ERP — Order-to-Cash & Procure-to-Pay

Báo giá (tùy chọn)

Tạo báo giá gửi khách hàng với đề xuất giá, danh mục hàng và ngày hết hạn. Khi khách đồng ý, chuyển thành Đơn bán hàng bằng một click — toàn bộ dòng hàng, giá và thông tin khách hàng được mang sang.

• Trạng thái: draft → sent → accepted / rejected / expired
• Hỗ trợ nhiều phiên bản (lịch sử chỉnh sửa)
• Xuất PDF cho khách hàng

Đơn bán hàng

Cam kết bán hàng đã được xác nhận. Sau khi confirm, đơn hàng điều phối kho (nếu có giao hàng) và tạo hoá đơn.

• Trạng thái: draft → confirmed → partially_delivered → fully_delivered / cancelled
• Theo dõi số lượng ở cấp dòng hàng: đặt → giao → hoá đơn
• Cho phép nhiều phiếu giao hàng trên 1 đơn (giao nhiều lần)

Phiếu giao hàng (tùy chọn)

Ghi nhận việc hàng thực sự rời khỏi kho.

• Trạng thái: draft → confirmed → shipped → completed / cancelled
• Xác nhận số lượng thực giao (có thể khác số lượng đặt)
• Kích hoạt trừ tồn kho trong module Inventory
• Cập nhật trạng thái giao hàng trên Đơn bán hàng

Hoá đơn

Yêu cầu thanh toán pháp lý, liên kết với đơn hàng và phiếu giao hàng.

• Trạng thái: draft → sent → partially_paid → paid / cancelled
• Kiểm tra số lượng: không thể xuất hoá đơn nhiều hơn đã giao (chế độ strict)
• Hỗ trợ hoá đơn định kỳ (recurring) cho mô hình subscription
• Tích hợp hoá đơn điện tử Việt Nam (Viettel-CA, BKAV, MISA)

Thanh toán

Ghi nhận tiền nhận được từ khách hàng.

• Tự động khớp thanh toán với hoá đơn còn nợ
• Hỗ trợ thanh toán một phần
• Thanh toán cập nhật số dư AR trong Kế toán

Yêu cầu mua hàng / Purchase Requisition (tùy chọn)

Yêu cầu nội bộ để mua hàng. Dùng khi việc mua hàng cần được phê duyệt trước khi đặt hàng.

• Trạng thái: draft → submitted → approved / rejected
• Quy trình duyệt nhiều cấp
• Sau khi duyệt, chuyển trực tiếp thành RFQ hoặc PO

RFQ — Yêu cầu báo giá (tùy chọn)

Gửi yêu cầu báo giá đến một hoặc nhiều nhà cung cấp. So sánh phản hồi và chọn offer tốt nhất.

• Gửi RFQ đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc
• Chấm điểm nhà cung cấp: giá, thời gian giao hàng, chất lượng
• Chuyển phản hồi được chọn thành Đơn mua hàng

Đơn mua hàng (PO)

Cam kết mua từ một nhà cung cấp cụ thể với điều khoản đã thống nhất.

• Trạng thái: draft → confirmed → partially_received → fully_received / cancelled
• Theo dõi số lượng ở cấp dòng hàng: đặt → nhận → hoá đơn

Nhập kho / GRN (tùy chọn)

Ghi nhận hàng thực sự đến kho.

• Trạng thái: draft → confirmed / cancelled
• Nhận một phần (số lượng GRN ≤ số lượng PO còn lại)
• Cộng tồn kho vào kho đã chọn
• Hỗ trợ nhập số lô và ngày hết hạn (nếu bật lot tracking)
• Kích hoạt 3-Way Match tự động

3-Way Matching

Đối chiếu tự động PO ↔ GRN ↔ Phiếu nhà cung cấp trước khi thanh toán.

Sai lệch thành exception cần review thủ công. Phiếu khớp tự động được duyệt thanh toán.

Phiếu nhà cung cấp (Vendor Bill)

Hoá đơn từ nhà cung cấp, ghi nhận đối với PO và GRN.

• Trạng thái: draft → submitted → approved → partially_paid → paid
• Phải qua 3-Way Match (hoặc override thủ công có lý do)
• Cập nhật số dư AP trong Kế toán

Thanh toán

Ghi nhận tiền đã trả cho nhà cung cấp.

• Thanh toán hàng loạt (nhiều phiếu trong một lần)
• Đối soát ngân hàng: khớp thanh toán với dòng sao kê
• Cập nhật số dư AP sau khi xác nhận