Tiếng ViệtTổng Quan & Nền TảngQuản Lý WorkflowChính Sách (Policies)

Chính sách

Chính sách là một cổng ngưỡng. Nó trả lời một câu hỏi cho bản ghi: bản ghi này có cần phê duyệt không? Chính sách nhìn vào các con số — số tiền, phần trăm chiết khấu, số dư tín dụng — và quyết định cho bản ghi đi qua hay yêu cầu ký duyệt.

Chính sách chạy trước bất kỳ quy trình nào. Chính sách cho bản ghi qua có thể bỏ hoàn toàn bước phê duyệt của con người; chính sách bị kích hoạt sẽ buộc bản ghi vào chuỗi phê duyệt.

Quản lý Quy trình — danh sách chính sách với ngưỡng và loại đối tượng
Quản lý Quy trình — danh sách chính sách với ngưỡng và loại đối tượng

Khi nào dùng chính sách thay vì quy trình

Dùng Chính sách khi…Dùng Quy trình khi…
Quyết định là một con số vượt ngưỡngBạn cần điều phối tới người duyệt cụ thể
Bạn muốn bật/tắt phê duyệtBạn muốn một chuỗi phê duyệt (tuần tự/song song)
Ví dụ: “PO trên 50 triệu cần phê duyệt”Ví dụ: “Điều phối tới Trưởng phòng rồi Tài chính”

Hầu hết thiết lập thực tế dùng cả hai: chính sách quyết định có cần, quy trình quyết định ai.

Mô hình ngưỡng

Một chính sách có ba phần:

  1. Loại đối tượng — thực thể nó bảo vệ (Đơn mua hàng, Đơn bán, Hóa đơn, Chi phí, Cơ hội…).
  2. Điều kiện / ngưỡng — phép kiểm tra số, ví dụ amount > 50.000.000 hoặc discountPercent > 15.
  3. Kết quả — điều gì xảy ra khi điều kiện thỏa: yêu cầu phê duyệt (trường hợp phổ biến), hoặc chặn/cho phép.

Khi điều kiện không thỏa, bản ghi đi tiếp mà không có cổng phê duyệt.

Tạo một chính sách

Bước 1 — Mở Policies

Vào Workflow → Policies và bấm New Policy.

Bước 2 — Chọn loại đối tượng

Chọn thực thể để bảo vệ — ví dụ Đơn mua hàng. Các trường khả dụng cho ngưỡng lấy từ thực thể này.

Bước 3 — Định nghĩa ngưỡng

Đặt điều kiện số. Ví dụ:

  • Số tiền PO: totalAmount > 50000000 → yêu cầu phê duyệt.
  • Chiết khấu: discountPercent > 15 → yêu cầu duyệt giá.
  • Hạn mức tín dụng: orderTotal + outstandingBalance > creditLimit → chặn đơn.

Bước 4 — Đặt kết quả

Chọn Yêu cầu phê duyệt (chuyển bản ghi cho chuỗi quy trình phù hợp), Chặn (ngăn hành động, ví dụ vượt hạn mức tín dụng), hoặc Cho phép (dứt khoát thông qua các bản ghi dưới ngưỡng).

Bước 5 — Đặt độ ưu tiên

Cho chính sách một độ ưu tiên. Số nhỏ hơn được đánh giá trước; chính sách khớp đầu tiên thắng. Đặt quy tắc cụ thể lên trên quy tắc chung.

Bước 6 — Kích hoạt

Đặt chính sách Active. Nó nay được đánh giá ở mọi lần tạo/cập nhật loại đối tượng của nó.

⚠️

Một chính sách chỉ có tác dụng nếu cờ tính năng hậu thuẫn được bật. Ví dụ chính sách số tiền trên PO cần po_amount_threshold; chính sách chiết khấu cần price_approval_on_discount. Xem bảng bên dưới.

Quản lý Quy trình — trình soạn chính sách với loại đối tượng, ngưỡng và kết quả
Quản lý Quy trình — trình soạn chính sách với loại đối tượng, ngưỡng và kết quả

Ví dụ minh họa

PO trên 50 triệu VND cần giám đốc phê duyệt

  • Đối tượng: Đơn mua hàng
  • Điều kiện: totalAmount > 50000000
  • Kết quả: Yêu cầu phê duyệt → điều phối tới quy trình phê duyệt PO (Trưởng phòng → Giám đốc)
  • Cờ: po_amount_threshold, require_po_approval

Chiết khấu trên 15% cần duyệt giá

  • Đối tượng: Đơn bán / Báo giá
  • Điều kiện: discountPercent > 15
  • Kết quả: Yêu cầu phê duyệt → chuỗi duyệt giá
  • Cờ: price_approval_on_discount

Vượt hạn mức tín dụng chặn đơn

  • Đối tượng: Đơn bán
  • Điều kiện: orderTotal + outstandingBalance > creditLimit
  • Kết quả: Chặn (đơn không thể xác nhận cho tới khi được thông qua)
  • Cờ: customer_credit_limit_check

Các cờ hỗ trợ chính sách

Các cờ tính năng ERP này (trong Workflow → Settings) kiểm soát chính sách nào có hiệu lực:

CờĐiều khiểnChính sách điển hình
po_amount_thresholdCổng số tiền POPO trên N cần phê duyệt
so_amount_thresholdCổng số tiền đơn bánSO trên N cần phê duyệt
require_po_approvalPO có cần phê duyệt hay khôngCông tắc tổng cho chuỗi PO
require_so_approvalSO có cần phê duyệt hay khôngCông tắc tổng cho chuỗi SO
price_approval_on_discountCổng chiết khấuChiết khấu trên N% cần duyệt giá
customer_credit_limit_checkCổng số dư tín dụngChặn đơn vượt hạn mức tín dụng
multi_level_approvalChuỗi đa bướcBật thang Quản lý → Tài chính → CFO
parallel_approvalNgười duyệt song songBật cấp A VÀ B
multi_level_leave_approvalChuỗi nghỉ phépNghỉ dài cần Quản lý → HR

Thứ tự đánh giá & độ ưu tiên

  • Chính sách được kiểm tra theo thứ tự ưu tiên; khớp đầu tiên quyết định kết quả.
  • Kết quả Chặn dừng hành động ngay lập tức.
  • Kết quả Yêu cầu phê duyệt chuyển bản ghi cho quy trình phù hợp.
  • Nếu không chính sách nào khớp, bản ghi đi tiếp (tùy theo bất kỳ quy trình luôn bật nào).

Giữ số lượng nhỏ các chính sách rõ ràng cho mỗi loại đối tượng. Các ngưỡng chồng lấn với độ ưu tiên gần nhau khó suy luận — ưu tiên các dải phân biệt, không chồng lấn.

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Điều gì xảy ra khi hai chính sách cùng khớp? Đáp: Chính sách có số ưu tiên nhỏ hơn (được đánh giá trước) thắng.

Hỏi: Chính sách có thể điều phối tới một người cụ thể không? Đáp: Không — đó là việc của quy trình. Chính sách quyết định có cần phê duyệt; quy trình quyết định ai.

Hỏi: Chính sách của tôi có vẻ bị bỏ qua. Đáp: Kiểm tra cờ tính năng của nó đã bật trong Workflow → Settings, chính sách đang Active, và không có chính sách ưu tiên cao hơn khớp trước.

Trình Tạo WorkflowUỷ Quyền (Delegation)