chất lượng (QC)

Luồng kiểm tra

QC Template (định nghĩa checklist) → Inspection tạo → submitted → approved / hold / released
                                                                       ↓ [nếu lỗi]
                                                                     NCR tạo

QC Template

Định nghĩa nội dung kiểm tra — danh sách checklist với tiêu chí đạt/không đạt hoặc thang đo số. Template có thể gắn với: kiểm tra hàng đầu vào, công đoạn sản xuất, hoặc thành phẩm đầu ra.

Inspection (Kiểm tra)

Tạo inspection theo template. Điền kết quả cho từng mục checklist.

Trạng thái	Ý nghĩa
`created`	Mới mở, chưa hoàn thành
`submitted`	Đã điền kết quả, chờ duyệt QC
`approved`	Đạt — hàng được phép dùng hoặc xuất
`hold`	Cờ hiệu để xem xét thêm
`released`	Đã xem xét sau hold, được thông qua

NCR (Báo cáo không phù hợp)

Khi inspection lỗi hoặc phát hiện vấn đề chất lượng, NCR được tạo.

open → assigned (QC manager giao việc) → resolved (mô tả CAPA) → verified → closed

Trường	Mô tả
Nguồn	Inspection liên kết, work order hoặc khiếu nại khách
Loại NC	Nguyên vật liệu, quy trình, thiết bị, con người
Mức độ	Minor · Major · Critical
CAPA	Mô tả biện pháp khắc phục và phòng ngừa
Đính kèm	Ảnh, video, tài liệu hỗ trợ

Quản lý Tài sản

Vòng đời tài sản

Mua / Import → Active → [Đang dùng / Đang bảo trì] → Thanh lý
                  ↓
             Giao (check-out) → Đã trả (check-in) → Sẵn sàng

Giao/Thu hồi tài sản

Tài sản (active) → Check-out → Đang dùng (giao cho người/bộ phận)
               → Check-in  → Sẵn sàng
               → Reassign  → Đang dùng (người khác)
               → Thanh lý  → Disposed (ghi lý do + giá trị còn lại)

Lịch sử giao nhận được lưu vĩnh viễn cho mục đích kiểm toán.

Bảo trì

Bảo trì định kỳ (phòng ngừa):

Lịch bảo trì định nghĩa (chu kỳ: ngày / giờ vận hành)
  → Bản ghi bảo trì tự tạo khi đến hạn
  → Giao cho đội bảo trì
  → Hoàn thành → tính ngày đến hạn tiếp theo
  → Cảnh báo overdue nếu không hoàn thành trong thời gian ân hạn

Bảo trì phát sinh (sự cố):

Tạo bản ghi bảo trì trực tiếp cho tài sản
Liên kết với work order Field Service cho nhà thầu bên ngoài
Chi phí ghi nhận và theo dõi theo từng tài sản

Khấu hao

XBuddy tính và ghi khấu hao tự động.

Phương pháp hỗ trợ: Đường thẳng · Số dư giảm dần

Luồng khấu hao:

Đăng ký tài sản với: giá mua, thời gian sử dụng, giá trị còn lại, phương pháp
  → Lịch khấu hao tính tự động và lưu
  → Kế toán chạy batch khấu hao định kỳ (tháng/quý)
  → Hệ thống ghi bút toán GL:
      Nợ  Chi phí khấu hao (trung tâm chi phí)    XX
        Có  Khấu hao lũy kế (tài sản)               XX
  → Giá trị sổ sách cập nhật trên hồ sơ tài sản

Tích hợp liên module

Module	Điều gì xảy ra
Finance	GRN → Phiếu NCC (Procure-to-Pay); Khấu hao tài sản → bút toán GL
Procurement	PO confirmed → GRN; Tồn kho dưới reorder point → cảnh báo đặt lại hàng (việc tạo PO vẫn do người quyết định)
Sales	Đơn bán hàng confirmed → Goods Issue kích hoạt
Manufacturing	WO started → Goods Issue (tiêu thụ NVL); WO completed → GRN (thành phẩm)
Field Service	Tài sản đang bảo trì → Service work order liên kết

Xe kỹ thuật viên là một cái kho

Field Service không giữ danh mục vật tư riêng, cũng không giữ tồn kho riêng. Vật tư là hàng hoá tồn kho bình thường, công cụ là tài sản bình thường, và xe được mô hình hoá như một kho — nên chất hàng lên xe là một lệnh điều chuyển kho, lắp vật tư tại hiện trường là một lệnh xuất kho, cả hai đều thấy được trong báo cáo kho thông thường.

Lợi ích thực tế: vật tư nằm trên sáu chiếc xe không còn vô hình. Chúng có trong định giá tồn kho, có tính vào điểm đặt hàng lại, và khi tiêu hao thì tính đúng giá vốn cho công việc.

Việc hợp nhất này bật theo từng tenant, sau một lần đối soát dữ liệu. Chưa bật thì Field Service vẫn dùng sổ riêng. Không bao giờ bật nửa vời — một trong hai sổ, không bao giờ cả hai, vì cả hai sẽ đếm cùng một vật tư hai lần.

AI agent liên quan

Mỗi lĩnh vực được tự động hoá bởi một trợ lý AI theo vai trò. Theo liên kết để xem tài liệu agent đầy đủ.

Agent	Tự động hoá	Tần suất
Inventory Planner	Tinh chỉnh điểm đặt lại, phát hiện hàng tồn chết, nguy cơ hết kho	Hàng tuần / Hàng ngày
Procurement Assistant	Review exception 3-way match, tạo PO theo điểm đặt lại	Hàng ngày
Quality Inspector	Phân tích xu hướng NCR, phát hiện lỗi lặp lại theo NCC/sản phẩm	Hàng tháng
Asset Manager	Kế hoạch thay thế tài sản hết đời, dự báo bảo trì	Hàng tháng / Hàng tuần

Tuyển Dụng đến Nghỉ Việc — Toàn Bộ Vòng Đời Luồng Sản Xuất