Dữ liệu chính & Tra cứu
Dữ liệu chính là dữ liệu tham chiếu dùng chung mà mọi module XBuddy đọc: các loại tiền tệ bạn giao dịch, trạng thái và danh mục trên bản ghi, định dạng đánh số trên hóa đơn, điều khoản thanh toán, và đơn vị tính. Cấu hình một lần giúp mọi giao dịch nhất quán.
Giá trị tra cứu (Lookup Values)
Giá trị tra cứu là danh sách liệt kê do tenant cấu hình — tiền tệ, trạng thái, danh mục, phương thức thanh toán, lý do, và nhiều hơn. Mỗi giá trị có khóa (key), nhãn (label), và một danh mục (category) để nhóm. Giá trị có thể bật/tắt và xóa mềm, và XBuddy nạp sẵn giá trị mặc định hợp lý cho mọi danh mục.
Quản lý tại Cài đặt → Giá trị tra cứu (/settings/master-data/lookup-values).
| Trường | Mục đích |
|---|---|
| Danh mục | Nhóm các giá trị (ví dụ payment_method, lead_source, expense_reason) |
| Khóa | Định danh nội bộ ổn định dùng bởi bản ghi và tích hợp |
| Nhãn | Văn bản hiển thị trong danh sách thả xuống (song ngữ) |
| Kích hoạt | Giá trị không kích hoạt vẫn ở bản ghi cũ nhưng biến khỏi dropdown mới |
Thêm một giá trị tra cứu
Mở Giá trị tra cứu
Vào /settings/master-data/lookup-values và chọn danh mục — ví dụ Phương thức thanh toán.
Thêm giá trị
Nhấn Thêm giá trị. Nhập khóa (ví dụ momo), nhãn ở cả hai ngôn ngữ, và xác nhận danh mục.
Kích hoạt và lưu
Đảm bảo Kích hoạt đang bật, rồi lưu. Nó xuất hiện ngay trong các dropdown liên quan.
Hãy ngừng kích hoạt thay vì xóa các giá trị đã được dùng trên bản ghi — xóa mềm giữ dữ liệu lịch sử hợp lệ trong khi loại giá trị khỏi lựa chọn tương lai.
Dãy số chứng từ
Dãy số chứng từ định nghĩa định dạng số tham chiếu tự sinh cho mỗi loại giao dịch — hóa đơn, hóa đơn NCC, đơn bán, PO, v.v. Điều này cho mọi chứng từ một số tham chiếu sạch, tuần tự, dễ đọc (không có UUID thô).
Quản lý tại Cài đặt → Dãy số chứng từ (/settings/document-sequences).
Một dãy số thường định nghĩa:
| Phần tử | Ví dụ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tiền tố | INV- | Xác định loại chứng từ |
| Phần ngày | 2026 hoặc 202607 | Đoạn năm/tháng tùy chọn |
| Số | 00042 | Bộ đếm chạy có đệm số 0 |
| Chu kỳ đặt lại | Hằng năm | Khi nào bộ đếm khởi động lại |
Số tham chiếu kết quả: INV-2026-00042.
Tạo một dãy số
Mở Dãy số chứng từ
Vào /settings/document-sequences và chọn loại chứng từ (ví dụ Hóa đơn).
Định nghĩa định dạng
Đặt tiền tố, có gồm đoạn ngày hay không, độ rộng đệm, và chu kỳ đặt lại (không bao giờ / hằng năm / hằng tháng).
Đặt số bắt đầu
Nhập số tiếp theo sẽ phát hành (hữu ích khi chuyển từ hệ thống khác sang).
Lưu
Lưu. Chứng từ tiếp theo của loại đó tự dùng định dạng mới.
Thay đổi dãy số chỉ ảnh hưởng chứng từ tương lai; số tham chiếu đã phát hành không đổi. Tránh hạ bộ đếm xuống dưới các số đã dùng — rủi ro trùng lặp.
Điều khoản thanh toán
Điều khoản thanh toán là quy tắc hạn thanh toán tái sử dụng gắn vào hóa đơn, hóa đơn NCC và đơn hàng — COD, Net 30, Net 60, và bất kỳ điều khoản tùy chỉnh nào. Đặt ở đây nghĩa là bạn chọn điều khoản trên chứng từ thay vì gõ hạn thanh toán mỗi lần.
Quản lý tại Cài đặt → Điều khoản thanh toán (/settings/payment-terms).
| Điều khoản | Ý nghĩa |
|---|---|
| COD | Thanh toán khi giao hàng — đến hạn ngay |
| Net 30 | Đến hạn 30 ngày sau ngày hóa đơn |
| Net 60 | Đến hạn 60 ngày sau ngày hóa đơn |
| Tùy chỉnh | Số ngày bất kỳ bạn định nghĩa |
Định nghĩa một điều khoản thanh toán
Mở Điều khoản thanh toán
Vào /settings/payment-terms và nhấn Thêm điều khoản.
Cấu hình
Nhập tên (ví dụ Net 45), số ngày đến hạn, và mô tả tùy chọn.
Lưu
Lưu. Điều khoản trở nên chọn được trên hóa đơn, hóa đơn NCC, báo giá và đơn hàng.
Đơn Vị Tính
Đơn vị tính đã có trang riêng — xem Đơn Vị Tính (UOM/AUOM) về đơn vị, nhóm đơn vị, quy đổi và đơn vị mặc định theo sản phẩm.