Nhân sự

XBuddy Nhân sự cung cấp cho đội HR của bạn bộ công cụ hoàn chỉnh để quản lý vòng đời nhân viên — từ onboarding đến offboarding, chấm công đến nghỉ phép, tài liệu đến sơ đồ tổ chức.

Dù bạn đang quản lý một startup 20 người hay một công ty 500 nhân viên trải rộng nhiều địa điểm, XBuddy Nhân sự đều phù hợp. Mỗi nhân viên có hồ sơ đầy đủ với tài liệu, hợp đồng, liên hệ khẩn cấp và lịch sử nghỉ phép tại một nơi.

Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên thực địa, tính năng chấm công GPS cho phép kỹ thuật viên và nhân viên thực địa check-in từ thiết bị di động với vị trí được ghi lại tự động.

Tính năng chính

• Hồ sơ nhân viên với ảnh, tài liệu và liên hệ khẩn cấp
• Sơ đồ tổ chức tương tác với trực quan hóa phòng ban và cấp báo cáo
• Chấm công với GPS check-in/check-out cho nhân viên thực địa
• Quản lý nghỉ phép: đăng ký, phê duyệt và theo dõi số dư theo loại
• Lịch làm việc và quản lý ca cho đội theo ca quay vòng
• Pipeline tuyển dụng: đăng tin tuyển dụng, theo dõi ứng viên và lên lịch phỏng vấn
• Quản lý tài liệu: hợp đồng, chứng chỉ và CMND với cảnh báo hết hạn
• Danh sách kiểm tra onboarding cho nhân viên mới
• Quản lý phòng ban và chức danh với kế hoạch nhân sự
• Tích hợp với Lương thưởng (dữ liệu chấm công được nạp tự động) và Hiệu suất

Bắt đầu sử dụng

1. Thêm phòng ban và chức danh để xây dựng cơ cấu tổ chức
2. Nhập hoặc tạo hồ sơ nhân viên cho đội nhóm
3. Cấu hình loại nghỉ phép và thiết lập số ngày nghỉ phép hàng năm
4. Thiết lập chấm công — tại văn phòng hoặc GPS cho nhân viên thực địa
5. Chạy báo cáo nghỉ phép đầu tiên để xem lịch nghỉ của đội nhóm trong tháng

Các tình huống phổ biến

• Quản lý nghỉ phép quy mô lớn: Nhân viên HR theo dõi số dư nghỉ phép cho đội 50+ nhân viên, phê duyệt đăng ký và tạo báo cáo nghỉ phép hàng tháng cho tài chính và vận hành.
• Chấm công GPS cho đội thực địa: Trưởng nhóm thực địa theo dõi thời gian và địa điểm check-in/check-out của kỹ thuật viên trải rộng nhiều công trường, phát hiện trường hợp đi trễ mà không cần gọi điện.
• Trực quan hóa cơ cấu tổ chức: Giám đốc nhân sự sử dụng sơ đồ tổ chức tương tác để trực quan hóa các cấp báo cáo sau khi tái cơ cấu, chia sẻ sơ đồ cập nhật với ban lãnh đạo trước khi thông báo cho nhân viên.

Quy trình & Workflow

Quy trình đề nghị và phê duyệt nghỉ phép

1. Nhân viên nộp đề nghị — Từ Cổng tự phục vụ, chỉ định ngày, loại (hàng năm, ốm, không lương) và lý do
2. Hệ thống kiểm tra số dư — Xác nhận số dư nghỉ phép có sẵn; chặn nộp nếu không đủ
3. Quản lý xem xét — Phê duyệt/từ chối trong 24 giờ; có thể yêu cầu bằng chứng cho nghỉ ốm
4. Đồng bộ tự động với lịch — Nghỉ được phê duyệt xuất hiện trên lịch công ty và hệ thống chấm công
5. Tích hợp lương — Chạy lương tự động trừ ngày nghỉ được phê duyệt khỏi lương
6. Lưu trữ & kiểm toán — Tất cả đề nghị (được phê duyệt/bị từ chối) lưu giữ để kiểm toán

Danh sách kiểm tra onboarding

1. Tạo hồ sơ nhân viên mới — Nhân sự thêm nhân viên với ngày nhập cộng sự và vị trí; hệ thống kích hoạt các nhiệm vụ onboarding
2. Gán nhiệm vụ — IT (thiết lập laptop), Nhân sự (giấy tờ), Quản lý (kế hoạch huấn luyện) nhận thông báo nhiệm vụ tự động
3. Theo dõi tiến độ — Mỗi nhiệm vụ được đánh dấu hoàn tất; dashboard hiển thị % hoàn thành onboarding
4. Sẵn sàng ngày đầu — Quyền truy cập cổng nhân viên, thiết lập gửi tiền trực tiếp, đăng ký phúc lợi hoàn tất vào ngày nhập cộng sự
5. Theo dõi thử việc — Hệ thống gắn cờ mốc 30/60/90 ngày thử việc để quản lý xem xét

Điểm tích hợp

• Mô-đun Lương — Dữ liệu chấm công và nghỉ phép cung cấp cho tính toán lương; ngày nghỉ được phê duyệt trừ khỏi lương thô
• Mô-đun Hiệu suất — Chu kỳ đánh giá nhân viên liên kết với ngày nhập cộng sự; OKR đặt vào cuối thử việc
• Cổng tự phục vụ — Nhân viên đề nghị nghỉ phép, cập nhật hồ sơ và xem tài liệu mà không cần sự trợ giúp của Nhân sự
• Mô-đun Lịch — Lịch nghỉ phép và ngày lễ xuất hiện trên lịch nhóm và công ty
• Mô-đun Tài chính — Theo dõi ngân sách nhân sự; chi phí lương liên kết với ngân sách bộ phận
• Mô-đun Tuyển dụng — Hồ sơ ứng viên được tuyển dụng tự động chuyển đổi thành hồ sơ nhân viên vào ngày nhập cộng sự

FAQ

Q: Tôi có thể cấu hình bao nhiêu loại nghỉ phép?
A: Không giới hạn. Các loại phổ biến: Nghỉ hàng năm, Nghỉ ốm, Nghỉ không lương, Nghỉ thương tích, Ngày lễ công cộng. Mỗi loại có riêng hạn mục và quy tắc tích lũy.

Q: Nhân viên có thể chuyển phần nghỉ không sử dụng sang năm sau không?
A: Có. Cấu hình quy tắc “Carry-over” cho từng loại nghỉ: cho phép 0 ngày chuyển, hoặc tối đa 10 ngày (còn lại bị mất). Hệ thống theo dõi chuyển phép riêng để kiểm toán.

Q: Điều gì xảy ra khi nhân viên từ bỏ?
A: Đánh dấu nhân viên là “Đã từ bỏ” hoặc “Bị chấm dứt”; hệ thống tính settlement cuối cùng (thanh toán nghỉ phép chưa sử dụng nếu có). Hồ sơ lịch sử vẫn giữ lại để kiểm toán; quyền truy cập cổng nhân sự bị tắt.

Q: Tôi có thể theo dõi tăng ca và thay thế/bù giờ không?
A: Có. Ghi lại giờ tăng ca trong mô-đun chấm công; hệ thống tích lũy số dư “Bù giờ”. Nhân viên có thể lấy bù giờ như nghỉ phép, phải được quản lý phê duyệt.