Tài chính
XBuddy Tài chính là lớp vận hành dòng tiền của doanh nghiệp: biến bán hàng và mua hàng thành hóa đơn, hóa đơn nhà cung cấp và thanh toán, đòi khoản khách hàng nợ, kiểm soát khoản bạn nợ nhà cung cấp và giữ dòng tiền luôn rõ ràng. Mọi chứng từ nó tạo ra đều tự động ghi bút toán vào Kế toán, nên sổ sách chính xác mà không phải nhập kép.
Ai sử dụng: nhân viên công nợ phải thu phát hành và đòi hóa đơn khách hàng, nhân viên công nợ phải trả xử lý hóa đơn nhà cung cấp, nhân viên nộp đề nghị chi phí, quản lý tài chính duyệt thanh toán và khóa kỳ, và người phụ trách FP&A theo dõi dòng tiền. Tài chính nằm phía sau Bán hàng, Mua hàng và Kho, và phía trước Kế toán — nơi giao dịch trở thành tiền.
Với Việt Nam, Tài chính xử lý VAT theo các thuế suất chuẩn (0%, 5%, 8%, 10%), tuân thủ đánh số hóa đơn hợp lệ, và hỗ trợ kết xuất khai báo như mẫu 01/GTGT. Cấu hình mã thuế và dải số trong Tài chính → Cài đặt.
Tính năng chính
- Hóa đơn khách hàng: tạo, gửi, PDF, theo dõi thanh toán và đòi nợ tài khoản quá hạn
- Hóa đơn nhà cung cấp với vòng đời đầy đủ nháp → nộp → duyệt → lên lịch → đã trả
- Đề nghị chi phí với duyệt nhiều cấp và chụp chứng từ
- Thanh toán và đối chiếu ngân hàng với khớp tự động
- Đòi nợ phân tầng (nhắc thanh toán) cho công nợ phải thu quá hạn
- Lập hóa đơn định kỳ và tạm ứng cho doanh thu thuê bao và trả trước
- Lập hóa đơn từ bảng chấm công — biến thời gian đã duyệt thành hóa đơn
- Phiếu ghi có (credit note) cho hoàn tiền và điều chỉnh
- Đối chiếu doanh thu để bắt lỗ hổng giữa đơn, hóa đơn và thanh toán
- Tự động ghi bút toán vào Kế toán trên mọi hóa đơn, hóa đơn nhà cung cấp và thanh toán
Tính năng quan trọng
Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn xuất cho khách hàng. Tạo từ đầu, từ cơ hội CRM đã thắng, hoặc từ đơn bán hàng đã thực hiện. XBuddy tạo PDF hợp lệ, gửi đi và theo dõi trạng thái thanh toán đến khi đã trả.
Tạo hóa đơn
Vào Tài chính → Hóa đơn → Hóa đơn mới. Chọn khách hàng, thêm dòng hàng (hoặc lấy từ đơn bán hàng) và chọn thuế suất VAT theo từng dòng.
Gửi đi
Nhấn Gửi để email PDF cho khách hàng, hoặc tải xuống. Trạng thái hóa đơn chuyển sang đã gửi.
Theo dõi thanh toán
Khi thanh toán đến, chúng được khớp với hóa đơn; trạng thái chuyển sang thanh toán một phần hoặc đã trả. Hóa đơn quá hạn đủ điều kiện đòi nợ.
Hóa đơn nhà cung cấp
Hóa đơn nhà cung cấp ghi khoản bạn nợ, thường tạo từ đơn mua hàng và phiếu nhập kho tương ứng. Chúng đi qua vòng đời duyệt được kiểm soát trước khi thanh toán.
Nháp hóa đơn
Vào Tài chính → Hóa đơn NCC → Hóa đơn mới, hoặc tạo từ đơn mua hàng để dòng và giá trị điền sẵn.
Nộp và duyệt
Nộp bản nháp; người duyệt rà soát (có đối chiếu ba chiều với PO và phiếu nhập kho). Hóa đơn được duyệt sẵn sàng thanh toán.
Lên lịch và thanh toán
Lên lịch thanh toán theo ngày đến hạn, rồi ghi nhận thanh toán. Trạng thái chuyển sang đã trả và bút toán tự động được ghi.
Đề nghị chi phí + duyệt
Nhân viên nộp đề nghị chi phí kèm chứng từ; đề nghị đi qua duyệt nhiều cấp trước khi hoàn trả và ghi sổ.
Nộp đề nghị
Vào Tài chính → Chi phí → Chi phí mới, nhập số tiền và danh mục, đính kèm ảnh chứng từ.
Định tuyến để duyệt
Đề nghị được gửi qua chuỗi người duyệt đã cấu hình. Trợ lý AI Expense Auditor có thể đánh dấu đề nghị bất thường hoặc vi phạm chính sách.
Hoàn trả
Sau khi duyệt, chi phí được lên lịch hoàn trả và ghi bút toán vào Kế toán.
Thanh toán & đối chiếu
Thanh toán ghi tiền vào và ra và đối chiếu với hoạt động ngân hàng. XBuddy khớp giao dịch ngân hàng với hóa đơn và hóa đơn NCC còn mở để không bỏ sót.
Ghi nhận thanh toán
Vào Tài chính → Thanh toán → Thanh toán mới, chọn khách hàng/nhà cung cấp và hóa đơn nó tất toán.
Đối chiếu với ngân hàng
Luồng ngân hàng đã kết nối hiển thị giao dịch vào/ra; khớp từng cái với thanh toán để đối chiếu. Mục chưa khớp được đánh dấu để xem xét.
Đòi nợ (nhắc phân tầng)
Đòi nợ tự động hóa việc theo đuổi công nợ phải thu quá hạn qua các tầng nhắc leo thang để đội của bạn không phải gửi thủ công.
Xem hàng đợi đòi nợ
Vào Tài chính → Đòi nợ để thấy hóa đơn quá hạn nhóm theo mức độ trễ.
Để các tầng chạy
Mỗi tầng (ví dụ nhắc nhẹ nhàng → thông báo cứng rắn → leo thang) tự gửi mẫu riêng. Trợ lý AR Collector đề xuất và có thể gửi lời nhắc kế tiếp.
Lập hóa đơn định kỳ & tạm ứng
Lập hóa đơn định kỳ tạo hóa đơn theo lịch (hàng tháng/năm), và tạm ứng theo dõi số dư trả trước rút dần theo thời gian — lý tưởng cho thuê bao và thỏa thuận dịch vụ.
Thiết lập hóa đơn định kỳ
Vào Tài chính → Định kỳ → Lịch mới, đặt khách hàng, số tiền và tần suất. XBuddy phát hành mỗi hóa đơn tự động vào ngày chu kỳ.
Quản lý tạm ứng
Tại Tài chính → Tạm ứng, tạo số dư trả trước; khi công việc được lập hóa đơn, tạm ứng rút dần và số dư còn lại luôn hiển thị.
Tra cứu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Tổng quan | Bảng điều khiển Tài chính với KPI phải thu/phải trả, vị thế tiền mặt, tổng quá hạn và biểu đồ doanh thu, số dư tồn đọng. |
| Hóa đơn | Hóa đơn khách hàng (phải thu) — tạo, gửi, PDF, theo dõi trạng thái thanh toán, áp VAT theo dòng, tạo phiếu ghi có hoặc lời nhắc. |
| Hóa đơn NCC | Hóa đơn nhà cung cấp (phải trả) với vòng đời nháp → nộp → duyệt → lên lịch → đã trả và đối chiếu ba chiều tùy chọn với PO/phiếu nhập. |
| Chi phí | Đề nghị chi phí của nhân viên kèm chụp chứng từ và duyệt nhiều cấp trước khi hoàn trả và ghi sổ. |
| Thanh toán | Bản ghi tiền nhận và trả, liên kết với hóa đơn/hóa đơn NCC nó tất toán, kèm đối chiếu và khớp ngân hàng. |
| Phiếu ghi có | Hoàn tiền và điều chỉnh đảo hoặc giảm một hóa đơn; ghi bút toán đối ứng và điều chỉnh số dư khách hàng. |
| Định kỳ | Tạo hóa đơn theo lịch (hàng tháng/năm) cho thuê bao và các khoản thu lặp lại. |
| Bảng chấm công | Bản ghi thời gian có thể lập hóa đơn được; nguồn cho lập hóa đơn theo thời gian và vật tư. |
| Duyệt chấm công | Hàng đợi duyệt nơi quản lý duyệt bảng chấm công đã nộp trước khi chúng trở thành có thể lập hóa đơn. |
| Tạm ứng | Số dư trả trước của khách hàng rút dần khi công việc được lập hóa đơn, có theo dõi số dư còn lại. |
| Đòi nợ | Bộ máy nhắc thanh toán tự động phân tầng cho công nợ phải thu quá hạn, nhóm theo tuổi nợ. |
| Báo cáo Tài chính | Trung tâm báo cáo: tuổi nợ phải thu/phải trả, dòng tiền, doanh thu, phân tích chi phí và báo cáo thuế/VAT, xuất CSV. |
| Đối chiếu doanh thu | Đối chiếu chéo đơn, hóa đơn và thanh toán để phát hiện thất thoát doanh thu hoặc giao hàng chưa lập hóa đơn. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| Bán hàng | Một đơn bán hàng đã xác nhận có thể tạo hóa đơn nháp với khách hàng và dòng hàng điền sẵn. |
| Kế toán | Mọi hóa đơn, hóa đơn NCC, chi phí và thanh toán tự động ghi bút toán vào sổ cái. |
| Kho | Xuất kho (giao hàng) có thể kích hoạt hóa đơn khách hàng cho hàng đã giao, giữ việc lập hóa đơn gắn với thực hiện. |
| Mua hàng | Hóa đơn nhà cung cấp được tạo từ đơn mua hàng; đối chiếu ba chiều so sánh PO, phiếu nhập và hóa đơn. |
| Tài khoản ngân hàng | Luồng ngân hàng cung cấp giao dịch được khớp với thanh toán để đối chiếu. |
| Chấm công | Bảng chấm công đã duyệt chảy vào lập hóa đơn để công việc theo thời gian và vật tư được xuất từ giờ thực tế. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| AR Collector | Giám sát hóa đơn quá hạn, đề xuất và gửi đúng lời nhắc đòi nợ, và leo thang công nợ phải thu tồn đọng. |
| AP Manager | Rà soát hóa đơn nhà cung cấp, đánh dấu lệch ba chiều, và lên lịch thanh toán để tối ưu tiền mặt và tránh phí trễ. |
| Expense Auditor | Sàng lọc đề nghị chi phí tìm vi phạm chính sách, trùng lặp và bất thường trước khi duyệt. |
| FP&A Analyst | Phân tích dòng tiền và xu hướng tài chính, tạo ra hiểu biết hướng tới tương lai cho lãnh đạo tài chính. |
Quy trình phổ biến
1. Từ đơn hàng đến thu tiền
- Một đơn bán hàng được xác nhận trong Bán hàng.
- Khi hàng giao (Kho → Xuất kho) hoặc đơn được thực hiện, một hóa đơn nháp được tạo trong Tài chính.
- Nhân viên phải thu rà soát và gửi hóa đơn; bút toán được ghi vào Kế toán.
- Khách hàng trả tiền; thanh toán được khớp và đối chiếu với luồng ngân hàng.
- Nếu quá hạn, Đòi nợ và AR Collector tự động theo đuổi.
2. Từ mua hàng đến trả tiền
- Một đơn mua hàng được duyệt trong Mua hàng.
- Hàng được nhận (Kho → Phiếu nhập kho).
- Một hóa đơn nhà cung cấp được tạo từ PO; đối chiếu ba chiều xác thực với PO và phiếu nhập.
- Hóa đơn được duyệt, lên lịch và thanh toán; bút toán tự động được ghi.
3. Hoàn trả chi phí
- Nhân viên nộp đề nghị trong Tài chính → Chi phí kèm chứng từ.
- Expense Auditor sàng lọc; đề nghị đi qua duyệt nhiều cấp.
- Sau khi duyệt, được lên lịch hoàn trả và ghi vào Kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có phải ghi bút toán thủ công không? Không. Mọi hóa đơn, hóa đơn NCC, chi phí và thanh toán tự động ghi bút toán vào Kế toán. Bạn chỉ chạm sổ cái khi cần điều chỉnh thủ công.
Đối chiếu ba chiều hoạt động thế nào? Khi tạo hóa đơn NCC từ đơn mua hàng, XBuddy so sánh hóa đơn với PO và phiếu nhập kho (số lượng và giá). Lệch được đánh dấu cho AP Manager trước khi duyệt.
Tôi có thể lập hóa đơn thuê bao định kỳ không? Có. Dùng Tài chính → Định kỳ để tạo hóa đơn tự động theo chu kỳ tháng hoặc năm, và Tạm ứng cho số dư trả trước.
VAT xử lý cho Việt Nam thế nào? Cấu hình mã thuế cho các thuế suất chuẩn (0%, 5%, 8%, 10%) trong Tài chính → Cài đặt. Hóa đơn áp VAT theo dòng, tuân thủ đánh số hợp lệ, và đưa vào báo cáo thuế/VAT (ví dụ mẫu 01/GTGT).
Đối chiếu doanh thu để làm gì? Nó đối chiếu chéo đơn, hóa đơn và thanh toán để lộ ra thất thoát doanh thu — ví dụ hàng đã giao nhưng chưa lập hóa đơn, hoặc hóa đơn chưa được trả.
Tôi có thể lập hóa đơn từ chấm công không? Có. Bảng chấm công đã duyệt (qua Duyệt chấm công) trở thành thời gian có thể lập hóa đơn để chuyển thành hóa đơn khách hàng, hỗ trợ lập hóa đơn theo thời gian và vật tư.