Mẫu Quy trình
Mẫu là các quy trình dựng sẵn cho những kịch bản nghiệp vụ phổ biến nhất. Khởi tạo một mẫu cho bạn một quy tắc hoạt động trong vài giây; sau đó bạn điều chỉnh điều kiện, người duyệt và ngưỡng cho phù hợp tổ chức.
Cách khởi tạo một mẫu
Bước 1 — Mở thư viện
Vào Workflow → Workflows và bấm New from Template. Mẫu được nhóm theo lĩnh vực (Tài chính, Bán hàng, Nhân sự, Mua hàng, và nhiều hơn).
Bước 2 — Chọn một mẫu
Chọn kịch bản gần nhu cầu nhất. Bản xem trước hiển thị trigger, điều kiện và hành động sẽ được tạo.
Bước 3 — Điều chỉnh
Mẫu mở trong Builder đã điền sẵn. Đổi các con số ngưỡng, thay vai trò người duyệt bằng của bạn, và tinh chỉnh điều kiện. Xác nhận các cờ tính năng cần thiết đã bật.
Bước 4 — Kiểm thử và kích hoạt
Chạy một bản ghi mẫu, xác minh điều phối, rồi đặt quy trình Active.
Mẫu chỉ là điểm khởi đầu — khi đã khởi tạo, nó là một quy trình bình thường. Sửa hoặc xóa tự do mà không ảnh hưởng mẫu gốc.
Mẫu Tài chính
| Mẫu | Trigger | Điều kiện | Hành động | Ứng dụng |
|---|---|---|---|---|
| Nhắc hóa đơn quá hạn | Khi đổi trạng thái (chưa trả) | daysOverdue >= 1 | Thông báo chủ công nợ + lên lịch nhắc | Tài chính |
| Chuỗi phê duyệt hóa đơn | Khi đổi trạng thái (đã gửi) | amount > threshold | Tạo phê duyệt: QL Tài chính → CFO | Tài chính |
| Giữ đối chiếu 3 chiều hóa đơn NCC | Khi tạo | mismatch == true | Đặt trường onHold, thông báo AP | Tài chính |
| Tự động điều phối chi phí | Khi đổi trạng thái (đã gửi) | amount > 5.000.000 | Tạo phê duyệt: Quản lý | Tài chính |
| Phê duyệt giấy báo có | Khi tạo | luôn | Tạo phê duyệt: QL Tài chính | Tài chính |
Mẫu Bán hàng
| Mẫu | Trigger | Điều kiện | Hành động | Ứng dụng |
|---|---|---|---|---|
| Phê duyệt chiết khấu | Khi cập nhật | discountPercent > 15 | Tạo phê duyệt: QL Bán hàng (duyệt giá) | Bán hàng / CRM |
| Thắng deal → tạo hợp đồng | Khi đổi trạng thái (thắng) | stage == "won" | Tự động thực thi: tạo hợp đồng, báo pháp chế | CRM |
| Rà soát đơn bán lớn | Khi đổi trạng thái (đã gửi) | amount > so_threshold | Tạo phê duyệt: Tài chính → GĐ Bán hàng | Bán hàng |
| Gửi báo giá | Khi đổi trạng thái (đã gửi) | luôn | Tạo phê duyệt: QL Bán hàng | Bán hàng |
Mẫu Nhân sự
| Mẫu | Trigger | Điều kiện | Hành động | Ứng dụng |
|---|---|---|---|---|
| Phê duyệt nghỉ phép | Khi đổi trạng thái (đã gửi) | luôn | Tạo phê duyệt: Quản lý trực tiếp | Nhân sự |
| Nghỉ phép đa cấp | Khi đổi trạng thái (đã gửi) | days > 5 | Tạo phê duyệt: Quản lý → HR (tuần tự) | Nhân sự |
| Yêu cầu tăng ca | Khi tạo | luôn | Tạo phê duyệt: Quản lý trực tiếp | Nhân sự |
| Danh mục onboarding | Khi tạo (nhân sự mới) | luôn | Gán công việc, báo HR + IT | Nhân sự |
| Điều chỉnh lương | Khi tạo | luôn | Tạo phê duyệt: GĐ Nhân sự → CEO | Nhân sự |
Mẫu Mua hàng
| Mẫu | Trigger | Điều kiện | Hành động | Ứng dụng |
|---|---|---|---|---|
| Chuỗi phê duyệt đơn mua | Khi đổi trạng thái (đã gửi) | amount > po_threshold | Tạo phê duyệt: Trưởng phòng → Mua hàng | Mua hàng |
| Giữ đối chiếu 3 chiều | Khi tạo (GRN vs PO vs Bill) | quantityMismatch OR priceMismatch | Đặt trường matchHold, báo người mua | Mua hàng |
| Phê duyệt RFQ | Khi đổi trạng thái (đã gửi) | luôn | Tạo phê duyệt: QL Mua hàng | Mua hàng |
| Onboarding nhà cung cấp | Khi tạo (NCC mới) | luôn | Tạo phê duyệt: Mua hàng → Pháp chế | Mua hàng |
Mẫu Vận hành & Chất lượng
| Mẫu | Trigger | Điều kiện | Hành động | Ứng dụng |
|---|---|---|---|---|
| Phát hành lệnh sản xuất | Khi đổi trạng thái (đã lập kế hoạch) | status == "planned" | Tạo phê duyệt: QL Sản xuất | Sản xuất |
| Leo thang NCR | Khi cập nhật | severity == "high" | Báo QL Chất lượng, tạo công việc | Chất lượng |
| Ghi giảm tồn kho | Khi tạo | value > 0 | Tạo phê duyệt: Kho → Tài chính | Kho |
| Thanh lý tài sản | Khi tạo | luôn | Tạo phê duyệt: QL Tài sản → Tài chính | Tài sản |
Chọn giữa mẫu và chính sách
Một số kịch bản (ngưỡng) nên diễn đạt bằng Chính sách:
| Nếu bạn muốn… | Dùng |
|---|---|
| Quyết định có cần phê duyệt từ một con số | Chính sách |
| Quyết định ai duyệt và điều gì khác xảy ra | Mẫu quy trình |
| Kết hợp cả hai | Cổng Chính sách + Chuỗi Quy trình |
Các mẫu tham chiếu một ngưỡng (PO/SO/chiết khấu) phụ thuộc cờ tương ứng được bật (po_amount_threshold, so_amount_threshold, price_approval_on_discount). Bật chúng trong Workflow → Settings trước khi kích hoạt.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Tôi có thể lưu mẫu của riêng mình không? Đáp: Bạn có thể sao chép một quy trình hiện có để tái dùng cấu trúc. Xem một quy trình đã tinh chỉnh tốt như bản tham chiếu của đội.
Hỏi: Mẫu có được kích hoạt sẵn không? Đáp: Không — khởi tạo tạo ra quy trình không hoạt động để bạn xem lại và kiểm thử trước khi nó điều phối bản ghi thật.