Mua hàng
Mua hàng XBuddy vận hành trọn chu trình từ đề xuất đến thanh toán: yêu cầu được lập, báo giá được thu thập từ nhà cung cấp, đơn mua hàng được phát hành, hàng được nhận, và hóa đơn mua được đối chiếu và thanh toán — tất cả dưới chuỗi phê duyệt và kiểm soát đối chiếu 3 chiều. Module mang theo danh mục nhà cung cấp, bảng giá, hợp đồng, thẻ điểm, và luồng trả hàng/giấy báo Nợ để chi tiêu luôn được quản trị và có thể kiểm toán.
PR → RFQ → PO → GRN → Hóa đơn mua. Mỗi bước liên kết bước tiếp theo trong Chuỗi chứng từ, nên từ bất kỳ đơn mua hàng nào bạn có thể truy ngược về yêu cầu gốc và truy xuôi tới phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp.
Tính năng chính
- Yêu cầu mua hàng với định tuyến phê duyệt và kiểm tra ngân sách
- RFQ tới nhiều nhà cung cấp với so sánh báo giá song song
- Đơn mua hàng chuyển trực tiếp từ yêu cầu đã duyệt hoặc RFQ
- Xác nhận dịch vụ cho mua dịch vụ không theo dõi tồn kho
- Tích hợp nhận hàng và Đối chiếu 3 chiều (PO ↔ GRN ↔ Hóa đơn)
- Danh mục nhà cung cấp với Bảng giá, Hợp đồng, Ưu tiên, và Thẻ điểm
- Trả hàng nhà cung cấp và Giấy báo Nợ với xử lý đảo ngược đầy đủ
- Chuỗi phê duyệt cấu hình theo số tiền, danh mục, và bộ phận
- Báo cáo về chi tiêu, giao hàng đúng hạn, và hiệu suất nhà cung cấp
Các tính năng quan trọng
Luồng từ yêu cầu đến PO
Yêu cầu mua nắm bắt nhu cầu trước khi trở thành cam kết. Sau khi duyệt, nó chuyển thành RFQ hoặc thẳng thành PO.
Lập yêu cầu
Vào Mua hàng → Yêu cầu mua hàng (/procurement/requisitions) và nhấn Yêu cầu mới. Thêm dòng hàng, số lượng, ngày cần, và trung tâm chi phí ghi nhận. Kiểm tra ngân sách chạy nếu bật kiểm soát ngân sách.
Định tuyến phê duyệt
Gửi. Yêu cầu đi theo Chuỗi phê duyệt đã cấu hình dựa trên tổng số tiền và danh mục.
Chuyển thành RFQ hoặc PO
Sau khi duyệt, chuyển thành RFQ để so sánh, hoặc phát hành Đơn mua hàng trực tiếp tới nhà cung cấp ưu tiên.
Theo dõi đến khi nhận
PO liên kết xuôi tới Phiếu nhập kho (trong Kho) và Hóa đơn nhà cung cấp (trong Tài chính) trong Chuỗi chứng từ.
RFQ và so sánh báo giá
RFQ cho phép bạn yêu cầu báo giá từ nhiều nhà cung cấp và so sánh phản hồi trước khi cam kết.
Tạo RFQ
Vào Mua hàng → RFQ (/procurement/rfqs) và chọn dòng yêu cầu cần báo giá. Thêm nhà cung cấp để mời.
Thu thập phản hồi
Nhập giá báo, thời gian giao, và điều khoản của từng nhà cung cấp khi họ phản hồi.
So sánh và trao thầu
Dùng so sánh song song để chọn chào giá tốt nhất về giá và thời gian giao, rồi chuyển báo giá thắng thành Đơn mua hàng.
Đối chiếu 3 chiều
Đối chiếu 3 chiều bảo vệ khỏi tính vượt hóa đơn bằng cách yêu cầu đơn mua hàng, phiếu nhập kho, và hóa đơn nhà cung cấp khớp nhau trước khi thanh toán.
Mở bàn làm việc đối chiếu
Vào Mua hàng → Đối chiếu 3 chiều (/procurement/three-way-match).
Rà soát chênh lệch
Hệ thống so sánh số lượng/giá PO, số lượng nhận, và số tiền hóa đơn. Chênh lệch vượt dung sai được cảnh báo.
Xử lý hoặc giữ
Duyệt hóa đơn đã khớp để thanh toán, hoặc giữ hóa đơn được cảnh báo và lập Giấy báo Nợ hoặc Trả hàng khi chênh lệch là thật.
Hóa đơn không qua đối chiếu 3 chiều không nên thanh toán cho đến khi chênh lệch số lượng hoặc giá được giải thích. Dùng Giấy báo Nợ cho điều chỉnh giá/thiếu hàng và Trả hàng cho hàng gửi trả.
Quản lý nhà cung cấp và thẻ điểm
Danh mục nhà cung cấp tập trung mọi thông tin về từng nhà cung cấp và chấm điểm hiệu suất theo thời gian.
Duy trì nhà cung cấp
Vào Mua hàng → Nhà cung cấp (/procurement/vendors) để quản lý bản ghi nhà cung cấp, rồi gắn Bảng giá, Hợp đồng nhà cung cấp, và Ưu tiên (nhà cung cấp ưu tiên theo danh mục).
Theo dõi hiệu suất
Mở Mua hàng → Thẻ điểm (/procurement/scorecards) để rà soát điểm giao hàng đúng hạn, chất lượng, và tính cạnh tranh giá suy ra từ lịch sử PO và GRN thực tế.
Đặt ưu tiên
Đánh dấu nhà cung cấp ưu tiên để yêu cầu và RFQ mặc định về nhà cung cấp tốt nhất của bạn.
Trả hàng, giấy báo Nợ, và xác nhận dịch vụ
Xử lý hàng trả
Vào Mua hàng → Trả hàng nhà cung cấp (/procurement/vendor-returns) để trả hàng lỗi hoặc giao thừa; thao tác này đảo phiếu nhận và điều chỉnh tồn kho.
Lập giấy báo Nợ
Dùng Mua hàng → Giấy báo Nợ (/procurement/debit-notes) cho điều chỉnh giá và thiếu hàng mà không cần trả hàng vật lý.
Xác nhận dịch vụ
Với tư vấn, lắp đặt, hoặc thầu phụ, dùng Mua hàng → Xác nhận dịch vụ (/procurement/service-confirmations) để ghi nhận dịch vụ hoàn thành trước khi lập hóa đơn.
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Đường dẫn | Chức năng |
|---|---|---|
| Tổng quan | /procurement | Bảng KPI — PO còn mở, chi tiêu, và hiệu suất nhà cung cấp |
| Yêu cầu mua hàng | /procurement/requisitions | Nắm bắt và phê duyệt nhu cầu mua |
| RFQ | /procurement/rfqs | Yêu cầu và so sánh báo giá nhà cung cấp |
| Đơn mua hàng | /procurement/purchase-orders | Phát hành và theo dõi đơn đã cam kết |
| Xác nhận dịch vụ | /procurement/service-confirmations | Ghi nhận hoàn thành mua dịch vụ |
| Nhà cung cấp | /procurement/vendors | Danh mục và thông tin liên hệ nhà cung cấp |
| Bảng giá nhà cung cấp | /procurement/vendor-price-lists | Giá đã thương lượng theo nhà cung cấp và mặt hàng |
| Hợp đồng nhà cung cấp | /procurement/vendor-contracts | Thỏa thuận khung và điều khoản |
| Ưu tiên nhà cung cấp | /procurement/vendor-preferences | Nhà cung cấp ưu tiên theo danh mục |
| Thẻ điểm | /procurement/scorecards | Chấm điểm hiệu suất nhà cung cấp |
| Trả hàng nhà cung cấp | /procurement/vendor-returns | Trả hàng và đảo phiếu nhận |
| Giấy báo Nợ | /procurement/debit-notes | Điều chỉnh giá/thiếu hàng |
| Đối chiếu 3 chiều | /procurement/three-way-match | Đối chiếu PO, GRN, và hóa đơn trước thanh toán |
| Chuỗi phê duyệt | /procurement/approval-chains | Cấu hình quy tắc định tuyến phê duyệt |
| Báo cáo | /procurement/reports | Phân tích chi tiêu, giao hàng, và nhà cung cấp |
| AI Hub | /procurement/ai-hub | Trợ lý AI và gợi ý mua hàng |
| Quy trình tự động | /procurement/workflows | Quy tắc tự động cho các bước mua hàng |
| Cài đặt | /procurement/settings | Cấu hình module và mặc định |
Điểm tích hợp
| Tích hợp với | Chiều | Dữ liệu luân chuyển |
|---|---|---|
| Kho | Ra | Đơn mua hàng dẫn tới phiếu nhập kho (GRN) làm tăng tồn |
| Tài chính | Ra | PO đã nhận tạo hóa đơn nhà cung cấp để thanh toán |
| Kế toán | Ra | Hóa đơn và trả hàng ghi bút toán vào GL |
| Dịch vụ thực địa | Hai chiều | Mua thầu phụ và yêu cầu vật tư liên kết với công việc |
| Ngân sách | Vào | Yêu cầu và PO kiểm tra ngân sách khi bật kiểm soát |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Trợ lý Mua hàng | Giám sát PO còn mở về giao trễ, cảnh báo chênh lệch đối chiếu 3 chiều, và gợi ý đặt lại hàng cùng hành động nhà cung cấp |
Quy trình phổ biến
Mua hàng tiêu chuẩn
- Lập yêu cầu và định tuyến phê duyệt.
- Phát hành RFQ hoặc chuyển trực tiếp thành Đơn mua hàng.
- Nhận hàng (GRN trong Kho) theo PO.
- Chạy đối chiếu 3 chiều trên hóa đơn nhà cung cấp, rồi duyệt thanh toán.
Xử lý giao thiếu
- Xác nhận số lượng nhận trên GRN.
- Đối chiếu 3 chiều cảnh báo phần thiếu so với hóa đơn.
- Lập Giấy báo Nợ cho giá trị chưa giao, hoặc Trả hàng cho hàng bị từ chối.
Tiếp nhận nhà cung cấp mới
- Tạo bản ghi nhà cung cấp và thêm Bảng giá.
- Gắn Hợp đồng nhà cung cấp và đặt Ưu tiên theo danh mục.
- Bắt đầu phát hành PO; Thẻ điểm tích lũy hiệu suất theo thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể tạo PO không cần yêu cầu mua không? Có. Yêu cầu mua là đường có kiểm soát, nhưng bạn có thể tạo Đơn mua hàng trực tiếp. Chuỗi phê duyệt vẫn áp theo số tiền và danh mục.
Khác biệt giữa Giấy báo Nợ và Trả hàng nhà cung cấp là gì? Trả hàng gửi hàng về vật lý và đảo phiếu nhận kho. Giấy báo Nợ là điều chỉnh tài chính (sửa giá, thiếu hàng) không có biến động tồn kho.
Dung sai đối chiếu 3 chiều hoạt động thế nào? Chênh lệch nhỏ trong dung sai cấu hình tự động qua. Bất kỳ điều gì vượt sẽ được cảnh báo để rà soát nhằm duyệt, giữ, hoặc lập điều chỉnh.
Vì sao tôi không sửa được đơn mua hàng đã duyệt? PO đã duyệt và đã nhận được kiểm soát — chỉnh sửa đi qua yêu cầu điều chỉnh để giữ vết kiểm toán thay vì âm thầm thay đổi đơn đã cam kết.