Quy Trình & Tự Động Hóa
XBuddy Quy Trình & Tự Động Hóa là trung tâm điều phối hoạt động kinh doanh của bạn. Xác định chuỗi phê duyệt một lần, tự động hóa các quyết định thường gặp bằng chính sách, và ủy quyền linh hoạt mà không mất kiểm soát — tất cả mà không cần viết một dòng code nào.
Dù bạn cần quy trình phê duyệt hóa đơn ba cấp với điều khoản leo thang, hay quy tắc tự động phê duyệt chi phí thấp, hay ủy quyền tự kích hoạt khi quản lý đi vắng — tất cả đều được cấu hình tại một nơi và thực thi nhất quán trên mọi module.
Tính năng chính
- Trình tạo quy trình trực quan — kéo thả các bước: phê duyệt, phê duyệt song song, quyết định AI, phân nhánh điều kiện, hành động tự động, và chỉ thông báo
- 28+ mẫu phê duyệt có sẵn — bao gồm Tài chính, Mua sắm, Nhân sự, CRM, Sản xuất, Chất lượng, OKR và nhiều hơn
- Chính sách tự động hóa — quy tắc dựa trên JSONLogic tự động phê duyệt, từ chối hoặc chuyển cho AI mà không cần người can thiệp
- Quản lý ủy quyền — 25 mẫu ủy quyền hệ thống; quy tắc tự kích hoạt theo khoảng thời gian và loại đối tượng
- Công cụ leo thang — leo thang theo SLA đến quản lý cấp trên nếu người phê duyệt không hành động trong thời gian cấu hình
- Chuỗi song song & tuần tự — kết hợp tuần tự (A → B → C) và song song (A VÀ B phải phê duyệt) trong một quy trình
- Bước quyết định AI — chuyển đến engine chấm điểm AI; tự quyết định dựa trên ngưỡng điểm
- Nhật ký kiểm toán đầy đủ — mọi phê duyệt, từ chối, ủy quyền và leo thang đều được ghi thời gian và không thể thay đổi
- Thân thiện với di động — phê duyệt, từ chối hoặc yêu cầu thay đổi từ bất kỳ thiết bị nào qua thông báo đẩy
[Ảnh chụp màn hình: Quy Trình — Trình tạo quy trình trực quan]
Placeholder — sẽ được thay thế bằng ảnh chụp màn hình thực tế
Bắt đầu sử dụng
- Vào Tự Động Hóa → Tạo Quy Trình và nhấn Quy Trình Mới
- Chọn mẫu có sẵn hoặc bắt đầu từ đầu
- Cấu hình Kích hoạt — thực thể và sự kiện nào bắt đầu quy trình (ví dụ: “Hóa đơn nộp để phê duyệt”)
- Thêm Các bước — người phê duyệt, điều kiện hoặc hành động tự động
- Đặt quy tắc SLA & Leo thang cho mỗi bước phê duyệt
- Kích hoạt quy trình và kiểm tra với một bản ghi mẫu từ bất kỳ module nào
Các loại bước quy trình
| Loại bước | Mô tả | Dùng khi |
|---|---|---|
| Phê duyệt | Một người phê duyệt phải quyết định | Ký duyệt một người tiêu chuẩn |
| Phê duyệt song song | Nhiều người phê duyệt đồng thời; tất cả phải đồng ý | Hội đồng quản trị, kiểm soát kép |
| Điều kiện | Phân nhánh theo giá trị bản ghi (JSONLogic) | Định tuyến theo số tiền, phòng ban |
| Quyết định AI | AI chấm điểm yêu cầu và quyết định theo ngưỡng | Lượng lớn, rủi ro thấp |
| Hành động tự động | Thực thi tự động — cập nhật trường, gửi email, tạo nhiệm vụ | Hiệu ứng sau phê duyệt |
| Chỉ thông báo | Thông báo cho người nhận mà không chặn quy trình | Thông báo FYI, CC |
Mẫu phê duyệt
XBuddy cung cấp sẵn 28+ mẫu phê duyệt theo từng lĩnh vực:
Tài chính & Mua sắm
| Mẫu | Các bước | Kích hoạt |
|---|---|---|
| Phê duyệt hóa đơn | Kế toán trưởng → CFO (>10 triệu) | Nộp hóa đơn |
| Phê duyệt ngân sách | Trưởng phòng → Tài chính → CFO | Yêu cầu ngân sách |
| Phê duyệt CapEx | Quản lý → Tài chính → CEO | Chi tiêu vốn |
| Phê duyệt đơn đặt hàng | Trưởng phòng → Mua sắm | Nộp PO |
| Phê duyệt thanh toán | Kế toán trưởng | Lô thanh toán |
Nhân sự
| Mẫu | Các bước | Kích hoạt |
|---|---|---|
| Yêu cầu tuyển dụng | Quản lý Nhân sự → Trưởng phòng | Mở vị trí |
| Điều chỉnh lương | Giám đốc Nhân sự → CEO | Thay đổi lương |
| Phê duyệt thăng chức | Quản lý → Giám đốc Nhân sự | Đề xuất thăng chức |
| Yêu cầu nghỉ phép | Quản lý trực tiếp | Đăng ký nghỉ |
| Phê duyệt bảng lương | Kế toán trưởng | Chốt bảng lương |
Quy tắc leo thang
Mỗi bước phê duyệt có thể có SLA với leo thang tự động:
- Thông báo — người phê duyệt nhận thông báo trong ứng dụng + email ngay lập tức
- Nhắc nhở — nhắc nhở cấu hình (ví dụ: 12 giờ trước khi vi phạm SLA)
- Leo thang — nếu vi phạm SLA (mặc định: 24 giờ), chuyển lên quản lý cấp trên
- Leo thang cứng — nếu vẫn chưa giải quyết (ví dụ: 72 giờ), gắn cờ cho admin và chặn thực thể
Ủy quyền & Mẫu ủy quyền
Ủy quyền tự động chuyển yêu cầu phê duyệt đến người được ủy quyền khi người phê duyệt chính không có mặt.
Cách hoạt động
- Admin hoặc quản lý tạo Quy tắc ủy quyền gồm: người ủy quyền, người được ủy quyền, thời hạn hiệu lực, và loại đối tượng hoặc quy trình cụ thể áp dụng
- Khi quy trình đến bước phê duyệt, hệ thống kiểm tra xem người phê duyệt có ủy quyền đang hoạt động không
- Nếu khớp, yêu cầu chuyển đến người được ủy quyền tự động — người ủy quyền được thông báo
- Ủy quyền có thời hạn và hết hạn tự động
25 Mẫu ủy quyền hệ thống
| Danh mục | Ví dụ |
|---|---|
| Vắng mặt | Nghỉ phép năm (14 ngày), Nghỉ ốm khẩn cấp, Nghỉ lễ |
| Công tác | Công tác ngắn ngày (7 ngày), Hội nghị quốc tế |
| Khẩn cấp | Khẩn cấp y tế, Sự cố cá nhân |
| Lĩnh vực Tài chính | Nghỉ phép Kế toán trưởng, Ủy quyền CFO |
| Lĩnh vực Nhân sự | Nghỉ phép Quản lý Nhân sự, Ủy quyền tuyển dụng |
| Lĩnh vực CRM | Công tác Account Manager, Phủ sóng Giám đốc Kinh doanh |
| Lĩnh vực Vận hành | Nghỉ phép Quản lý Vận hành |
Vào Tự Động Hóa → Ủy Quyền → Dùng Mẫu để kích hoạt mẫu.
Chính sách tự động hóa
Chính sách tự động hóa loại bỏ các phê duyệt lặp đi lặp lại bằng cách tự động xử lý các yêu cầu thường gặp dựa trên điều kiện cấu hình.
Các hành động chính sách
| Hành động | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tự động phê duyệt | Phê duyệt ngay không cần người | Chi phí < 500.000 VND từ nhân viên tin cậy |
| Tự động từ chối | Từ chối ngay dựa trên vi phạm | Yêu cầu từ nhà cung cấp trong danh sách đen |
| Chuyển cho AI | Gửi đến engine quyết định AI | Hóa đơn giá trị cao từ nhà cung cấp mới |
| Chỉ thông báo | Bỏ qua phê duyệt, chỉ thông báo | FYI cho mua hàng nhỏ |
| Leo thang | Chuyển trực tiếp đến người phê duyệt cấp cao | Vượt ngân sách >20% |
Điểm tích hợp
Mọi module trong XBuddy đều có thể kết nối với Quy Trình:
- Tài chính — Phê duyệt hóa đơn, yêu cầu chi phí, hóa đơn nhà cung cấp, thanh toán
- Mua sắm — Phê duyệt yêu cầu mua hàng, RFQ, PO và nhà cung cấp mới
- Nhân sự — Nghỉ phép, tăng ca, tuyển dụng, thăng chức, điều chỉnh lương
- CRM — Phê duyệt báo giá và đơn hàng lớn
- Sản xuất — Phát hành lệnh sản xuất và ủy quyền làm lại
- Chất lượng — Phê duyệt NCR, ký duyệt CAPA, miễn trừ sai lệch
- OKR & Hiệu suất — Phê duyệt mục tiêu, IDP và PIP
- Kiến thức — Phê duyệt xuất bản bài viết
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể kết hợp bước phê duyệt tuần tự và song song không?
Có. Xây dựng quy trình trong đó bước A và B chạy song song, sau đó yêu cầu C phê duyệt khi cả A và B đã quyết định.
Điều gì xảy ra nếu người phê duyệt đang nghỉ phép?
Thiết lập Quy tắc ủy quyền trước khi họ nghỉ. Hệ thống sẽ tự động chuyển đến người được ủy quyền trong thời gian hiệu lực.
Chính sách và quy trình có thể chạy cùng nhau không?
Có. Chính sách được đánh giá trước. Nếu chính sách khớp (ví dụ: tự động phê duyệt), quy trình bỏ qua các bước thủ công.
Làm thế nào để xem tất cả phê duyệt đang chờ xử lý?
Vào Tự Động Hóa → Nhiệm Vụ Của Tôi để xem tất cả yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý được giao cho bạn từ mọi module.
Nhật ký kiểm toán được lưu bao lâu?
Vĩnh viễn. Mọi sự kiện phê duyệt, kích hoạt ủy quyền, kết quả chính sách và leo thang đều được ghi thời gian và không thể thay đổi. Bạn có thể xuất toàn bộ nhật ký kiểm toán dưới dạng CSV.