Ủy quyền
Ủy quyền cho phép một người dùng chuyển phê duyệt và công việc của mình cho người khác trong một khoảng thời gian. Nó tồn tại để thay thế — khi người duyệt nghỉ phép, đi công tác hoặc vắng mặt, ủy quyền giữ cho chuỗi phê duyệt tiếp tục thay vì bị tắc.
Ủy quyền hoạt động ra sao
- Một người dùng (hoặc quản trị viên thay mặt họ) tạo một quy tắc ủy quyền: người ủy quyền, người nhận, thời hạn hiệu lực, và điều kiện tùy chọn.
- Khi một quy trình gán một bước phê duyệt, hệ thống kiểm tra người duyệt được gán có ủy quyền đang hiệu lực bao trùm ngày hiện tại không.
- Nếu có, bước đó được điều phối tới người nhận ủy quyền tự động; người duyệt gốc được thông báo.
- Ủy quyền có giới hạn thời gian — hết hạn khi kết thúc khoảng thời gian, không cần dọn dẹp thủ công.
Ủy quyền cần cờ tính năng delegation trong Workflow → Settings.
Tạo một ủy quyền
Bước 1 — Mở Delegation
Vào Workflow → Delegation và bấm New Delegation.
Bước 2 — Chọn người ủy quyền và người nhận
Chọn người có phê duyệt sẽ được chuyển (người ủy quyền) và người sẽ nhận chúng (người nhận ủy quyền). Quản trị viên có thể tạo ủy quyền cho người khác; người dùng có thể tạo của chính mình.
Bước 3 — Đặt khoảng thời gian
Chọn ngày bắt đầu và kết thúc. Ủy quyền chỉ hiệu lực trong cửa sổ này. Với thay thế không thời hạn, dùng ngày kết thúc xa và thu hồi thủ công khi xong.
Bước 4 — Thêm điều kiện (tùy chọn)
Thu hẹp phạm vi ủy quyền. Điều kiện phổ biến:
- Loại thực thể/đối tượng — chỉ ủy quyền phê duyệt đơn mua hàng, không phải mọi thứ.
- Trần số tiền — chỉ ủy quyền phê duyệt tới một mức; lớn hơn vẫn leo thang về người ủy quyền.
- Quy trình cụ thể — giới hạn ở các luồng phê duyệt đã nêu tên.
Bước 5 — Lưu và xác nhận
Lưu quy tắc. Nó xuất hiện trong danh sách ủy quyền với cửa sổ và điều kiện của nó. Khi ngày bắt đầu tới, nó tự động hiệu lực.
Tương tác với chuỗi phê duyệt
- Ủy quyền được giải quyết theo từng bước phê duyệt, tại thời điểm bước được gán. Các bước được gán trước cửa sổ ủy quyền không bị ảnh hưởng.
- Trong chuỗi tuần tự, chỉ cấp của người duyệt được ủy quyền bị chuyển hướng; các cấp khác điều phối bình thường.
- Trong chuỗi song song, nếu một người duyệt được ủy quyền là một trong những người duyệt song song bắt buộc, phần của họ chuyển cho người nhận — những người khác không đổi.
- Nếu một điều kiện (ví dụ trần số tiền) loại trừ một phê duyệt, nó ở lại với người duyệt gốc.
Ủy quyền không thay đổi ai bắt buộc — nó thay đổi ai hành động. Một bước song song kiểm soát kép vẫn cần hai quyết định; người nhận ủy quyền chỉ thay thế cho một trong số đó.
Thu hồi ủy quyền
Bước 1 — Tìm quy tắc
Trong Workflow → Delegation, tìm ủy quyền đang hiệu lực.
Bước 2 — Thu hồi hoặc rút ngắn
Bấm Revoke để kết thúc ngay, hoặc sửa ngày kết thúc để rút ngắn cửa sổ. Các bước phê duyệt mới điều phối về người duyệt gốc từ thời điểm đó.
Thu hồi không đảo ngược các phê duyệt người nhận đã thực hiện — chúng vẫn hợp lệ và được ghi vào người nhận trong Audit Trail.
Kiểm toán
Mọi quyết định được ủy quyền đều được ghi: bản ghi, người duyệt gốc, người nhận đã hành động, và dấu thời gian. Xem lại trong Workflow → Audit Trail lọc theo ủy quyền — hữu ích cho tuân thủ và xác nhận việc thay thế đã hoạt động đúng ý.
Các mẫu phổ biến
| Kịch bản | Thiết lập |
|---|---|
| Thay thế nghỉ phép năm | Ủy quyền toàn bộ phê duyệt cho đồng nghiệp trong các ngày nghỉ |
| Công tác | Ủy quyền với trần số tiền; mục lớn vẫn leo thang |
| Dự phòng thường trực | Cửa sổ dài, một loại đối tượng, thu hồi khi đổi vai trò |
Xem Mẫu Ủy quyền cho các mẫu sẵn dùng.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Tôi có thể ủy quyền cho nhiều hơn một người không? Đáp: Tạo một ủy quyền cho mỗi người nhận, dùng điều kiện (ví dụ loại đối tượng hoặc số tiền) để chia trách nhiệm rõ ràng.
Hỏi: Nếu cả người ủy quyền và người nhận đều vắng thì sao? Đáp: Ủy quyền theo chuỗi, hoặc dựa vào cơ chế leo thang của quy trình để đẩy các bước bị tắc lên cao.
Hỏi: Ủy quyền có ảnh hưởng ai thấy bản ghi không? Đáp: Nó ảnh hưởng ai được yêu cầu phê duyệt. Khả năng thấy tuân theo quyền bình thường của bản ghi.