People Pack — Nhân sự · Bảng lương · Hiệu suất · OKR · Đào tạo
People Pack bao phủ toàn bộ vòng đời nhân viên — tìm người, onboarding, quản lý hàng ngày (nghỉ phép, chấm công, bảng lương), phát triển (đánh giá hiệu suất, OKR, đào tạo) và cuối cùng là offboarding. Tất cả các luồng đều kết nối: nghỉ phép được duyệt tự động cập nhật chấm công, chấm công thúc đẩy bảng lương, và bảng lương tự động ghi vào sổ cái (GL).
Các app liên quan
| App | Vai trò trong luồng |
|---|---|
| Nhân sự | Hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, onboarding, offboarding |
| Tự phục vụ | Cổng nhân viên — nghỉ phép, phiếu lương, thông tin cá nhân, đề nghị chi phí |
| Bảng lương | Chạy lương, khấu trừ, phiếu lương, ghi sổ GL |
| Hiệu suất | Chu kỳ đánh giá, hiệu chỉnh, kế hoạch phát triển |
| OKR | Mục tiêu, kết quả then chốt, cây căn chỉnh, check-in |
| LMS | Khoá học, lộ trình học, kiểm tra, chứng chỉ |
| Coaching | Buổi coaching 1-1 và theo dõi phiên |
| Chấm công | Ghi nhận chấm công và giờ làm việc |
| Kế toán | Nhận bút toán GL từ bảng lương |
Tổng quan vòng đời nhân viên
Tuyển dụng → Offer → Onboarding → [Thử việc] → Chính thức
↓ ↓ ↓ ↓ ↓
Lọc CV Duyệt Checklist Đánh giá Nghỉ phép/Chấm công/Lương/Hiệu suất
↓
Offboarding → Lương cuối → Lưu trữLuồng 1 — Tuyển dụng
Yêu cầu tuyển dụng
Quản lý tuyển dụng tạo yêu cầu — vị trí, phòng ban, ngân sách, ngày bắt đầu dự kiến. Quy trình duyệt chuyển đến HR và Finance trước khi đăng tuyển.
Đăng tuyển
Yêu cầu được duyệt → đăng tin (nội bộ, trang career, hoặc các trang tuyển dụng bên ngoài qua tích hợp).
Tiếp nhận & Sàng lọc
- Ứng viên nộp đơn; AI CV Parser tự động trích xuất dữ liệu có cấu trúc
- AI Application Evaluator chấm điểm ứng viên theo yêu cầu công việc
- Danh sách rút ngắn → lên lịch phỏng vấn
Phỏng vấn & Offer
- Kết quả phỏng vấn ghi nhận theo từng vòng (rubric chấm điểm có cấu trúc)
- Offer letter tạo từ template đã duyệt
- Trạng thái offer:
pending→accepted/rejected/negotiating
Tuyển dụng → Tạo hồ sơ nhân viên
Offer được chấp nhận kích hoạt tạo hồ sơ nhân viên với dữ liệu tự động từ hồ sơ ứng tuyển. Checklist onboarding giao tự động.
Luồng 2 — Onboarding
Onboarding là quy trình dựa trên checklist giao cho nhân viên mới, quản lý trực tiếp và HR.
Ngày 0: Yêu cầu thiết bị IT · Cấp quyền truy cập hệ thống · Email chào mừng
Ngày 1: Nhiệm vụ định hướng · Xác nhận chính sách · Gặp gỡ nhóm
Tuần 1: Đào tạo theo vai trò giao trong LMS
Ngày 30: Buổi check-in đầu tiên
Ngày 90: Đánh giá thử việc (nếu có)Mỗi nhiệm vụ có chủ sở hữu, ngày đến hạn và trạng thái hoàn thành. Quản lý xem tỷ lệ hoàn thành onboarding của cả nhóm.
Luồng 3 — Quản lý nghỉ phép
Yêu cầu nghỉ phép
Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép (năm, bệnh, không lương, thai sản, v.v.) qua Self-Service Portal hoặc ứng dụng di động.
- Quy tắc chính sách được thực thi: thời hạn báo trước tối thiểu, ngày cấm nghỉ, kiểm tra số ngày phép còn
- Trạng thái:
pending→approved/rejected
Duyệt nghỉ phép
Chuyển đến quản lý trực tiếp (cấu hình: 1 cấp, nhiều cấp, HR ký tiếp cho nghỉ dài).
Cập nhật chấm công
Nghỉ phép được duyệt tự động đánh dấu nhân viên vắng mặt trong các ngày chấm công liên quan. Không cần nhập lại.
Theo dõi số ngày phép
- Quy tắc tích luỹ chạy theo lịch cấu hình (hàng tháng, hàng tuần)
- Quy tắc chuyển tiếp cuối năm (mất phép còn lại, có giới hạn, hoặc chuyển toàn bộ)
- Số ngày phép còn hiển thị thời gian thực trong Self-Service Portal
Luồng 4 — Chấm công
Bản ghi chấm công là nguồn dữ liệu gốc cho bảng lương.
Phương thức ghi nhận:
- Nhập tay bởi HR / quản lý
- Check-in/out qua ứng dụng di động (có xác minh GPS nếu bật)
- Tích hợp với máy chấm công sinh trắc học (qua API)
Phát hiện bất thường:
- Bản ghi chấm công thiếu được tự động cờ hiệu
- Cảnh báo về ra về sớm, đến muộn, tăng ca quá mức
Bản ghi chấm công bị khoá tại ngày cut-off bảng lương và trở thành dữ liệu đầu vào bất biến cho lần chạy lương.
Luồng 5 — Bảng lương
Thiết lập kỳ lương
HR chọn kỳ (tháng, hai tuần) và nhóm nhân viên cần xử lý. Hệ thống kéo:
- Lương cơ bản từ hồ sơ lao động
- Dữ liệu chấm công (ngày công, tăng ca, vắng mặt)
- Thành phần lương biến đổi (hoa hồng, thưởng, phụ cấp)
- Khấu trừ phúc lợi (bảo hiểm y tế, đóng góp hưu trí)
Tính toán
- Lương gộp: lương cơ bản + tăng ca + lương biến đổi + phụ cấp
- Khấu trừ: BHXH, BHYT, thuế TNCN (Việt Nam: Thông tư 111, Thông tư 25)
- Lương thực lãnh: lương gộp − tổng khấu trừ
Review & Phê duyệt
Bảng lương nháp được HR review rồi Finance duyệt. Hỗ trợ chỉnh sửa hàng loạt trước khi duyệt.
AI Payroll Anomaly Agent cờ hiệu các thay đổi bất thường (nhân viên mới bị thiếu, lương tăng đột biến, trường hợp lương net = 0).
Phát phiếu lương
Bảng lương được duyệt → phiếu lương tạo cho từng nhân viên. Phân phối qua:
- Self-Service Portal (nhân viên tự tải)
- Email (tùy chọn)
- Thông báo trên ứng dụng di động
Tự động ghi sổ GL
Khi bảng lương được duyệt, bút toán được tạo và ghi vào Kế toán tự động:
Nợ Chi phí lương (theo trung tâm chi phí phòng ban) XXX
Có Phải trả BHXH XX
Có Phải trả BHYT XX
Có Phải trả thuế TNCN XX
Có Phải trả lương thực lãnh (tài khoản ngân hàng) XXXPhân bổ trung tâm chi phí lấy từ mapping phòng ban của nhân viên.
Luồng 6 — Đánh giá hiệu suất
Thiết lập chu kỳ đánh giá
HR cấu hình chu kỳ: kỳ đánh giá, người được đánh giá, loại đánh giá (hàng năm, giữa năm, thử việc, 360 độ) và thang điểm.
Tự đánh giá
Nhân viên tự đánh giá theo mục tiêu và năng lực.
Quản lý review
Quản lý chấm điểm nhân viên, thêm nhận xét định tính và gửi.
Hiệu chỉnh (tùy chọn)
HR tổ chức buổi hiệu chỉnh để chuẩn hoá điểm giữa các quản lý. AI Calibration Bias Detector cờ hiệu các trường hợp lệch thống kê.
Đóng chu kỳ & IDP
Điểm cuối cùng công bố cho nhân viên. Kế hoạch phát triển cá nhân (IDP) tạo cho kỳ tiếp theo — liên kết với LMS để giao khoá học.
Đánh giá 360 độ vận hành thế nào
Một chu kỳ 360 không tạo ra một biểu mẫu nhiều phần. Mỗi người đánh giá nhận phiếu riêng của mình, gắn nhãn theo quan hệ với người được đánh giá — tự đánh giá, đồng nghiệp, quản lý trực tiếp, quản lý cấp trên, cấp dưới, hoặc bên ngoài. Mỗi phiếu nộp độc lập và có trạng thái riêng, nên HR biết chính xác ai còn chưa nộp.
Cuối kỳ, toàn bộ phiếu được tổng hợp thành một bản đánh giá chốt cuối — một kết quả duy nhất, do người có quyền chốt phê duyệt. Chính bản chốt này, không phải phiếu lẻ nào, mới là đầu vào cho ma trận nine-box, đề xuất tăng lương và cập nhật năng lực.
AI có thể soạn nháp phiếu từ dữ liệu sẵn có, nhưng không bao giờ tự nộp, và người đánh giá luôn sửa đè được.
Mức độ hoàn thành và lương
Nếu công thức lương của bạn dùng mức độ hoàn thành — con số hằng tháng trả lời “người này làm được bao nhiêu phần việc kỳ vọng” — thì nó hoạt động như mọi tham số công thức khác, ngang hàng với mức đạt KPI hay hoa hồng. Đây không phải một mô hình lương riêng.
Hệ thống điền sẵn con số này từ mức đạt KPI có trọng số, nhưng số điền sẵn không phải số dùng để trả lương. Người đánh giá được chỉ định phải xem và duyệt trước.
Nếu công thức của một nhân viên dùng mức độ hoàn thành mà tháng đó chưa có đánh giá được duyệt, kỳ lương bị chặn — hệ thống không âm thầm mặc định 100%. Nhân viên có công thức không dùng biến này thì không bị ảnh hưởng.
Luồng 7 — OKR
OKR chạy theo chu kỳ giúp căn chỉnh mục tiêu cá nhân với mục tiêu công ty.
OKR công ty → OKR phòng ban cascaded → OKR cá nhân căn chỉnh → Check-in hàng tuần → Đóng chu kỳ- Cây căn chỉnh: hình dung KR cá nhân gộp lên mục tiêu công ty như thế nào
- Check-in: cập nhật tiến độ hàng tuần (% hoàn thành, độ tin cậy, vướng mắc)
- AI OKR Check-in Nudger nhắc nhở nhân viên chưa cập nhật KR
- Tổng kết chu kỳ: AI tạo tường thuật về hiệu suất OKR công ty cuối chu kỳ
Luồng 8 — Đào tạo & Phát triển (LMS)
Xác định nhu cầu đào tạo → Giao khoá học → Theo lộ trình học → Kiểm tra → Cấp chứng chỉ| Bước | Mô tả |
|---|---|
| Tạo khoá học | HR hoặc quản lý tạo khoá (video, SCORM, quiz, tài liệu) |
| Giao khoá học | Giao cho cá nhân, nhóm, phòng ban, hoặc kích hoạt theo vai trò/hiệu suất |
| Lộ trình học | Chuỗi khoá học có cấu trúc (lộ trình onboarding, lộ trình lãnh đạo) |
| Kiểm tra | Quiz với điểm đạt; số lần thi lại có hoặc không giới hạn |
| Chứng chỉ | Tự cấp khi hoàn thành; ngày hết hạn cho chứng chỉ tuân thủ |
Tích hợp liên module
| Module | Điều gì xảy ra |
|---|---|
| Kế toán | Duyệt bảng lương → bút toán GL (chi phí lương theo trung tâm chi phí) |
| Finance | Đề nghị hoàn chi phí qua Self-Service → quy trình duyệt Finance |
| Projects | Năng lực nhân sự từ HR (tình trạng, kỹ năng) dùng cho lập kế hoạch dự án |
AI agent liên quan
Mỗi luồng được tự động hoá bởi một trợ lý AI theo vai trò. Theo liên kết để xem tài liệu agent đầy đủ.
| Agent | Tự động hoá | Tần suất |
|---|---|---|
| HR Ops | Nguy cơ nghỉ việc, phân tích mẫu nghỉ phép, theo dõi checklist onboarding | Hàng tháng / Hàng tuần |
| Recruiter Copilot | Lọc CV, chấm điểm ứng viên, tạo bộ câu hỏi phỏng vấn | Theo yêu cầu |
| Payroll Assistant | Phát hiện bất thường bảng lương trước khi duyệt | Mỗi kỳ lương |
| Performance & OKR Coach | Gợi ý coaching cho quản lý, lệch hiệu chỉnh, nhắc check-in OKR | Sau review / Hàng tuần |
| Learning Coordinator | Ánh xạ khoảng thiếu hụt từ đánh giá sang khoá học LMS | Sau review |