Dịch vụ thực địa
Dịch vụ thực địa XBuddy điều phối công việc tại hiện trường từ đầu đến cuối: công việc được tạo, lên lịch, và điều phối tới kỹ thuật viên và đội; kho xe cùng kho thực địa và yêu cầu vật tư giữ cho đội được cung ứng; và hợp đồng dịch vụ, nghiệm thu công việc, cùng hoàn công khép vòng. Module liên kết với Kho về vật tư, Quản lý dịch vụ về ticket, và Mua hàng về thầu phụ.
Kho thực địa là sổ riêng. Dịch vụ thực địa theo dõi kho xe/kỹ thuật viên riêng biệt với Kho trung tâm, khóa theo linh kiện. Yêu cầu vật tư chuyển tầng từ kho thực địa tới kho trung tâm tới đơn mua hàng khi cần bổ sung.
Tính năng chính
- Tạo, lên lịch, và điều phối công việc tới kỹ thuật viên và đội
- Quản lý kỹ thuật viên và Đội với kỹ năng và khả dụng
- Bảng lịch để gán và cân bằng lại công việc
- Theo dõi Kho xe/thực địa và Yêu cầu vật tư với chuỗi bổ sung
- Danh mục dịch vụ gồm dịch vụ và vật tư tiêu chuẩn
- Hợp đồng dịch vụ với điều khoản SLA và ghé thăm định kỳ
- Vòng đời nghiệm thu/hoàn công với xử lý tranh chấp và hủy
- Báo cáo về hoàn thành công việc, SLA, và mức sử dụng kỹ thuật viên
Các tính năng quan trọng
Tạo và điều phối công việc
Công việc là đơn vị công tác thực địa — được tạo, lên lịch, gán, và hoàn thành.
Tạo công việc
Vào Dịch vụ thực địa → Công việc (/field-service/jobs) và nhấn Công việc mới. Đặt khách hàng, địa điểm, dịch vụ yêu cầu, và ưu tiên.
Lên lịch
Mở Dịch vụ thực địa → Lịch (/field-service/schedule) và đặt công việc lên bảng cho một ngày và khung giờ.
Gán kỹ thuật viên hoặc đội
Gán cho một kỹ thuật viên cá nhân hoặc một đội dựa trên kỹ năng, khả dụng, và địa điểm.
Theo dõi đến khi hoàn thành
Kỹ thuật viên cập nhật trạng thái đến hoàn thành; công việc đi qua vòng đời nghiệm thu trước khi có thể lập hóa đơn.
Kỹ thuật viên và đội
Kỹ thuật viên và đội mang theo kỹ năng và khả dụng dẫn dắt việc gán.
Quản lý kỹ thuật viên
Vào Dịch vụ thực địa → Kỹ thuật viên (/field-service/technicians) để duy trì kỹ năng, chứng chỉ, và giờ làm việc.
Xây đội
Mở Dịch vụ thực địa → Đội (/field-service/teams) để nhóm kỹ thuật viên cho công việc cần nhiều hơn một người.
Gán theo phù hợp
Khi lên lịch, bảng nổi lên kỹ thuật viên có kỹ năng và khả dụng khớp với công việc.
Kho xe và yêu cầu vật tư
Đội thực địa tiêu thụ vật tư từ kho xe/thực địa; khi cạn, một yêu cầu kích hoạt bổ sung.
Theo dõi kho thực địa
Vào Dịch vụ thực địa → Kho (/field-service/stock) để thấy số lượng linh kiện mỗi kỹ thuật viên hoặc xe đang giữ.
Lập yêu cầu
Mở Dịch vụ thực địa → Yêu cầu vật tư (/field-service/requisitions) để yêu cầu linh kiện. Yêu cầu chuyển tầng: kho thực địa → Yêu cầu kho trung tâm → đơn mua hàng nếu cần.
Tiêu thụ trên công việc
Vật tư dùng trên một công việc được ghi vào đó, giảm kho thực địa và ghi chi phí vật liệu.
Vật tư đã tiêu thụ ghi chi phí vật liệu vào công việc theo giá yêu cầu. Xác nhận yêu cầu và tiêu thụ kịp thời để tính giá công việc và tồn kho luôn chính xác.
Hợp đồng dịch vụ và nghiệm thu công việc
Hợp đồng xác định điều khoản dịch vụ liên tục; nghiệm thu công việc chính thức hóa hoàn thành trước khi lập hóa đơn.
Thiết lập hợp đồng
Vào Dịch vụ thực địa → Hợp đồng (/field-service/contracts) để xác định SLA, ghé thăm định kỳ, và dịch vụ được bao theo từng khách hàng.
Hoàn thành và nghiệm thu
Khi kỹ thuật viên xong, công việc vào bước nghiệm thu. Khách hàng nghiệm thu, hoặc tranh chấp; công việc bị tranh chấp được làm lại, và hoàn thành có thể bị hủy nếu cần.
Lập hóa đơn khi nghiệm thu
Tùy cài đặt, công việc được nghiệm thu kích hoạt lập hóa đơn hoãn để việc lập hóa đơn theo sau xác nhận.
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Đường dẫn | Chức năng |
|---|---|---|
| Tổng quan | /field-service | Bảng KPI — công việc còn mở, SLA, và mức sử dụng |
| Công việc | /field-service/jobs | Tạo, lên lịch, và theo dõi công việc thực địa |
| Kỹ thuật viên | /field-service/technicians | Kỹ năng, chứng chỉ, và khả dụng kỹ thuật viên |
| Đội | /field-service/teams | Nhóm kỹ thuật viên thành đội dịch vụ |
| Hợp đồng | /field-service/contracts | Hợp đồng dịch vụ với SLA và ghé thăm định kỳ |
| Lịch | /field-service/schedule | Bảng gán để điều phối công việc |
| Báo cáo | /field-service/reports | Phân tích hoàn thành, SLA, và mức sử dụng |
| Danh mục | /field-service/catalog | Danh mục dịch vụ và vật tư tiêu chuẩn |
| Kho | /field-service/stock | Kho xe/thực địa theo kỹ thuật viên |
| Yêu cầu vật tư | /field-service/requisitions | Yêu cầu linh kiện với chuỗi bổ sung |
| AI Hub | /field-service/ai-hub | Trợ lý AI và gợi ý dịch vụ thực địa |
| Quy trình tự động | /field-service/workflows | Quy tắc tự động cho sự kiện công việc |
| Cài đặt | /field-service/settings | Cấu hình module và quy tắc lập hóa đơn |
Điểm tích hợp
| Tích hợp với | Chiều | Dữ liệu luân chuyển |
|---|---|---|
| Kho | Hai chiều | Yêu cầu vật tư lấy từ kho trung tâm; tiêu thụ ghi chi phí vật liệu |
| Quản lý dịch vụ | Vào | Ticket leo thang thành công việc thực địa được lên lịch |
| Mua hàng | Ra | Thầu phụ và linh kiện hết hàng lập đơn mua hàng |
| Tài chính | Ra | Công việc được nghiệm thu kích hoạt lập hóa đơn theo điều khoản hợp đồng |
| Kế toán | Ra | Tiêu thụ vật liệu ghi bút toán (621/156) |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Điều phối Dịch vụ thực địa | Gợi ý gán kỹ thuật viên theo kỹ năng và địa điểm, cảnh báo rủi ro vi phạm SLA, và giám sát tồn đọng công việc và yêu cầu vật tư |
Quy trình phổ biến
Cuộc gọi dịch vụ tiêu chuẩn
- Tạo công việc với khách hàng, địa điểm, và dịch vụ yêu cầu.
- Lên lịch và gán kỹ thuật viên hoặc đội theo phù hợp kỹ năng.
- Kỹ thuật viên hoàn thành công việc và ghi vật tư tiêu thụ.
- Khách hàng nghiệm thu công việc, kích hoạt lập hóa đơn.
Bổ sung vật tư
- Kho thực địa của một linh kiện cạn.
- Lập yêu cầu; nó chuyển tầng tới kho trung tâm và, nếu thiếu, tới PO.
- Linh kiện đã nhận bổ sung kho xe và được tiêu thụ trên công việc tương lai.
Ghé thăm theo hợp đồng
- Một ghé thăm định kỳ đến hạn theo hợp đồng dịch vụ.
- Tạo công việc đã lên lịch và điều phối.
- Hoàn thành, nghiệm thu, và lập hóa đơn theo điều khoản hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao kho thực địa tách khỏi kho trung tâm? Kho thực địa theo dõi những gì mỗi kỹ thuật viên hoặc xe thực sự mang theo, khóa theo linh kiện. Nó lấy từ kho trung tâm qua yêu cầu vật tư nhưng được đếm riêng để tiêu thụ công việc chính xác.
Điều gì xảy ra khi khách hàng tranh chấp công việc đã hoàn thành? Công việc quay lại làm lại. Hoàn thành chưa cuối cùng cho đến khi khách hàng nghiệm thu; một hoàn thành bị tranh chấp hoặc sai có thể bị hủy với đảo ngược đầy đủ chi phí.
Công việc thầu phụ hoạt động thế nào? Với công việc thuê ngoài, công việc liên kết với xác nhận dịch vụ và đơn mua hàng của Mua hàng, để chi phí thầu phụ chảy vào tính giá công việc.
Khi nào công việc được nghiệm thu được lập hóa đơn? Tùy cài đặt module. Với lập hóa đơn hoãn được bật, việc lập hóa đơn được tạo khi nghiệm thu để theo sau xác nhận của khách hàng thay vì lúc lên lịch.