Người dùng
Quản lý mọi người đăng nhập vào workspace XBuddy của bạn tại Cài đặt → Người dùng (/settings/users). Trang chi tiết của mỗi người gom vai trò, loại tài khoản, persona mobile và truy cập app vào một chỗ.
Mời người dùng
Mở Người dùng
Vào Cài đặt → Người dùng và nhấn Mời người dùng.
Nhập email và vai trò
Nhập email công việc của người đó và chọn ít nhất một vai trò — vai trò quyết định họ làm được gì ngay từ ngày đầu. Bạn luôn có thể điều chỉnh vai trò sau.
Gửi lời mời
Người dùng nhận email mời và tự đặt mật khẩu ở lần đăng nhập đầu tiên.
Gán hoặc đổi vai trò
Mở trang chi tiết người dùng
Từ danh sách, nhấn vào người dùng để mở trang chi tiết.
Điều chỉnh vai trò
Trong mục Vai trò, thêm hoặc gỡ vai trò. Một người có thể giữ nhiều vai trò — quyền hiệu lực là hợp (union) của tất cả.
Thay đổi vai trò có hiệu lực nhanh — bộ nhớ đệm quyền làm mới trong vài phút, và các thu hồi nhạy cảm (gỡ vai trò, vô hiệu hóa người dùng) áp dụng ngay lập tức.
Kích hoạt và vô hiệu hóa
Hãy vô hiệu hóa người dùng (ví dụ khi ai đó nghỉ việc) thay vì xóa: lịch sử của họ được giữ nguyên để kiểm toán, nhưng họ không đăng nhập được nữa. Có thể kích hoạt lại bất kỳ lúc nào từ cùng trang này.
Loại tài khoản — đăng nhập ở đâu
| Loại tài khoản | Đăng nhập được vào |
|---|---|
| Web (mặc định) | Nền tảng web (và mobile nếu được phép) |
| Mobile | Chỉ app di động — chỗ ngồi gọn nhẹ, thường rẻ hơn cho nhân sự hiện trường và tuyến đầu |
| Cả hai | Nền tảng web và app di động |
Loại tài khoản do admin gán trên trang chi tiết người dùng và được thực thi ngay khi đăng nhập.
Persona mobile — dùng app di động nào
XBuddy có hai app di động, và mỗi người dùng mobile được gán một persona:
- Manager — phê duyệt, dashboard, giám sát đội nhóm và các màn hình quản lý.
- Workforce — thực thi hằng ngày: chấm công, công việc hiện trường, thao tác kho, bán hàng khi di chuyển.
Persona mặc định theo vai trò của người dùng và admin có thể ghi đè cho từng người.
Loại tài khoản và persona quyết định nơi người dùng làm việc — chúng không thay thế vai trò. Vai trò quyết định năng lực. Xem Vai trò và Truy cập App.
Mời hàng loạt và import người dùng
Khi cần thêm nhiều người dùng cùng lúc (ví dụ mới triển khai XBuddy cho cả công ty), dùng chức năng Import CSV ở trang Người dùng thay vì mời từng người:
Tải file mẫu
Nhấn Import → Tải file mẫu để có đúng cấu trúc cột (email, tên, vai trò, phòng ban…).
Điền dữ liệu và tải lên
Điền thông tin từng người dùng vào file mẫu, mỗi dòng một người. Cột vai trò chấp nhận nhiều vai trò cách nhau bằng dấu phẩy nếu một người cần giữ nhiều vai trò.
Xem trước và xác nhận
Hệ thống hiển thị bản xem trước — dòng nào hợp lệ, dòng nào lỗi (email trùng, vai trò không tồn tại) — trước khi tạo thật. Sửa lỗi trực tiếp trong bước xem trước hoặc sửa file rồi tải lại.
Gửi lời mời hàng loạt
Xác nhận để tạo tài khoản và gửi email mời cho tất cả cùng lúc.
Trạng thái tài khoản trong danh sách Người dùng
Danh sách Người dùng hiển thị trạng thái của từng tài khoản để bạn phân biệt nhanh:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đang chờ | Đã gửi lời mời, người dùng chưa đặt mật khẩu và đăng nhập lần đầu |
| Đang hoạt động | Đã đăng nhập ít nhất một lần, tài khoản dùng bình thường |
| Vô hiệu hóa | Bị admin khóa — không đăng nhập được, nhưng lịch sử vẫn còn nguyên cho kiểm toán |
Câu hỏi thường gặp
Người dùng quên mật khẩu thì sao? Họ tự dùng liên kết “Quên mật khẩu” ở trang đăng nhập — không cần admin can thiệp. Admin chỉ cần hành động nếu người dùng không nhận được email (kiểm tra lại địa chỉ email trên hồ sơ).
Xóa hẳn một người dùng có được không, hay chỉ vô hiệu hóa? Nên vô hiệu hóa thay vì xóa trong hầu hết trường hợp — lịch sử thao tác, bản ghi họ tạo/phụ trách và nhật ký kiểm toán cần giữ nguyên để tuân thủ. Xóa cứng chỉ nên dùng cho tài khoản tạo nhầm chưa từng hoạt động.
Một người có thể vừa là nhân viên (có hồ sơ HR) vừa không có tài khoản đăng nhập không? Có — hồ sơ nhân viên trong Nhân sự → Nhân viên và tài khoản đăng nhập trong Cài đặt → Người dùng là hai khái niệm tách biệt (một người có thể có hồ sơ HR mà chưa có tài khoản, ví dụ nhân sự chưa cần dùng hệ thống). Chúng có thể được liên kết khi mời người dùng bằng đúng email nhân viên.