Tiếng ViệtỨng Dụng Cộng TácTài Liệu

Tài Liệu

Tài Liệu là kho lưu trữ trung tâm cho hồ sơ công ty của XBuddy — đề xuất, chính sách, quy trình, biểu mẫu và hợp đồng đã ký. Mọi tệp nằm trong một cây thư mục có kiểm soát quyền, được quản lý phiên bản, và có thể liên kết tới các bản ghi nghiệp vụ cần đến (một Deal, một Nhân viên, một Hợp đồng).

App này được dùng bởi mọi người lưu trữ hoặc chia sẻ tệp — nhưng đặc biệt là các nhóm vận hành, nhân sự, pháp chế và tài chính quản lý tài liệu nhạy cảm, có phiên bản và có hạn.

Tính năng chính

  • Cây thư mục phân cấp với tải lên kéo-thả (PDF, DOCX, XLSX, ảnh, ZIP)
  • Lịch sử phiên bản — mỗi lần tải lên giữ lại phiên bản trước, khôi phục bất cứ lúc nào
  • Chia sẻ chi tiết: người dùng nội bộ, vai trò, hoặc liên kết chỉ-xem cho bên ngoài
  • Phân quyền cấp thư mục với kế thừa và ghi đè theo từng thư mục
  • Giám sát hết hạn — đánh dấu tài liệu (hợp đồng, chứng chỉ) sắp đến ngày hết hạn
  • Góc nhìn cá nhân Tệp của tôi và Được chia sẻ với tôi
  • Đính kèm liên module (gắn cùng một tệp vào bản ghi CRM, Nhân sự, Dự án, Tài chính)
  • AI Hub cho phân loại/insight và Luồng công việc cho định tuyến tự động

Tính năng quan trọng

Duyệt cây thư mục và tải lên

Sắp xếp tệp theo cách tổ chức của bạn tư duy về chúng.

  1. Vào /documents/browse. Bảng bên trái hiển thị cây thư mục.

  2. Nhấp Thư mục Mới để dựng cấu trúc (ví dụ Finance / Invoices / 2026, HR / Policies).

  3. Kéo tệp từ máy tính vào một thư mục, hoặc nhấp Tải lên — thả một thư mục máy tính sẽ giữ nguyên cấu trúc con.

  4. Sau khi tải lên, thêm Thẻ, một Danh mục, và tùy chọn liên kết thực thể, rồi lưu.

Tài Liệu — cây thư mục với tải lên kéo-thả vào thư mục đã chọn
Tài Liệu — cây thư mục với tải lên kéo-thả vào thư mục đã chọn

Chia sẻ và phân quyền

Kiểm soát chính xác ai thấy từng thư mục và tệp.

  1. Trong /documents/browse, nhấp chuột phải một thư mục → Quản lý Truy cập.

  2. Cấp quyền xem/sửa/quản lý cho vai trò hoặc người dùng cụ thể; thư mục con kế thừa theo mặc định.

  3. Để giới hạn một thư mục con, mở nó → Quản lý Truy cập → tắt Kế thừa quyền của thư mục cha và đặt quy tắc rõ ràng.

  4. Với bên ngoài, mở một tệp → Chia sẻ → Liên kết Ngoài; thêm mật khẩu và ngày hết hạn nếu cần.

Tài Liệu — hộp thoại Quản lý Truy cập gán quyền thư mục cho vai trò
Tài Liệu — hộp thoại Quản lý Truy cập gán quyền thư mục cho vai trò

Quản lý phiên bản

Không bao giờ mất bản nháp trước — mọi thay đổi đều được giữ lại.

  1. Mở tài liệu bất kỳ và chọn tab Lịch sử Phiên bản.

  2. Xem mọi phiên bản kèm người tải lên, mốc thời gian, kích thước và ghi chú phiên bản.

  3. Tải lên phiên bản mới kèm ghi chú phiên bản mô tả điều đã thay đổi.

  4. Nhấp Khôi phục trên phiên bản cũ để đưa nó thành hiện hành — thao tác này tạo một mục phiên bản mới thay vì ghi đè lịch sử.

Giám sát hết hạn

Chủ động với hợp đồng và chứng chỉ sắp hết hạn.

  1. Khi tải lên một tệp nhạy cảm về thời gian, đặt Ngày hết hạn trong metadata.

  2. Mở /documents/overview để xem tài liệu nhóm theo cửa sổ hết hạn (30/60/90 ngày).

  3. Agent AI Tài Liệu đánh dấu các hạn sắp tới và có thể thông báo cho chủ sở hữu.

  4. Gia hạn tài liệu (tải phiên bản mới hoặc thay thế) để xóa cờ đánh dấu.

Tham chiếu đầy đủ tính năng

Mục điều hướngĐường dẫnMô tả
Tổng quan/documents/overviewTrang đích với số lượng tài liệu, hoạt động gần đây, dung lượng sử dụng, và bảng theo dõi hết hạn làm nổi bật các tệp sắp đến cửa sổ hết hạn.
Duyệt/documents/browseTrình duyệt cây thư mục chính — tạo thư mục, tải/kéo tệp, gắn thẻ, phân loại, liên kết thực thể, và quản lý truy cập thư mục.
Tệp của tôi/documents/my-filesGóc nhìn cá nhân về tài liệu bạn sở hữu hoặc tải lên, để truy cập nhanh không cần duyệt cả cây.
Được chia sẻ với tôi/documents/sharedTệp và thư mục mà người dùng hay vai trò khác đã chia sẻ với bạn, kèm mức truy cập được cấp.
Báo cáo/documents/reportsBáo cáo về dung lượng, số lượng tài liệu theo thư mục/danh mục, tiến trình hết hạn, và hoạt động chia sẻ.
AI Hub/documents/aiPhân loại có AI hỗ trợ, phát hiện trùng lặp, gợi ý dọn tệp cũ, và insight tài liệu.
Luồng công việc/documents/workflowsĐịnh tuyến tài liệu tự động — ví dụ tự gắn thẻ khi tải lên, chuyển phê duyệt, thông báo khi hết hạn.
Cài đặt/documents/settingsCấu hình kích thước tệp tối đa, loại tệp cho phép, giữ phiên bản, thư mục tải lên mặc định, và ngưỡng cảnh báo hết hạn.

Điểm tích hợp

ModuleTài Liệu kết nối thế nào
Quản lý Hợp đồngPhiên bản hợp đồng và bản đã ký được lưu và quản lý phiên bản tại đây
Chữ ký Điện tửGửi tài liệu để ký; PDF đã ký tự lưu lại vào Tài Liệu
Phê duyệtMột tài liệu có thể kích hoạt luồng phê duyệt; trạng thái đồng bộ ngược
CRM / Bán hàngĐề xuất, NDA và bài thuyết trình đính vào Deal và Tài khoản
Nhân sựThư mời, hợp đồng lao động và chính sách đính vào bản ghi Nhân viên
Dự ánSOW, sản phẩm bàn giao và biên bản họp đính vào bản ghi Dự án
Tài chínhBiên nhận và chứng từ hỗ trợ đính vào hóa đơn, hóa đơn mua và chi phí

Bất kỳ tệp nào cũng có thể liên kết tới nhiều thực thể cùng lúc. Mở tài liệu → tab Liên kết → Thêm Liên kết để gắn nó vào, ví dụ, cả một Deal và Liên hệ của nó.

AI Agent liên quan

AgentVai trò tại đây
Documents LibrarianPhân loại tệp tải lên, phát hiện gần-trùng lặp, đánh dấu tệp cũ và sắp hết hạn, và gợi ý thẻ cùng vị trí thư mục để kho luôn gọn gàng.

Quy trình phổ biến

  1. Bộ tài liệu cho nhân viên mới

    1. Trong /documents/browse, tạo HR / Onboarding / [Tên].
    2. Tạo thư mời từ biểu mẫu và lưu vào thư mục.
    3. Gửi hợp đồng lao động để ký điện tử; PDF đã ký tự lưu lại.
    4. Liên kết hợp đồng đã ký tới bản ghi nhân viên trong Nhân sự.

  2. Từ đề xuất đến hợp đồng cho một Deal

    1. Từ một Deal trong CRM, đính kèm đề xuất lưu trong Tài Liệu.
    2. Chia sẻ với khách tiềm năng qua liên kết ngoài có hạn.
    3. Khi được chấp thuận, tạo hợp đồng và chuyển qua Phê duyệt.
    4. Gửi ký điện tử; PDF hoàn tất được lưu trữ dưới Deal.

  3. Quét hạn chứng chỉ

    1. Đảm bảo mỗi chứng chỉ có Ngày hết hạn khi tải lên.
    2. Xem bảng hết hạn ở /documents/overview hằng tuần.
    3. Xử lý các cờ của Documents Librarian trong cửa sổ 30 ngày.
    4. Tải lên phiên bản đã gia hạn để xóa từng cờ.

Câu hỏi thường gặp

H: Bao nhiêu phiên bản được giữ lại? Mọi phiên bản được giữ vô thời hạn theo mặc định. Bạn có thể bật tự xóa phiên bản cũ hơn N ngày trong /documents/settings → Giữ Phiên bản.

H: Người dùng ngoài (khách, nhà cung cấp) có truy cập tệp được không? Có — dùng Chia sẻ → Liên kết Ngoài cho liên kết chỉ-xem hoặc cho phép bình luận. Nó có thể đặt mật khẩu và hết hạn; người ngoài không cần tài khoản XBuddy.

H: Chuyện gì xảy ra nếu hai người sửa cùng một tài liệu? Lần lưu thứ hai tạo một phiên bản mới; cả hai được giữ lại. Dùng Lịch sử Phiên bản để hợp nhất thay đổi.

H: Tôi có khôi phục được tài liệu đã xóa không? Tệp đã xóa vào Thùng rác và được giữ trước khi xóa vĩnh viễn. Khôi phục từ đó.

H: Làm sao ẩn một thư mục con khỏi vai trò thấy được thư mục cha? Mở thư mục con → Quản lý Truy cập → tắt Kế thừa quyền của thư mục cha → đặt quy tắc rõ ràng để quyền của cha không còn lan xuống.

H: Giám sát hết hạn biết khi nào tệp hết hạn bằng cách nào? Nó đọc Ngày hết hạn bạn đặt trong metadata của tài liệu. Tệp không có ngày hết hạn đơn giản là không hiện trong bảng hết hạn.

Tổng QuanPhê Duyệt