Luồng Phân Phối & Giao Vận
Bán qua nhà phân phối và bán trên xe lưu động không giống bán từ kho, và việc giao hàng sau đó cũng vậy. Luồng này phủ cả hai nửa: đưa hàng vào kênh phân phối, và đưa hàng tới cửa khách.
Các app liên quan
- Phân phối — nhà phân phối, bảng giá, bán hàng lưu động, hoa hồng
- Giao vận — lô hàng, tuyến giao, hãng vận chuyển, hàng trả về
- Kho — tồn kho phía sau tất cả
- Bán hàng — đơn hàng và hoá đơn
Phần 1 — Phân phối
Quản lý nhà phân phối
Nhà phân phối không chỉ là một hồ sơ khách hàng. Mỗi nhà phân phối mang bảng giá riêng (có tỷ lệ chiết khấu theo từng dòng), hạn mức công nợ riêng và thoả thuận hoa hồng riêng. Bảng giá đi theo mọi đơn hàng đặt cho nhà phân phối ấy, nên nhân viên đi tuyến không thể vô tình bán sai giá.
Kiểm soát công nợ
Mỗi nhà phân phối có một hạn mức công nợ, và bảng điều khiển công nợ cho thấy ai đang chạm hoặc vượt hạn mức.
Hiện tại đây là khả năng nhìn thấy, chưa phải chặn cứng: vượt hạn mức tự nó không ngăn việc tạo một đơn phân phối. Cơ chế chặn tự động nằm ở phía đơn bán hàng, và chỉ hoạt động khi bật kiểm tra hạn mức công nợ khách hàng.
Bán hàng lưu động (Van Sales)
Nhân viên đi tuyến mở một phiên mỗi ngày. Chính phiên làm việc là thứ khiến ngày hôm đó đối soát được.
Mở phiên (buổi sáng)
Nhân viên mở phiên cho ngày làm việc, ghi nhận xe, khu vực tuyến và người phụ trách.
Chất hàng lên xe
Liệt kê mặt hàng và số lượng đưa lên xe. Hàng rời kho ngay tại thời điểm này — xe được coi như một địa điểm kho riêng, nên hàng trên xe không bao giờ vô hình.
Bán trên tuyến
Mỗi điểm dừng ghi nhận khách hàng, mặt hàng, số lượng và hình thức thanh toán — tiền mặt, chuyển khoản, hoặc ghi nợ. Giá theo nhà phân phối được áp tự động.
Đóng phiên (cuối ngày)
Nhân viên khai báo hàng còn trên xe và tiền đã thu. Hệ thống kiểm đẳng thức cơ bản: hàng chất lên = hàng đã bán + hàng còn lại.
Đối soát
Tiền thu thực tế được so với doanh thu đã ghi nhận. Khớp thì phiên đóng ở trạng thái đã đối soát. Không khớp thì phiên bị gắn cờ chờ xem xét, thay vì lặng lẽ đóng lại.
Một phiên không cân không phải lỗi cần giấu đi — đó chính là lý do phiên làm việc tồn tại. Nó ở nguyên trạng thái gắn cờ cho tới khi có người xử lý.
Hàng trả lại và giấy báo
Hàng quay về từ kênh phân phối — hư hỏng, hết hạn, không bán được — được ghi nhận là phiếu trả hàng, nhập lại kho khi phù hợp, và tất toán bằng giấy báo nợ hoặc báo có trên công nợ của nhà phân phối, chứ không phải bằng một điều chỉnh phi chính thức.
Hoa hồng
Hoa hồng tính trên doanh số đã tất toán thực tế, theo thoả thuận của từng nhà phân phối hoặc từng nhân viên, và được xem xét trước khi chi.
Phần 2 — Giao vận
Lô hàng (Shipment)
Lô hàng gom những gì đi chung với nhau về mặt vật lý. Nó mang hãng vận chuyển, mã vận đơn, chi phí, và các phiếu giao hàng nó phụ trách — nên một lô hàng phục vụ được nhiều đơn mà không mất liên kết ngược về từng đơn.
Tuyến giao hàng
Các điểm dừng được gom thành tuyến theo tài xế và theo ngày, theo thứ tự bạn sắp. Tiến độ tuyến cập nhật khi từng điểm hoàn thành — đó là thứ khiến câu hỏi “đơn của tôi đang ở đâu” trả lời được mà không cần gọi điện.
Thứ tự tuyến do người sắp bằng tay — hiện chưa có bộ tối ưu tuyến tự động cho tuyến giao hàng. (Field Service có bộ tối ưu riêng cho lộ trình công việc của kỹ thuật viên; đó là tính năng khác và không áp dụng ở đây.)
Tích hợp hãng vận chuyển
Lô hàng ghi nhận hãng vận chuyển và mã vận đơn, và cập nhật hành trình có thể nhận về qua webhook.
XBuddy có sẵn client API chạy được cho GHN, GHTK, ViettelPost và J&T Express, nhưng chúng chưa được nối vào luồng lô hàng — trên một lô hàng, hãng vận chuyển là một trường văn bản. Đặt vận đơn với các hãng đó ngay từ trong lô hàng hiện chưa dùng được.
Hàng trả về (RMA)
Hàng trả về có bước cấp phép và kiểm tra riêng trước khi nhập lại kho, để hàng đã trả không tự động quay lại tồn kho bán được mà không ai nhìn qua.
Bảng trạng thái
| Đối tượng | Trạng thái |
|---|---|
| Phiên bán lưu động | mở → đóng → đã đối soát (hoặc gắn cờ cần đối soát) |
| Lô hàng | nháp → đã xuất → đang vận chuyển → đã giao (hoặc sự cố) |
| Tuyến giao | đã lên kế hoạch → đang chạy → hoàn thành |
| Hàng trả về (RMA) | yêu cầu → được duyệt → đã nhận → đã kiểm → nhập kho / huỷ |
Tích hợp liên module
| Module | Điều gì xảy ra |
|---|---|
| Kho | Chất hàng lên xe và dỡ xuống là chuyển động kho; hàng trả về nhập lại kho |
| Bán hàng | Bán trên tuyến tạo đơn hàng và hoá đơn theo giá nhà phân phối |
| Tài chính | Tiền thu đối soát với doanh thu; hoa hồng và giấy báo hạch toán qua đây |
| Kế toán | Chuyển động kho và doanh thu vào sổ như mọi giao dịch bán hàng khác |
Trang liên quan
- Luồng ERP — chuỗi order-to-cash mà các đơn này nhập vào
- Luồng Operations Pack — cơ chế tồn kho bên dưới