Trợ lý AI — Tổng quan
XBuddy nhúng một lớp AI vào mọi ứng dụng nghiệp vụ. Thay vì một chatbot chung chung, nền tảng cung cấp 32 Trợ lý (Assistant) theo vai trò — mỗi trợ lý phụ trách một công việc bạn đã quen thuộc (thu hồi công nợ, sàng lọc lead, điều phối kỹ thuật viên hiện trường, đóng sổ). Trang này giải thích ba loại bề mặt, cách agent quyết định khi nào hành động, và nơi từng điều khiển nằm trong sản phẩm.
Quy tắc vàng: thông báo trước (notify-first). Mặc định agent KHÔNG bao giờ tự thay đổi dữ liệu của bạn. Nó phân tích, rồi đưa một Gợi ý (Suggestion) vào hàng đợi để con người Phê duyệt hoặc Bỏ qua. Bạn nắm quyền; agent làm phần việc nặng nhọc.
Ba loại bề mặt trong cùng một roster
Mọi thứ trong lớp AI thuộc về một roster duy nhất. Mỗi handler (đoạn mã thực hiện công việc) được gộp dưới đúng một Trợ lý. Điểm khác nhau là cách nó hiển thị với bạn.
| Bề mặt | Là gì | Bạn thấy ở đâu |
|---|---|---|
| Trợ lý (Assistant) | Agent mặt tiền mà bạn bật, chạy và quản lý. Là “neo” của một đội handler. Có 32 trợ lý. | Automation → Agents (danh mục + bật/chạy) |
| Kỹ năng (Skill) | Handler nội bộ gộp dưới một Trợ lý. Chạy theo cron, làm một phần việc, ẩn khỏi trang quản lý. | Chạy nền; đóng góp vào kết quả của Trợ lý |
| Insight | Handler phân tích/báo cáo thuần dưới một Trợ lý. Tạo kết quả chỉ-đọc thay vì hành động. | Liệt kê riêng ở khu Analytics / AI Insights |
Hãy hình dung Trợ lý là một quản lý, Kỹ năng là nhân viên làm việc lặp lại, và Insight là các nhà phân tích viết báo cáo. Bạn thuê và điều hành quản lý; đội ngũ làm việc bên dưới.
Luồng Gợi ý phê duyệt trước
Mặc định agent chạy với quyền tự chủ = none. Thay vì hành động trực tiếp, chúng phát ra Gợi ý chờ con người phê duyệt.
Agent chạy
Theo lịch (hoặc khi bạn chạy thủ công), agent kiểm tra dữ liệu của bạn — hóa đơn quá hạn, deal ì ạch, tồn kho thấp, hợp đồng sắp hết hạn — trong ranh giới tenant của bạn.
Nó phát ra Gợi ý
Mỗi hành động đề xuất trở thành một Gợi ý kèm lý do, tác động ước tính và độ tin cậy. Gợi ý xuất hiện ở Automation → Suggestions.
Con người quyết định
Bạn bấm Phê duyệt (thực thi hành động thật — gửi nhắc nhở, tạo công việc, lên lịch thanh toán) hoặc Bỏ qua (loại bỏ). Không gì thay đổi cho đến khi bạn phê duyệt.
Kết quả được ghi lại
Hành động đã phê duyệt được nền tảng thực thi, ghi log, và — nơi nó tạo bản ghi — liên kết ngược lại để bạn truy vết được điều đã xảy ra.
Phê duyệt là một thao tác ghi thật. Phê duyệt Gợi ý “gửi nhắc nhở thanh toán” sẽ thực sự gửi nhắc nhở; phê duyệt “tạo công việc” sẽ thực sự tạo công việc. Bỏ qua luôn an toàn.
Ngoài Gợi ý, một số Trợ lý còn hiển thị Insight (phân tích chỉ-đọc) và đóng góp vào AI Feed — dòng thời gian ghi lại những gì mọi agent đã làm.
Chạy theo bản ghi (entity-scoped)
Hầu hết agent chạy được ở hai chế độ:
- Hàng loạt (toàn tenant) — cron quét. Agent duyệt tất cả bản ghi liên quan (vd mọi hóa đơn quá hạn) và phát Gợi ý trên toàn tenant.
- Theo bản ghi (một bản ghi) — từ trang chi tiết của bản ghi, một panel AI ngay trên trang cho phép chạy Trợ lý liên quan chỉ với bản ghi đó. Ví dụ mở một hóa đơn và chạy AR Collector trên nó; kết quả và Gợi ý xuất hiện ngay tại trang hóa đơn.
Kết quả theo bản ghi được lưu gắn với bản ghi, nên mở lại trang sẽ hiển thị lịch sử của riêng bản ghi đó.
Trigger
| Trigger | Kích hoạt khi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Cron | Theo lịch — hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng | AR Collector quét hóa đơn quá hạn mỗi sáng |
| Theo sự kiện | Khi có sự kiện bản ghi — tạo, sửa, đổi trạng thái | Deal chuyển sang “Đã gửi báo giá” → Sales Coach theo dõi |
| Thủ công | Theo yêu cầu, thường theo bản ghi từ trang chi tiết | Chạy Quality Inspector cho một lần kiểm định ngay bây giờ |
Agent cron là opt-in theo tenant. Một agent theo lịch không làm gì cho đến khi bạn bật lịch trong cài đặt của nó. Điều này tránh hoạt động bất ngờ và giữ hàng đợi Gợi ý luôn liên quan. Chạy thủ công và theo bản ghi luôn hoạt động bất kể lịch.
Nơi mọi thứ nằm
Ứng dụng Automation là nhà của lớp AI. Mọi ứng dụng nghiệp vụ cũng có mục AI Hub, và các trang chi tiết bản ghi mang theo panel theo bản ghi.
| Vị trí | Bạn làm gì ở đó |
|---|---|
| Automation → Agents | Duyệt danh mục, bật Trợ lý, cấu hình lịch, chạy |
| Automation → Playbooks / Scenarios | Chạy nhiều agent một cú nhấp, đa domain |
| Automation → Pipelines | Điều phối nhiều bước, mỗi bước cấp dữ liệu cho bước sau |
| Automation → Copilot | Trò chuyện AI trên dữ liệu của bạn |
| Automation → Suggestions | Hàng đợi phê duyệt — Phê duyệt / Bỏ qua |
| Automation → AI Feed | Dòng thời gian hoạt động của agent |
| Automation → Monitor | Trạng thái chạy, lỗi, thử lại |
| Automation → Agent Costs / AI Usage | Tiêu thụ token và theo dõi chi phí |
| Automation → Settings | Cấu hình AI toàn tenant |
| Mỗi ứng dụng → AI Hub | Các Trợ lý liên quan tới ứng dụng đó |
| Trang chi tiết bản ghi | Panel agent theo bản ghi + Phê duyệt inline |