Quản Lý Hợp Đồng
XBuddy Quản Lý Hợp Đồng là tháp kiểm soát pháp lý cho mọi thỏa thuận doanh nghiệp của bạn tham gia. Nó vận hành hợp đồng qua trọn vòng đời — soạn thảo → rà soát → ký → gia hạn — trong khi sổ đăng ký rủi ro theo dõi phơi nhiễm, thư viện điều khoản và mẫu chuẩn hóa câu chữ, và trợ lý AI đánh dấu điều khoản rủi ro và các đợt gia hạn sắp tới trước khi chúng trở thành vấn đề.
Ai sử dụng: bộ phận pháp lý và hợp đồng soạn thảo và rà soát thỏa thuận, chủ deal trong Bán hàng tạo hợp đồng từ deal đã thắng, người phê duyệt ký duyệt điều khoản, và quản lý giám sát gia hạn và nghĩa vụ tuân thủ.
Cam kết cốt lõi: không hợp đồng nào hết hạn mà không được chú ý, không điều khoản rủi ro nào lọt qua rà soát, và mọi nghĩa vụ đều có người phụ trách.
Tính năng chính
- Quản lý toàn vòng đời: soạn thảo → chờ rà soát → đã ký → gia hạn
- Sổ đăng ký Tất cả hợp đồng với trạng thái, giá trị, đối tác và ngày tháng
- Hàng chờ Chờ rà soát cho hợp đồng đợi pháp lý ký duyệt
- Sổ đăng ký rủi ro theo dõi phơi nhiễm, điều khoản rủi ro và biện pháp giảm thiểu
- Mẫu hợp đồng để soạn thỏa thuận nhất quán nhanh chóng
- Thư viện điều khoản với câu chữ được phê duyệt trước, tái sử dụng
- Phân tích rủi ro bằng AI đánh dấu điều khoản phi chuẩn hoặc rủi ro
- Theo dõi gia hạn với nhắc nhở trước khi hết hạn
- Giám sát nghĩa vụ và mốc với người phụ trách
- Tích hợp chữ ký điện tử để thực thi hợp đồng
- Báo cáo về giá trị hợp đồng, đường ống gia hạn và phơi nhiễm rủi ro
Tính năng quan trọng
Vòng đời hợp đồng
Mỗi hợp đồng đi qua các giai đoạn xác định để không có gì bị treo lơ lửng và trạng thái luôn rõ ràng với mọi bên liên quan.
Soạn thảo hợp đồng
Vào Quản lý hợp đồng → Tất cả hợp đồng → Tạo mới và soạn từ mẫu hoặc thư viện điều khoản, điền các bên, giá trị và thời hạn.
Gửi rà soát
Chuyển sang Chờ rà soát; pháp lý kiểm tra điều khoản, và trợ lý AI đánh dấu điều khoản rủi ro hoặc phi chuẩn.
Ký và kích hoạt
Sau khi được duyệt, chuyển đi ký điện tử; khi thực thi, hợp đồng trở thành đã ký/hoạt động với nghĩa vụ và ngày gia hạn được theo dõi.
Sổ đăng ký rủi ro
Sổ đăng ký rủi ro biến rủi ro hợp đồng từ cảm giác thành một danh sách được theo dõi — thỏa thuận nào mang phơi nhiễm, vì sao, và đang được xử lý ra sao.
Rà soát rủi ro được đánh dấu
Vào Quản lý hợp đồng → Sổ đăng ký rủi ro để xem các hợp đồng có rủi ro cao, bao gồm điều khoản mà AI đã đánh dấu.
Đánh giá và phân công
Với mỗi rủi ro, ghi nhận mức độ nghiêm trọng và phân công người phụ trách để giảm thiểu.
Theo dõi giảm thiểu
Cập nhật rủi ro khi nó được đàm phán loại bỏ, chấp nhận hoặc giải quyết, giữ dấu vết kiểm toán rõ ràng.
Mẫu và Thư viện điều khoản
Sự nhất quán và tốc độ đến từ tái sử dụng. Mẫu cho bạn khung hợp đồng đầy đủ; thư viện điều khoản cho bạn các khối dựng đã được phê duyệt.
Bắt đầu từ một mẫu
Trong Quản lý hợp đồng → Mẫu hợp đồng, chọn mẫu khớp loại thỏa thuận; nó điền sẵn cấu trúc và điều khoản chuẩn.
Chèn điều khoản đã duyệt
Lấy câu chữ đã thẩm định từ Quản lý hợp đồng → Thư viện điều khoản để câu chữ nhất quán và chặt chẽ về pháp lý.
Giữ thư viện cập nhật
Khi điều khoản chuẩn thay đổi, cập nhật điều khoản tập trung để mọi hợp đồng mới dùng câu chữ được phê duyệt mới nhất.
Gia hạn và nghĩa vụ
Giá trị rò rỉ khi gia hạn hết hạn hoặc nghĩa vụ không được thực hiện. Quản Lý Hợp Đồng làm nổi bật cả hai từ trước.
Xem những gì sắp đến hạn
Tổng quan và báo cáo hiển thị hợp đồng đang tiến gần ngày gia hạn hoặc hết hạn.
Được nhắc nhở
Trợ lý Vòng đời Hợp đồng nhắc người phụ trách trước các mốc quan trọng để gia hạn được đàm phán kịp thời, không phải chạy nước rút phút chót.
Theo dõi nghĩa vụ
Mốc và nghĩa vụ trên mỗi hợp đồng mang người phụ trách và ngày đến hạn, để cam kết được thực hiện và có bằng chứng.
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Tổng quan | Bảng điều khiển hợp đồng — hợp đồng đang hoạt động, tổng giá trị, gia hạn đến hạn, chờ rà soát và phơi nhiễm rủi ro cao nhất trong một cái nhìn. |
| Tất cả hợp đồng | Sổ đăng ký đầy đủ các hợp đồng với trạng thái, đối tác, giá trị, ngày bắt đầu/kết thúc và giai đoạn vòng đời; điểm vào cho mọi hợp đồng. |
| Chờ rà soát | Hàng chờ các hợp đồng đợi pháp lý ký duyệt, với điều khoản do AI đánh dấu được làm nổi bật cho người rà soát. |
| Sổ đăng ký rủi ro | Hợp đồng có rủi ro cao, điều khoản gây ra rủi ro, mức độ, người phụ trách và trạng thái giảm thiểu. |
| Mẫu hợp đồng | Khung hợp đồng tái sử dụng theo loại thỏa thuận, điền sẵn cấu trúc và điều khoản chuẩn khi soạn thảo. |
| Thư viện điều khoản | Câu chữ điều khoản đã phê duyệt, tái sử dụng, chèn vào hợp đồng để giữ câu chữ nhất quán và tuân thủ. |
| Báo cáo | Giá trị hợp đồng, đường ống gia hạn, thời gian chu kỳ, thời gian rà soát và phân tích phơi nhiễm rủi ro. |
| Trung tâm AI | Chạy trợ lý Vòng đời Hợp đồng và Quản gia Chữ ký để phân tích rủi ro, nhắc gia hạn và theo dõi chữ ký. |
| Quy trình tự động | Tự động hóa cho sự kiện hợp đồng — chuyển đi rà soát khi gửi, nhắc trước khi gia hạn, hoặc leo thang hợp đồng rủi ro cao. |
| Cài đặt | Loại hợp đồng, chuỗi phê duyệt và rà soát, quy tắc chấm điểm rủi ro, thời điểm nhắc gia hạn và quản trị mẫu/điều khoản. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| CRM | Deal đã thắng tạo hợp đồng tại đây, mang đối tác, giá trị và điều khoản thẳng từ deal nên không phải nhập lại. |
| Chữ ký điện tử | Hợp đồng được chuyển đi ký điện tử; khi thực thi chúng trở về đã ký và chuyển sang hoạt động trong vòng đời. |
| Tài liệu | Hợp đồng đã thực thi và tệp hỗ trợ được lưu trữ và quản lý phiên bản trong Tài liệu để truy xuất và kiểm toán. |
| Phê duyệt | Ký duyệt hợp đồng đi qua bộ máy Phê duyệt dùng chung, với chuỗi rà soát và dấu vết kiểm toán. |
| Tài chính | Giá trị hợp đồng và điều khoản thanh toán cấp cho lịch xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Vòng đời Hợp đồng | Phân tích hợp đồng để tìm điều khoản rủi ro hoặc phi chuẩn, theo dõi gia hạn và hết hạn, nhắc người phụ trách trước các mốc quan trọng, và làm nổi bật nghĩa vụ và nút thắt trong hàng chờ rà soát. |
| Quản gia Chữ ký | Giám sát hợp đồng đang chờ ký, đôn đốc người ký còn chờ, và đánh dấu thỏa thuận bị treo trước khi thực thi. |
Quy trình phổ biến
1. Soạn thảo, rà soát và ký hợp đồng
- Tạo trong Tất cả hợp đồng → Tạo mới từ mẫu, chèn điều khoản từ thư viện.
- Gửi sang Chờ rà soát; pháp lý và trợ lý AI thẩm định điều khoản.
- Chuyển đi ký điện tử; khi thực thi nó trở thành hoạt động với gia hạn và nghĩa vụ được theo dõi.
2. Tạo hợp đồng từ deal đã thắng
- Một deal được đánh dấu thắng trong CRM.
- Một hợp đồng được tạo tại đây với đối tác, giá trị và điều khoản được mang qua.
- Nó vào vòng đời ở giai đoạn soạn thảo/rà soát — không phải nhập lại dữ liệu deal.
3. Quản lý một đợt gia hạn
- Tổng quan đánh dấu hợp đồng tiến gần hết hạn; trợ lý Vòng đời Hợp đồng nhắc người phụ trách.
- Đàm phán điều khoản cập nhật, soạn từ thư viện điều khoản.
- Chuyển đợt gia hạn đi ký trước khi thời hạn hiện tại kết thúc.
Câu hỏi thường gặp
Một hợp đồng đi qua những giai đoạn nào? Soạn thảo → chờ rà soát → đã ký/hoạt động → gia hạn (hoặc hết hạn). Mỗi giai đoạn có trạng thái rõ ràng để mọi người biết một thỏa thuận đang ở đâu.
Phân tích rủi ro bằng AI hoạt động thế nào? Trợ lý Vòng đời Hợp đồng quét văn bản hợp đồng tìm điều khoản phi chuẩn hoặc rủi ro và làm nổi bật chúng trong hàng chờ Chờ rà soát và Sổ đăng ký rủi ro, với người phụ trách có thể đánh giá và giảm thiểu từng cái.
Mẫu và điều khoản khác nhau thế nào? Mẫu là khung hợp đồng đầy đủ cho một loại thỏa thuận; điều khoản là một khối câu chữ đã phê duyệt bạn chèn vào. Mẫu sử dụng điều khoản.
Hợp đồng từ deal đến từ đâu? Từ CRM. Khi một deal được thắng, một hợp đồng được tạo trong Quản Lý Hợp Đồng mang đối tác, giá trị và điều khoản để bạn bắt đầu từ một bản nháp đã điền sẵn.
Hợp đồng được ký thế nào? Qua tích hợp Chữ ký điện tử. Hợp đồng đã duyệt được chuyển đi ký điện tử và trở về đã ký/hoạt động, với Quản gia Chữ ký đôn đốc người ký còn chờ.
Tôi có được cảnh báo trước khi hợp đồng hết hạn không? Có. Tổng quan và báo cáo hiển thị gia hạn đến hạn, và trợ lý Vòng đời Hợp đồng nhắc người phụ trách trước các mốc quan trọng để gia hạn được xử lý kịp thời.