Phê duyệt
XBuddy Phê duyệt là nơi duy nhất mọi phê duyệt trong doanh nghiệp của bạn quy về. Khi một đơn mua hàng vượt ngưỡng, một khoản chi cần quản lý đồng ý, hay một yêu cầu nghỉ phép được nộp, một chính sách quy trình trong ứng dụng nguồn tạo ra một yêu cầu phê duyệt và định tuyến về đây. Người duyệt xử lý, người yêu cầu theo dõi, và mỗi quyết định được ghi dấu ai, khi nào và tại sao — cho bạn nhật ký kiểm toán sạch trên toàn tổ chức.
Ai dùng: quản lý và giám đốc xử lý hàng đợi Việc của tôi, người yêu cầu kiểm tra thứ họ Đã gửi, và quản trị viên xem lại Tất cả phê duyệt để giám sát. Vì yêu cầu bắt nguồn từ Tài chính, Mua hàng, Nhân sự và hơn nữa, Phê duyệt là điểm kiểm soát chung thay vì thêm một hàng đợi riêng theo ứng dụng.
Tính năng chính
- Hộp thư Việc của tôi gồm các yêu cầu đang chờ quyết định của bạn
- Chế độ xem Đã gửi theo dõi trạng thái các yêu cầu bạn đã nộp
- Chế độ xem Tất cả cho quản trị/giám sát trên mọi phê duyệt
- Phê duyệt / từ chối một cú nhấp với lý do bắt buộc khi từ chối
- Yêu cầu được tạo tự động bởi chính sách Quy trình trên khắp các ứng dụng
- Chuỗi phê duyệt nhiều cấp (ví dụ quản lý → giám đốc) với trình tự
- Ủy quyền để phê duyệt định tuyến đến người thay khi bạn vắng
- Bộ đếm SLA trên phê duyệt để quyết định chậm nổi lên và leo thang
- Nhật ký kiểm toán đầy đủ (người duyệt, dấu thời gian, bình luận) trên mỗi yêu cầu
- Trợ lý Approvals Steward nhắc các mục đang chờ và đánh dấu nghẽn cổ chai
Các tính năng quan trọng
Phê duyệt hoặc từ chối trong Việc của tôi
Việc của tôi là hàng đợi hành động của bạn — các yêu cầu mà bạn là người duyệt hiện tại. Xử lý kịp thời giúp công việc của mọi người khác tiếp tục chảy.
Mở hàng đợi của bạn
Vào Phê duyệt → Việc của tôi. Mỗi hàng hiển thị tài liệu nguồn (PO, chi phí, nghỉ phép…), người yêu cầu, số tiền/chi tiết và bộ đếm SLA.
Xem lại yêu cầu
Nhấp một yêu cầu để thấy tài liệu bên dưới và bình luận của người duyệt trước.
Phê duyệt hoặc từ chối
Nhấp Phê duyệt để chuyển lên cấp tiếp (hoặc hoàn tất), hoặc Từ chối — cần lý do để người yêu cầu biết vì sao.
Theo dõi yêu cầu Đã gửi
Khi bạn nộp thứ gì đó cần phê duyệt, chế độ xem Đã gửi cho bạn theo dõi tiến trình mà không phải hối người duyệt.
Mở Đã gửi
Vào Phê duyệt → Đã gửi để thấy mọi yêu cầu bạn khởi tạo.
Đọc trạng thái
Trạng thái hiển thị đang chờ → đã duyệt / bị từ chối, và với chuỗi nhiều cấp, hiện đang ở người duyệt nào.
Theo dõi
Nếu yêu cầu bế tắc, Approvals Steward có thể đã nhắc người duyệt; bạn cũng thấy ai đang giữ nó.
Cách yêu cầu được tạo (chính sách + quy trình)
Bạn hiếm khi tạo phê duyệt thủ công. Thay vào đó, chính sách Quản lý Quy trình định nghĩa các quy tắc — ngưỡng, điều kiện, chuỗi người duyệt — và tạo yêu cầu tự động từ các ứng dụng nguồn.
Hiểu chính sách
Trong Quản lý Quy trình, một chính sách nói ví dụ “mọi PO trên 50 triệu định tuyến đến trưởng phòng, rồi Tài chính.”
Ứng dụng nguồn kích hoạt
Khi một PO/chi phí/nghỉ phép khớp được nộp trong ứng dụng của nó, chính sách kích hoạt và tạo yêu cầu phê duyệt trong Phê duyệt.
Chuỗi chạy
Yêu cầu di chuyển qua từng cấp đã cấu hình; mỗi lần duyệt hoặc từ chối được ghi lại, và trạng thái tài liệu nguồn cập nhật đồng bộ.
Ủy quyền & SLA/leo thang
Phê duyệt không bao giờ nên là điểm hỏng đơn lẻ. Ủy quyền và leo thang SLA giữ quyết định chảy ngay cả khi người duyệt không có mặt.
Thiết lập ủy quyền
Trong Phê duyệt → Cài đặt, ủy quyền phê duyệt của bạn cho đồng nghiệp trong một khoảng ngày (ví dụ khi nghỉ phép); yêu cầu tự định tuyến đến họ.
Để SLA leo thang
Mỗi phê duyệt mang bộ đếm SLA. Nếu không được xử lý kịp, nó leo thang (đến người duyệt dự phòng hoặc quản lý) và Approvals Steward đánh dấu.
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Việc của tôi | Hàng đợi cá nhân các yêu cầu phê duyệt đang chờ quyết định của bạn, với tài liệu nguồn, người yêu cầu, số tiền và bộ đếm SLA. Duyệt/từ chối ngay tại chỗ. |
| Đã gửi | Yêu cầu bạn đã nộp, hiển thị trạng thái đang chờ/đã duyệt/bị từ chối và, với chuỗi nhiều cấp, người duyệt hiện đang giữ từng cái. |
| Tất cả | Chế độ xem giám sát mọi phê duyệt trong tenant — cho quản trị và kiểm toán theo dõi khối lượng, nghẽn cổ chai và kết quả. |
| Báo cáo | Phân tích thời gian xử lý phê duyệt, tỷ lệ duyệt/từ chối, vi phạm SLA và khối lượng theo chính sách, ứng dụng hoặc người duyệt. |
| AI Hub | Chạy trợ lý Approvals Steward và xem lại nhắc nhở cùng cảnh báo nghẽn cổ chai. |
| Quy trình | Tự động hóa cho sự kiện phê duyệt — tự leo thang mục quá hạn, thông báo khi bị từ chối, hoặc khởi động bước tiếp khi đã duyệt. |
| Cài đặt | Cấu hình ủy quyền, mục tiêu SLA và đường leo thang, tùy chọn thông báo và phân quyền phê duyệt. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| Quản lý Quy trình | Chính sách định nghĩa quy tắc và chuỗi phê duyệt; sự kiện khớp trong ứng dụng nguồn tạo các yêu cầu về Phê duyệt. |
| Tài chính | Chi phí, hóa đơn nhà cung cấp, thanh toán và vượt ngân sách định tuyến về đây để duyệt trước khi hạch toán. |
| Mua hàng | Đề nghị mua và đơn mua hàng trên ngưỡng cần phê duyệt trước khi phát hành cho nhà cung cấp. |
| Nhân sự | Nghỉ phép, tăng ca và các yêu cầu nhân sự khác chảy qua cùng động cơ phê duyệt. |
| Lịch làm việc | Phê duyệt đang chờ bạn có hạn chót xuất hiện trong chế độ Đến hạn của Lịch. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Approvals Steward | Theo dõi phê duyệt đang chờ, nhắc người duyệt về các mục để lâu, đánh dấu nghẽn cổ chai và rủi ro SLA, và nêu các yêu cầu cần chú ý. |
Quy trình phổ biến
1. Xử lý hàng đợi phê duyệt của bạn
- Mở Phê duyệt → Việc của tôi mỗi sáng.
- Sắp theo bộ đếm SLA để xử lý cái khẩn nhất trước.
- Phê duyệt để chuyển tiếp từng yêu cầu, hoặc từ chối kèm lý do; tài liệu nguồn cập nhật tự động.
2. Nộp và theo dõi một yêu cầu
- Tạo tài liệu nguồn (ví dụ một PO trong Mua hàng) kích hoạt chính sách phê duyệt.
- Yêu cầu xuất hiện trong Phê duyệt → Đã gửi; xem nó di chuyển qua chuỗi.
- Khi duyệt đầy đủ, PO được phát hành cho nhà cung cấp — không cần nhập lại.
3. Trực phê duyệt khi bạn vắng
- Trước khi nghỉ, vào Phê duyệt → Cài đặt và ủy quyền cho người dự phòng trong khoảng ngày.
- Yêu cầu đến tự định tuyến đến người được ủy quyền.
- Leo thang SLA và Approvals Steward bắt bất cứ thứ gì vẫn bị lọt.
Câu hỏi thường gặp
Yêu cầu phê duyệt đến từ đâu? Từ chính sách Quản lý Quy trình. Khi một tài liệu trong Tài chính, Mua hàng, Nhân sự, v.v. khớp điều kiện của chính sách, yêu cầu được tạo và định tuyến về Phê duyệt tự động.
Khác biệt giữa Việc của tôi và Đã gửi là gì? Việc của tôi là yêu cầu đang chờ quyết định của bạn. Đã gửi là yêu cầu bạn đã nộp và đang theo dõi qua chuỗi.
Tôi có phải nêu lý do khi từ chối không? Có — cần lý do khi từ chối để người yêu cầu hiểu phải sửa gì và nhật ký kiểm toán đầy đủ.
Phê duyệt có thể nhiều cấp không? Có. Chính sách định nghĩa chuỗi (ví dụ quản lý → giám đốc → Tài chính). Yêu cầu tiến từng cấp, ghi lại mỗi quyết định.
Điều gì xảy ra nếu người duyệt nghỉ phép? Thiết lập ủy quyền để phê duyệt của họ định tuyến đến người thay, và leo thang SLA chuyển bất cứ thứ gì chưa xử lý đến người dự phòng.
Có bản ghi ai duyệt cái gì không? Mỗi yêu cầu giữ nhật ký kiểm toán đầy đủ — người duyệt, dấu thời gian và bình luận ở mỗi cấp — cho tuân thủ và xem lại.