Phạm vi dữ liệu
Quyền trả lời người dùng được làm gì; phạm vi dữ liệu trả lời trên bản ghi nào. Với mỗi tài nguyên (deal, liên hệ, hóa đơn, công việc…), một vai trò có thể bị giới hạn ở một bậc bản ghi — nên một nhân viên sales có deals:read vẫn có thể chỉ thấy deal của chính mình.
Bốn bậc phạm vi
| Bậc | Bản ghi thấy được | Định nghĩa |
|---|---|---|
none | Không | Từ chối truy cập dù có năng lực (bậc thấp nhất) |
own | Bản ghi bạn sở hữu | Bạn là chủ/người phụ trách, hoặc bạn tạo ra |
team | Đội của bạn | Bạn + cấp dưới qua cây quản lý |
all | Toàn tenant | Không lọc dòng (bậc cao nhất) |
Team đi theo cây báo cáo của tổ chức: phạm vi team của một quản lý bao gồm chính họ cộng với mọi người bên dưới trong cây quản lý, xuống tận cùng — vì vậy hãy đảm bảo mỗi người dùng được đặt đúng quản lý trong phần quản lý người dùng/HR.
Bậc mặc định của mọi vai trò là all — phạm vi tắt cho đến khi admin thu hẹp một tài nguyên cụ thể. Khi người dùng giữ nhiều vai trò, bậc rộng nhất thắng (none < own < team < all), nhất quán với vai trò cộng dồn.
Cấu hình phạm vi trên vai trò
Mở vai trò
Vào Cài đặt → Vai trò (/settings/roles) và mở vai trò bạn muốn thu hẹp.
Chuyển sang tab Phạm vi dữ liệu
Với mỗi tài nguyên có phạm vi, chọn bậc — ví dụ deals = own, contacts = team.
Lưu
Lưu vai trò. Phạm vi áp dụng cho cả danh sách, tìm kiếm, báo cáo lẫn trang chi tiết — máy chủ lọc dòng, nên bản ghi ngoài phạm vi đơn giản là không xuất hiện.
Dùng none để thu hồi một tài nguyên
Đặt một tài nguyên về none là từ chối truy cập hoàn toàn, dù vai trò vẫn giữ quyền — tiện khi cần rút nhanh một tài nguyên khỏi vai trò mà không phải thiết kế lại bộ quyền. Lưu ý: một vai trò khác cấp own/team/all trên cùng tài nguyên sẽ ghi đè (rộng nhất thắng); muốn khóa tuyệt đối thì gỡ hẳn quyền đó.
Những gì không cần phạm vi
Dữ liệu tham chiếu dùng chung (sản phẩm, danh mục, mã thuế) và cài đặt toàn công ty không có chủ sở hữu theo từng người — chúng giữ ở all cho mọi người. Phạm vi dành cho tài nguyên vốn thuộc về một cá nhân hoặc đội nhóm. Các báo cáo tổng hợp toàn công ty (doanh thu theo tháng, tồn kho toàn hệ thống, sổ cái kế toán) cũng không áp phạm vi — chúng không có “chủ sở hữu” theo nghĩa một dòng dữ liệu thuộc về một người.
Ví dụ thực tế — ba vai trò, cùng một resource
Xét resource deals (cơ hội bán hàng) trong CRM, với ba vai trò khác nhau cùng làm việc trên một pipeline 50 deal:
| Vai trò | Phạm vi trên deals | Số deal thấy được |
|---|---|---|
| Sales Rep | own | 8 deal do chính họ phụ trách |
| Sales Manager (quản lý 4 rep) | team | 32 deal — của họ + 4 rep dưới quyền |
| Sales Director | all | Toàn bộ 50 deal của công ty |
Cả ba đều có cùng quyền deals:read và deals:write — khác biệt duy nhất là phạm vi. Khi Sales Manager mở báo cáo pipeline, số liệu tổng (tổng giá trị, tỷ lệ chốt) cũng tự động chỉ tính trên 32 deal trong phạm vi của họ, không phải cả 50 deal — phạm vi áp dụng nhất quán cho cả danh sách, báo cáo và số liệu tổng hợp, không chỉ trang chi tiết.
Câu hỏi thường gặp
Cây quản lý (team) dựa vào đâu — chức danh hay ai báo cáo cho ai?
Dựa vào trường Quản lý trực tiếp (manager) trên hồ sơ người dùng/nhân viên, không phải chức danh. Nếu cây báo cáo trong HR chưa được thiết lập đầy đủ, phạm vi team sẽ không chính xác — kiểm tra Nhân sự → Nhân viên → Quản lý trực tiếp trước khi dùng bậc team.
Đặt phạm vi own cho một resource không có cột “người phụ trách” thì sao?
Hệ thống dùng tập hợp các cột sở hữu hợp lý cho resource đó (thường là “người được gán” HOẶC “người tạo ra”) — bạn không cần tự khai báo cột. Nếu một resource không có khái niệm sở hữu cá nhân (như dữ liệu tổng hợp), tab Phạm vi dữ liệu sẽ không hiển thị nó để cấu hình.
Tôi đổi phạm vi của một vai trò — dữ liệu cũ người dùng từng thấy có bị ảnh hưởng không? Không có “dữ liệu cũ” theo nghĩa snapshot — phạm vi lọc theo thời gian thực mỗi khi có truy vấn. Thu hẹp phạm vi có hiệu lực ngay ở lần tải trang kế tiếp; không có dữ liệu nào bị xóa, chỉ là không còn hiển thị cho vai trò đó nữa.