Quản lý Quy trình
Quản lý Quy trình là tầng điều khiển của XBuddy cho phê duyệt và tự động hóa dựa trên quy tắc. Với mỗi hóa đơn, đơn mua hàng, đơn xin nghỉ, cơ hội bán hàng hay bất kỳ bản ghi nghiệp vụ nào, nó quyết định — ai phải ký duyệt, khi nào một bước chạy tự động, và công việc đi về đâu khi ai đó vắng mặt.
Hệ thống được xây dựng từ ba trụ cột phối hợp với nhau. Xác định đúng trụ cột giải quyết vấn đề của bạn là cách nhanh nhất để đạt kết quả.
Ba trụ cột
| Trụ cột | Trả lời câu hỏi | Cơ chế | Mục điều hướng |
|---|---|---|---|
| Quy trình (quy tắc) | Ai phê duyệt và điều gì xảy ra ở mỗi sự kiện? | Tự động hóa dựa trên quy tắc với điều kiện JSONLogic, trigger, hành động và chuỗi phê duyệt | Workflows |
| Chính sách (ngưỡng) | Bản ghi này có cần phê duyệt không? | Cổng ngưỡng số (số tiền, % chiết khấu, hạn mức tín dụng) bật/tắt phê duyệt | Policies |
| Ủy quyền | Ai thay thế khi người duyệt vắng mặt? | Chuyển phê duyệt của một người sang người khác trong khoảng thời gian nhất định | Delegation |
Chúng liên hệ với nhau ra sao
Ba trụ cột chạy theo thứ tự cố định cho mỗi bản ghi:
Kiểm tra chính sách (đầu tiên)
Khi một bản ghi được tạo hoặc thay đổi, Chính sách đánh giá các con số. Chính sách quyết định bản ghi có cần phê duyệt hay không — ví dụ đơn mua hàng dưới 5 triệu VND được tự động duyệt; đơn trên 50 triệu VND phải được phê duyệt.
Quy trình chạy (thứ hai)
Nếu chính sách nói “cần phê duyệt”, Quy trình phù hợp sẽ tiếp quản: đánh giá điều kiện, dựng chuỗi phê duyệt (tuần tự hoặc song song), điều phối bản ghi đến đúng người duyệt và kích hoạt các hành động tự động.
Ủy quyền xác định người duyệt (trong lúc điều phối)
Khi quy trình gán mỗi bước phê duyệt, Ủy quyền được kiểm tra. Nếu người duyệt được gán có ủy quyền đang hiệu lực (ví dụ đang nghỉ phép), bước đó được tự động chuyển cho người nhận ủy quyền.
Nguyên tắc chung. Dùng Chính sách để quyết định có cần phê duyệt hay không dựa trên con số. Dùng Quy trình để quyết định ai duyệt và điều gì khác xảy ra. Dùng Ủy quyền để thay thế khi một người tạm thời vắng mặt.
Điều hướng ứng dụng
Ứng dụng Quản lý Quy trình có trong bộ chuyển ứng dụng. Các mục của nó gồm:
| Mục | Mục đích |
|---|---|
| Workflows | Tạo, sửa, kích hoạt các luồng phê duyệt dựa trên quy tắc (Builder) |
| Policies | Cổng ngưỡng quyết định khi nào cần phê duyệt |
| Automation Monitor | Xem trực tiếp các tự động hóa đang chạy, hoàn tất, thất bại |
| Reports | Thông lượng phê duyệt, vi phạm SLA, phân tích điểm nghẽn |
| Delegation | Chuyển phê duyệt sang đồng nghiệp trong một khoảng thời gian |
| Audit Trail | Nhật ký bất biến của mọi lần chạy quy trình và tự động hóa |
| Settings | Bật các cờ tính năng (ngưỡng, phê duyệt đa cấp, phê duyệt song song, ủy quyền) |
Nhiều hành vi của quy trình bị chi phối bởi cờ tính năng ERP trong Workflow → Settings (ví dụ po_amount_threshold, multi_level_approval, parallel_approval, delegation). Nếu một ngưỡng hay loại phê duyệt dường như không có tác dụng, hãy kiểm tra cờ tương ứng đã bật chưa.
Bắt đầu
Lộ trình khuyến nghị cho tenant mới:
1. Bật các cờ bạn cần
Vào Workflow → Settings và bật các hành vi doanh nghiệp bạn cần — ví dụ require_po_approval, po_amount_threshold, và multi_level_approval. Không có gì phía sau hoạt động cho tới khi cờ liên quan được bật.
2. Đặt ngưỡng bằng Chính sách
Vào Workflow → Policies và tạo cổng ngưỡng — ví dụ “Đơn mua hàng > 50.000.000 VND cần phê duyệt.” Xem Chính sách.
3. Dựng chuỗi phê duyệt
Vào Workflow → Workflows và tạo quy tắc điều phối các bản ghi đủ điều kiện đến đúng người duyệt. Xem Trình dựng Quy trình.
4. Thiết lập thay thế
Với người duyệt hay nghỉ phép, tạo quy tắc Ủy quyền thường trực hoặc tạm thời để phê duyệt không bị tắc. Xem Ủy quyền.
5. Theo dõi hoạt động
Dùng Automation Monitor và Audit Trail để xác nhận bản ghi được điều phối đúng và bắt lỗi. Xem Giám sát & Kiểm toán.
Đi tiếp
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Tôi có cần cả ba trụ cột không? Đáp: Không. Nhiều đội bắt đầu chỉ với một Chính sách (một ngưỡng) và một Quy trình. Thêm Ủy quyền chỉ khi việc người duyệt vắng mặt trở thành vấn đề.
Hỏi: Chính sách và quy trình có chạy cùng lúc không? Đáp: Chúng chạy tuần tự — chính sách trước, rồi đến quy trình. Chính sách tự động duyệt sẽ dừng bản ghi trước các bước con người của quy trình; chính sách yêu cầu phê duyệt sẽ chuyển bản ghi cho quy trình.
Hỏi: Tôi xem các phê duyệt đang chờ mình ở đâu? Đáp: Trong hộp công việc và qua thông báo. Automation Monitor cho bức tranh toàn tổ chức; Audit Trail giữ bản ghi vĩnh viễn.