Hợp Đồng & Chữ Ký

Mọi luồng khác trong XBuddy đều dịch chuyển hàng hoá, tiền bạc hoặc công việc. Luồng này dịch chuyển bằng chứng: ai đã cam kết điều gì, lúc nào, và ai chịu trách nhiệm ở từng bước.

Nếu bạn cần hướng dẫn thao tác hằng ngày kiểu “gửi tài liệu này đi ký thế nào”, nội dung đó nằm ở Luồng Cộng tác. Trang này giải thích bản thân vòng đời vận hành ra sao — và vì sao nó ngăn bạn làm một số việc.

Các app liên quan

• Quản lý Hợp đồng — vòng đời hợp đồng, thẩm định pháp lý, rủi ro điều khoản
• Chữ ký — yêu cầu ký điện tử, bằng chứng, chứng nhận
• Tài liệu — tệp gốc và các phiên bản
• Phê duyệt — định tuyến thẩm định pháp lý qua quy tắc duyệt

Bước 1: Vòng đời hợp đồng

Hợp đồng không đi thẳng từ “nháp” sang “đã ký”. Nó đi qua một tập trạng thái xác định, và hệ thống từ chối những bước chuyển vô lý.

nháp → chờ thẩm định → đang đàm phán → chờ phê duyệt
                                             ↓
                                       chờ chữ ký
                                             ↓
                                      đã ký một phần
                                             ↓
                                  đã ký kết → hiệu lực
                                             ↓
                              sắp hết hạn → đã hết hạn

Ở bất kỳ điểm nào, hợp đồng có thể tạm dừng rồi quay lại, hoặc chấm dứt — và chấm dứt luôn bắt buộc nêu lý do, vì một hợp đồng chết mà không có lời giải thích là thứ vô dụng khi có tranh chấp sáu tháng sau.

Mọi lần đổi trạng thái đều ghi lại ai làm và lúc nào. Dòng thời gian hợp đồng còn hiển thị chữ ký, các đợt thẩm định, rủi ro điều khoản và phiên bản tài liệu ở cùng một chỗ.

Bước 2: Thẩm định pháp lý

Thẩm định pháp lý là một hồ sơ riêng gắn vào hợp đồng, không phải một trạng thái trên chính hợp đồng. Tách như vậy là có chủ đích: một hợp đồng có thể qua nhiều vòng thẩm định, và bạn cần lịch sử của từng vòng.

Kết quả thẩm định: chấp thuận · từ chối · yêu cầu sửa.

Bước 3: Những gì ký được

Nhiều người mặc định chữ ký điện tử là để ký hợp đồng. Trong XBuddy, nó được cấu hình cho 20 loại chứng từ trên toàn bộ nghiệp vụ:

Ký nội bộ và ký qua nhà cung cấp

Xác thực người ký bằng OTP email hoặc mật khẩu; trên di động có thêm tuỳ chọn sinh trắc học.

Bước 4: Phụ lục — sửa hợp đồng đã ký

Đây là chỗ phần lớn đội ngũ làm sai khi dùng bảng tính. Hợp đồng đã ký thì không sửa trực tiếp. Bạn phát hành một phụ lục ký riêng.

Phụ lục: nháp → chờ ký → đã ký → có hiệu lực
                                      ↑
                            có người kích hoạt, có chủ đích

Mọi thứ trước có hiệu lực chỉ là chuẩn bị. Phụ lục ở trạng thái nháp, chờ ký, thậm chí đã ký đầy đủ vẫn không làm đổi một con số nào. Chỉ khi kích hoạt nó mới được áp — và khi đó, số giờ bao gồm, ngày kết thúc, phí retainer và tổng giá trị hợp đồng đều được tính lại từ toàn bộ điều khoản đang hiệu lực, chứ không vá từng phần.

Trong lúc một phụ lục đang chạy, hợp đồng gốc bị khoá ở mọi nội dung thương mại. Bạn vẫn sửa được ghi chú và thông tin nội bộ; đổi phạm vi hoặc giá sẽ buộc bạn đi đường phụ lục, kèm thông báo giải thích.

Bước 5: Rà soát hợp đồng bằng AI

AI hợp đồng của XBuddy đọc chính văn bản — trích nội dung, tách thành từng điều khoản, và phân loại từng cái. Những mẫu điều khoản đã biết được nhận diện bằng quy tắc; chỉ phần còn mơ hồ mới đưa qua mô hình AI.

Chính sách của bạn, không phải ý kiến chung chung

Phần giá trị nhất là bộ chính sách điều khoản: với mỗi loại điều khoản, đâu là lập trường chuẩn của bạn, đâu là mức nhân nhượng bạn chấp nhận, và đâu là lằn ranh đỏ. Nhờ đó phát hiện trở nên cụ thể — “điều này phá trần trách nhiệm mà ta chấp nhận” — thay vì bình luận pháp lý chung chung.

Hệ thống có sẵn một bộ chính sách khởi đầu. Sửa một mục sẽ tạo bản riêng của công ty bạn; bản gốc giữ nguyên cho những nơi khác.

Điểm rủi ro được tính ra sao

AI đưa ra kết luận cho từng điều khoản — đạt chuẩn, nhân nhượng chấp nhận được, dưới lằn ranh đỏ, thiếu, hoặc không rõ. Điểm số sau đó là phép tính, có trọng số theo mức quan trọng của từng loại điều khoản với bạn. Mô hình không tự bịa ra con số, nên bạn luôn hỏi được vì sao một hợp đồng có điểm như vậy.

Hai hành vi có chủ đích, nên biết:

• Hợp đồng hệ thống không đọc được thì không bao giờ điểm bằng 0. Rủi ro chưa biết không giống rủi ro không có, và phần tóm tắt nói rõ điều đó.
• “Không rõ” bị tính điểm. Một điều khoản không ai diễn giải được không phải là tuân thủ.

Tích hợp liên module

Trang liên quan

• Luồng Cộng tác — hướng dẫn thao tác tài liệu, duyệt và ký hằng ngày
• Luồng Quản lý Dịch vụ — hợp đồng dịch vụ và các mô hình tính tiền
• Luồng Business Pack — hợp đồng sinh từ deal thắng