Theo dõi Thời gian
Theo dõi Thời gian XBuddy nắm bắt cách mọi người dùng giờ làm việc và biến nó thành hóa đơn tính phí và đầu vào bảng lương. Nhân viên ghi Mục thời gian theo dự án và task (tính phí hoặc không tính phí), làm việc theo Lịch đã định nghĩa, vào/ra ca qua Chấm công và Thiết bị vật lý, và yêu cầu Tăng ca để duyệt. Bảng chấm công đã duyệt chảy thẳng vào Tài chính để xuất hóa đơn khách hàng và vào Bảng lương để tính lương.
Một mục, hai đích đến. Mục thời gian được đánh dấu tính phí có thể xuất hóa đơn cho khách hàng qua Tài chính; giờ chấm công và tăng ca nạp vào Bảng lương. Cờ tính phí là thứ định tuyến giờ vào doanh thu so với chi phí nội bộ.
Tính năng chính
- Mục thời gian theo dự án và task, đánh dấu tính phí hoặc không tính phí
- Lịch làm việc định nghĩa giờ kỳ vọng, ca, và ngày làm việc
- Chấm công với vào/ra và tổng giờ theo ngày
- Yêu cầu tăng ca với quy trình duyệt
- Thiết bị chấm công cho vào/ra tại chỗ
- Duyệt bảng chấm công chặn giờ trước khi tới billing hoặc bảng lương
- Báo cáo về hiệu suất sử dụng, tỷ lệ tính phí, chấm công, và tăng ca
- Trợ lý AI trong AI Hub và Workflow cho nhắc nhở, gắn cờ bất thường, và duyệt
- Bàn giao billing sang Tài chính và giờ sang Bảng lương
Các tính năng quan trọng
Ghi mục thời gian
Mục thời gian là bản ghi cốt lõi. Mỗi mục gắn giờ với một dự án hoặc task và mang cờ tính phí quyết định thời gian trở thành doanh thu hay chi phí nội bộ.
Mở mục
Vào Time Tracking → Entries (/time-tracking/entries) và nhấn Mục mới.
Chọn dự án và task
Chọn dự án (và task, nếu có) mà công việc thuộc về. Điều này liên kết giờ với đúng khách hàng và trung tâm chi phí.
Đặt thời lượng và cờ tính phí
Nhập giờ (hoặc thời gian bắt đầu/kết thúc) và đánh dấu mục tính phí hoặc không tính phí. Thêm ghi chú mô tả công việc.
Gửi để duyệt
Gửi mục (hoặc cả bảng chấm công) để quản lý duyệt trước khi nó chảy tới billing hoặc bảng lương.
Chỉ đánh dấu thời gian tính phí nếu nó nên được xuất hóa đơn cho khách hàng. Thời gian không tính phí (họp nội bộ, hành chính, đào tạo) vẫn tính vào báo cáo hiệu suất sử dụng nhưng không bao giờ tới hóa đơn.
Lịch làm việc
Lịch định nghĩa giờ làm việc kỳ vọng để chấm công và tăng ca được đo so với một mốc cơ sở.
Định nghĩa lịch
Vào Time Tracking → Schedules (/time-tracking/schedules) và tạo lịch với ngày làm việc, giờ ca, và giờ kỳ vọng theo ngày/tuần.
Gán cho nhân viên
Gán lịch cho cá nhân hoặc đội. Chấm công sau đó được so với lịch được gán.
Xử lý ngoại lệ
Điều chỉnh cho ngày lễ và đổi ca để các sai lệch hiện đúng thành thiếu giờ hoặc tăng ca.
Chấm công và thiết bị
Chấm công ghi lại khi mọi người thực sự bắt đầu và dừng; Thiết bị cho nhân viên tại chỗ vào/ra tại một máy vật lý.
Vào và ra
Nhân viên vào/ra từ Time Tracking → Attendance (/time-tracking/attendance) hoặc tại một thiết bị đã đăng ký. Tổng theo ngày tích lũy tự động.
Đăng ký thiết bị
Vào Time Tracking → Devices (/time-tracking/devices) để đăng ký và quản lý máy chấm công vật lý nạp vào bản ghi chấm công.
Đối chiếu với lịch
Chấm công được so với lịch được gán; thiếu giờ và giờ vượt được gắn cờ để xem lại.
Duyệt tăng ca
Tăng ca vượt giờ theo lịch đi qua quy trình yêu cầu-và-duyệt rõ ràng để lương thêm được ủy quyền, không tự động.
Yêu cầu tăng ca
Nhân viên gửi yêu cầu tăng ca trong Time Tracking → Overtime (/time-tracking/overtime), nêu ngày, giờ, và lý do.
Quản lý duyệt
Quản lý xem lại và duyệt hoặc từ chối. Tăng ca được duyệt được ghi cho nhân viên và tính vào bảng lương.
Chảy vào bảng lương
Giờ tăng ca được duyệt được bàn giao cho Bảng lương để tính đúng mức tăng ca trong kỳ lương tiếp theo.
Duyệt bảng chấm công và bàn giao
Duyệt là cổng: không gì tới billing hoặc bảng lương cho đến khi quản lý ký duyệt, giữ doanh thu và lương chính xác.
Xem lại bảng chấm công
Quản lý xem lại các mục đã gửi cho kỳ, kiểm tra cờ tính phí, dự án, và giờ.
Duyệt hoặc trả lại
Duyệt bảng chấm công, hoặc trả lại các mục để sửa. Giờ tính phí đã duyệt trở nên khả dụng cho Tài chính.
Xuất hóa đơn và trả lương
Trong Tài chính, tạo hóa đơn từ giờ tính phí đã duyệt; trong Bảng lương, giờ chấm công và tăng ca nạp vào kỳ lương.
Tham chiếu tính năng đầy đủ
| Mục điều hướng | Đường dẫn | Chức năng |
|---|---|---|
| Tổng quan | /time-tracking | Bảng KPI — giờ đã ghi, tỷ lệ tính phí, duyệt đang chờ, tăng ca |
| Mục | /time-tracking/entries | Ghi và quản lý mục thời gian theo dự án và task |
| Lịch | /time-tracking/schedules | Định nghĩa và gán giờ làm việc kỳ vọng và ca |
| Chấm công | /time-tracking/attendance | Vào/ra và tổng chấm công theo ngày |
| Tăng ca | /time-tracking/overtime | Yêu cầu và duyệt tăng ca vượt giờ theo lịch |
| Thiết bị | /time-tracking/devices | Đăng ký và quản lý máy chấm công vật lý |
| Báo cáo | /time-tracking/reports | Báo cáo hiệu suất sử dụng, tỷ lệ tính phí, chấm công, và tăng ca |
| AI Hub | /time-tracking/ai-hub | Trợ lý AI phạm vi thời gian và chấm công |
| Workflow | /time-tracking/workflows | Tự động hóa nhắc gửi và định tuyến duyệt |
| Cài đặt | /time-tracking/settings | Mặc định tính phí, quy tắc làm tròn, chính sách tăng ca, và cấu hình thiết bị |
Điểm tích hợp
| Tích hợp với | Chiều | Dữ liệu trao đổi |
|---|---|---|
| Tài chính | Đầu ra | Giờ tính phí đã duyệt tạo hóa đơn khách hàng |
| Bảng lương | Đầu ra | Giờ chấm công và tăng ca đã duyệt nạp vào kỳ lương |
| Dự án | Hai chiều | Mục ghi theo task dự án; giờ thực tế nạp vào chi phí và tiến độ dự án |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| HR Ops | Gắn cờ bảng chấm công thiếu hoặc trễ, phát hiện bất thường chấm công và mẫu tăng ca bất thường, nhắc nhân viên gửi, và nhắc quản lý về các duyệt đang chờ |
Quy trình phổ biến
Chu kỳ bảng chấm công hàng tuần
- Nhân viên ghi mục thời gian theo dự án và task suốt tuần, đánh dấu tính phí so với không tính phí.
- Nhân viên gửi bảng chấm công; trợ lý HR Ops nhắc bất kỳ ai chưa gửi.
- Quản lý duyệt hoặc trả lại bảng chấm công; giờ tính phí đã duyệt trở nên khả dụng cho Tài chính.
Xuất hóa đơn khách hàng từ giờ
- Xác nhận mọi mục tính phí cho dự án của khách hàng đã được duyệt.
- Trong Tài chính, tạo hóa đơn rút từ giờ tính phí đã duyệt.
- Gửi hóa đơn; thời gian không tính phí vẫn ở lại chỉ cho báo cáo hiệu suất sử dụng nội bộ.
Ủy quyền tăng ca
- Nhân viên gửi yêu cầu tăng ca với ngày, giờ, và lý do.
- Quản lý duyệt; giờ được ghi và gắn cờ cho mức lương tăng ca.
- Bảng lương nhận tăng ca đã duyệt trong kỳ lương tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Khác biệt giữa thời gian tính phí và không tính phí là gì? Thời gian tính phí có thể xuất hóa đơn cho khách hàng qua Tài chính; thời gian không tính phí (việc nội bộ, hành chính, đào tạo) không bao giờ tới hóa đơn nhưng vẫn tính vào báo cáo hiệu suất sử dụng.
Tăng ca được trả lương thế nào? Tăng ca phải được yêu cầu và duyệt. Giờ đã duyệt chảy sang Bảng lương, nơi áp mức tăng ca đã cấu hình trong kỳ lương — giờ thêm chưa duyệt không được trả tự động.
Tôi có cần thiết bị vật lý để theo dõi chấm công không? Không. Nhân viên có thể vào/ra trực tiếp trong Chấm công. Thiết bị là tùy chọn cho máy tại chỗ nơi nhân viên chấm công ở một máy dùng chung.
Vì sao thời gian của tôi chưa tới hóa đơn? Chỉ mục tính phí đã duyệt mới khả dụng cho Tài chính. Kiểm tra bảng chấm công đã gửi và duyệt, và các mục được đánh dấu tính phí cùng liên kết đúng dự án.
Tôi có so được giờ thực tế với giờ kỳ vọng không? Có. Lịch định nghĩa giờ kỳ vọng, và Chấm công cùng Báo cáo so giờ thực tế với chúng, gắn cờ thiếu giờ và tăng ca.