Hướng Dẫn Nghiệp Vụ
XBuddy không phải tập hợp các module rời rạc. Mọi ứng dụng trong mọi pack đều được thiết kế để chuyển công việc sang bước tiếp theo một cách tự động. Phần này ghi lại các quy trình end-to-end — cái gì kích hoạt cái gì, thay đổi trạng thái lan truyền ra sao, và dữ liệu di chuyển giữa các pack như thế nào.
Tài liệu này phản ánh triển khai production hiện tại — mọi flow, trạng thái và tích hợp được liệt kê ở đây đều đang hoạt động trong sản phẩm.
Nguyên tắc cốt lõi
Chuỗi chứng từ (Document Chain)
Mọi giao dịch có thể được tạo từ giao dịch cha. Liên kết được lưu trong document_links để bạn luôn có thể truy vết ngược — từ hoá đơn về phiếu giao hàng, về đơn bán hàng, về báo giá gốc.
Báo giá → Đơn bán hàng → Phiếu giao hàng → Hoá đơn → Thanh toán
PO → Nhập kho (GRN) → Phiếu nhà cung cấp → Thanh toán
Hợp đồng SM → Ticket → Giờ công/Vật tư → Hoá đơnTính toàn vẹn số lượng (Qty Conservation)
Số lượng ở cấp dòng hàng được theo dõi ở mọi bước chuyển giao. Không thể xuất hoá đơn nhiều hơn đã giao, nhận nhiều hơn đã đặt, hay xuất kho nhiều hơn tồn có. Huỷ chứng từ tự động hoàn trả tác động số lượng.
Linh hoạt cấu hình (Feature Toggles)
Mọi bước trung gian đều có thể bật/tắt. Doanh nghiệp nhỏ có thể đi thẳng từ Đơn bán hàng sang Hoá đơn mà không cần phiếu giao hàng. 3PL có thể bật GRN, 3-way matching và lot tracking. Cùng một data model hỗ trợ cả hai.
Đa thuê bao (Multi-tenancy)
Mọi bản ghi thuộc về schema riêng của tenant. Không có chia sẻ dữ liệu cross-tenant ở bất kỳ lớp nào.
Nội dung tài liệu
Hai luồng Finance cốt lõi: bán hàng và mua hàng. Báo giá, đơn bán hàng, giao hàng, hoá đơn, yêu cầu mua, RFQ, nhập kho, 3-way matching và thanh toán.
ERP — Order-to-Cash & Procure-to-PayHành trình Lead-to-Cash đầy đủ — từ tiếp xúc đầu tiên đến chốt deal, cùng POS, health score khách hàng và gia hạn hợp đồng.
Business Pack — CRM · Bán hàng · Customer SuccessHợp đồng dịch vụ, vòng đời ticket, điều phối field service, thanh toán theo giờ và vật tư, quản lý SLA.
Quản lý Dịch vụVòng đời nhân viên đầy đủ: tuyển dụng, onboarding, nghỉ phép, chấm công, bảng lương (tự động ghi sổ GL), đánh giá hiệu suất, OKR và đào tạo.
People Pack — Nhân sự · Bảng lương · Hiệu suấtNhận hàng, điều chuyển kho, kiểm kê, 3-way matching, theo dõi lô/serial, kiểm tra QC, NCR và vòng đời tài sản với khấu hao.
Operations Pack — Kho · Chất lượng · Tài sảnHành trình nhân viên end-to-end — tuyển dụng, onboarding, HR hằng ngày, hiệu suất và nghỉ việc.
Hire-to-RetireBOM, lệnh sản xuất, xuất NVL, sản xuất, nhập thành phẩm và các cổng kiểm chất lượng.
Luồng Sản xuấtĐiều phối, phiếu công việc trên mobile, tồn kho trên xe, tiêu thụ vật tư, nghiệm thu và thanh toán.
Luồng Field ServiceDự án, công việc, tài liệu, phê duyệt và chữ ký điện tử gắn kết mọi pack.
Luồng Cộng tácVòng đời hợp đồng, thẩm định pháp lý, những gì ký được, phụ lục sửa hợp đồng đã ký, và AI rà soát điều khoản theo chính sách của bạn.
Hợp đồng & Chữ kýNhà phân phối, bảng giá, phiên bán hàng lưu động, hoa hồng, kiểm soát công nợ, lô hàng, tuyến giao và hàng trả về.
Phân phối & Giao vậnBản đồ tích hợp liên Pack
Các flow quan trọng nhất là những flow vượt qua ranh giới giữa các pack:
| Từ | Đến | Điều kiện |
|---|---|---|
| Đơn bán hàng | Phiếu giao hàng (Inventory) | Đơn được xác nhận |
| Phiếu giao hàng | Hoá đơn (Finance) | Hàng đã giao |
| Đơn mua hàng | GRN (Inventory) | Hàng đã nhận |
| GRN + PO + Invoice | 3-Way Match (Finance) | Hoá đơn được tạo |
| Bảng lương | GL Journal (Kế toán) | Bảng lương được duyệt |
| Khấu hao tài sản | GL Journal (Kế toán) | Chạy batch định kỳ |
| Work Order (Sản xuất) | Goods Issue (Kho) | Tiêu thụ NVL |
| Work Order (Sản xuất) | GRN (Kho) | Thành phẩm hoàn thành |
| QC failed | NCR (Chất lượng) | Tự động tạo |
| Deal Won (CRM) | Hoá đơn (Finance) | 1 click từ deal |
| Hợp đồng SM | Ticket | Khách hàng gửi yêu cầu |
| Ticket resolved | Dòng hoá đơn | Ghi nhận giờ/vật tư |
| Báo giá được chấp nhận | Đơn dịch vụ (Service) | Khi bán dịch vụ thay vì hàng hoá |
| Đơn bán hàng confirmed | Bút toán doanh thu (Kế toán) | Chỉ khi đặt ghi nhận doanh thu khi chốt đơn |
| Hợp đồng đã ký | Hồ sơ hợp đồng (Legal) | Thu đủ chữ ký cuối cùng |
| Phụ lục có hiệu lực | Tính lại giá trị hợp đồng | Phụ lục được kích hoạt |
| Đóng phiên bán lưu động | Đối soát (Phân phối) | Khai báo tiền thu và hàng còn lại |
Tự động hoá các quy trình này
Khi quy trình đã chạy, dùng Workflow để tự động hoá: định tuyến phê duyệt, ngưỡng chính sách, uỷ quyền khi vắng mặt và giám sát tự động.