Business Pack — CRM · Bán hàng · Customer Success
Business Pack bao phủ mọi thứ từ tiếp xúc marketing đầu tiên đến giữ chân khách hàng. Có hai nhánh song song hội tụ tại hoá đơn: nhánh CRM/Bán hàng (liên hệ, tiềm năng, deal, báo giá, đơn hàng) và nhánh Customer Success (health score, gia hạn, NPS). POS bổ sung kênh bán hàng trực tiếp bên cạnh các luồng B2B.
Ứng dụng liên quan: CRM · Sales · POS · Customer Success · Finance
Luồng Lead-to-Cash
Hành trình cốt lõi từ một khách hàng tiềm năng chưa biết đến khách hàng đã thanh toán.
[Chiến dịch] → Tiềm năng → Chăm sóc → Deal → [Báo giá] → Đơn hàng → [Giao hàng] → Hoá đơn
↓
Customer Success
Thu thập tiềm năng (Lead Capture) — CRM
Lead vào XBuddy từ nhiều nguồn: form web, nhập tay, import CSV, hoặc chiến dịch marketing.
- Trạng thái:
new→contacted→qualified/disqualified - Quy tắc lead scoring chạy tự động dựa trên hồ sơ và tín hiệu hoạt động
- Lead có thể tự phân công hoặc phân phối theo địa bàn/vòng tròn
Chăm sóc & Qualify — CRM
Sales rep review lead theo tiêu chí qualify (ngân sách, thẩm quyền, nhu cầu, thời gian — BANT hoặc framework tuỳ chỉnh).
- Qualified → chuyển thành Deal trong pipeline
- Disqualified → lưu trữ có lý do (dùng cho AI training và báo cáo)
Deal (Cơ hội bán hàng) — CRM
Deal đại diện cho một cơ hội bán hàng đang hoạt động với giá trị cụ thể, ngày dự kiến chốt và giai đoạn pipeline.
- Các giai đoạn pipeline hoàn toàn tuỳ chỉnh (VD: Prospect → Demo → Đề xuất → Đàm phán → Chốt)
- Dòng timeline hoạt động: cuộc gọi, email, cuộc họp, ghi chú — tất cả gắn với deal
- AI Deal Coach phát hiện deal bị đình trệ và đề xuất hành động tiếp theo
Báo giá (tùy chọn) — Sales
Tạo báo giá chính thức trực tiếp từ deal — giá, dòng hàng, chiết khấu, điều khoản và ngày hết hạn.
- Hỗ trợ đa tiền tệ
- Tích hợp chữ ký điện tử: gửi duyệt số mà không cần rời XBuddy
- Khi chấp nhận → chuyển thành Đơn bán hàng bằng một click
Đơn bán hàng — Sales / Finance
Khi deal thắng, Đơn bán hàng ghi nhận cam kết đã xác nhận. Từ đây tiếp tục luồng Order-to-Cash đầy đủ.
Customer 360
Mỗi liên hệ và tài khoản có góc nhìn 360 — kết hợp dữ liệu từ CRM, Finance, Service và HR vào một timeline duy nhất.
| Nguồn dữ liệu | Hiển thị trong 360 view |
|---|---|
| CRM | Hoạt động, deal, hợp đồng, ghi chú |
| Finance | Hoá đơn còn mở, lịch sử thanh toán, số dư AR |
| Service | Ticket còn mở, trạng thái SLA, điểm hài lòng |
| Nhân sự | Liên hệ chính tại tài khoản |
Phân khúc khách hàng (Segmentation)
Xây dựng danh sách liên hệ động sử dụng bất kỳ kết hợp nào của các trường, lịch sử hoạt động và dữ liệu liên kết. Danh sách tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi.
POS — Điểm bán hàng
XBuddy POS hỗ trợ bán lẻ và bán hàng trực tiếp song song với luồng B2B. Tất cả giao dịch tự động đối soát với Finance.
Vòng đời phiên bán hàng
Mở phiên → Bán hàng → Áp dụng khuyến mãi/tích điểm → Đóng phiên → Báo cáo Z → Ghi sổ GL| Bước | Mô tả |
|---|---|
| Mở phiên | Thu ngân đăng nhập, khai báo quỹ đầu ca |
| Bán hàng | Quét hàng, áp khuyến mãi, nhận thanh toán (tiền mặt/thẻ/ví) |
| Tích điểm | Tích và đổi điểm loyalty khi thanh toán |
| Đổi trả | Xử lý hoàn tiền — hoàn kho + hoàn tiền |
| Đóng phiên | Khai báo tiền mặt cuối ca, hệ thống đối soát |
| Báo cáo Z | Tổng kết cuối ngày ghi vào Finance |
Customer Success
Sau khi deal thắng, Customer Success tiếp quản để đảm bảo khách hàng nhận được giá trị, gia hạn và mở rộng.
Health Score
XBuddy tính Health Score (0–100) cho mọi tài khoản dựa trên các tín hiệu có thể cấu hình:
| Nhóm tín hiệu | Ví dụ |
|---|---|
| Sử dụng sản phẩm | Tần suất đăng nhập, tỷ lệ dùng tính năng |
| Hỗ trợ | Ticket còn mở, vi phạm SLA, điểm hài lòng |
| Tài chính | Lịch sử thanh toán, AR tồn đọng |
| Tương tác | Tần suất cuộc họp, phản hồi NPS |
| Hợp đồng | Số ngày đến kỳ gia hạn, tiềm năng upsell |
Dải điểm: Khoẻ mạnh (75–100) · Có nguy cơ (40–74) · Nghiêm trọng (0–39)
Gia hạn hợp đồng
Hợp đồng sắp hết hạn (cấu hình số ngày trước)
→ Cơ hội gia hạn tạo trong CRM pipeline
→ Giao cho CSM
→ Báo giá gia hạn tạo sẵn
→ Ký → hợp đồng gia hạnKhi một giao dịch phải lùi lại
Bán hàng mới là một nửa quy trình. Trả hàng, huỷ đơn và sai sót là nửa còn lại, và chúng theo một quy tắc chặt: chứng từ đi càng xa thì càng ít được phép xoá đi.
Hoá đơn (đã gửi) → Trả hàng → nhận lại vào kho → Giấy báo có → phát hành| Tình huống | Được làm gì |
|---|---|
| Còn là bản nháp — chưa vào sổ, chưa động kho | Xoá thẳng |
| Đã vào sổ, hoặc kho đã chuyển động | Huỷ (void) — đảo ngược mọi thứ nó đã gây ra: bút toán, chuyển động kho, phân bổ thanh toán, phần giữ chỗ, và trạng thái của chứng từ cha |
| Đã tất toán — đã thu tiền, đã giao, đã báo có | Không huỷ được. Dùng chứng từ điều chỉnh, hoặc đảo chứng từ phía sau trước |
Huỷ không bao giờ chỉ là đổi trạng thái. Nếu đơn bán hàng đã ghi nhận doanh thu từ trước (xem luồng ERP), mọi bút toán nó sinh ra đều bị đảo, không chỉ bút toán gần nhất — nếu không, sổ sách và vận hành sẽ lệch nhau trong im lặng.
Tích hợp liên module
| Module | Điều gì xảy ra |
|---|---|
| Finance | Deal thắng → Đơn bán hàng; Thanh toán hoá đơn cập nhật AR trong Kế toán |
| Service | Ticket còn mở hiển thị trong Customer 360 |
| Inventory | Đơn bán hàng → Phiếu giao hàng và giữ tồn kho |
AI Agents liên quan
Các trợ lý sau tự động hoá nhánh Lead-to-Cash và Customer Success:
| Agent | Chức năng | Tần suất |
|---|---|---|
| Lead Qualifier | Chấm điểm, xếp hạng lead theo xác suất chuyển đổi; phân loại liên hệ | Theo sự kiện |
| Sales Coach | Phát hiện deal đình trệ, nhắc báo giá chưa phản hồi, đề xuất hành động | Hàng ngày |
| CS Guardian | Theo dõi health score, phát hiện tín hiệu mở rộng, soạn phản hồi NPS | Hàng tuần / theo sự kiện |