Tài chính

XBuddy Tài chính quản lý toàn bộ chu kỳ doanh thu và chi phí của bạn. Từ hóa đơn khách hàng đến hóa đơn nhà cung cấp, đề nghị thanh toán chi phí đến đơn mua hàng — với hỗ trợ đa tiền tệ, workflow phê duyệt và khả năng hiển thị dòng tiền theo thời gian thực.

Tài chính được xây dựng cho các doanh nghiệp cần kiểm soát mà không phức tạp. Đội kế toán có thể xử lý hóa đơn, theo dõi thanh toán và phê duyệt đề nghị chi phí từ một nơi. Một đơn hàng từ module Bán hàng tự động trở thành hóa đơn nháp trong Tài chính. Một hóa đơn đã thanh toán tự động ghi bút toán vào Kế toán mà không cần thao tác thủ công.

Đối với doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, XBuddy Tài chính bao gồm tính thuế VAT, đánh số hóa đơn theo chuẩn Việt Nam và báo cáo đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp lý.

Tính năng chính

• Tạo hóa đơn khách hàng với mẫu PDF có thương hiệu
• Quản lý hóa đơn nhà cung cấp và lên lịch thanh toán
• Đề nghị thanh toán chi phí và workflow phê duyệt nhiều cấp
• Quản lý đơn mua hàng với workflow tiếp nhận hàng
• Hỗ trợ đa tiền tệ với tự động cập nhật tỷ giá
• Theo dõi thanh toán: chuyển khoản, MoMo, VNPay và Stripe
• Nhắc nhở thanh toán trễ hạn và chuỗi theo dõi tự động
• Dashboard dự báo dòng tiền
• Tính thuế VAT với báo cáo tuân thủ chuẩn Việt Nam
• Tích hợp với Kế toán để tự động ghi bút toán

Bắt đầu sử dụng

1. Cấu hình tài khoản ngân hàng và phương thức thanh toán của công ty
2. Thiết lập mẫu hóa đơn với thương hiệu và logo công ty
3. Tạo hóa đơn khách hàng đầu tiên và ghi lại khoản thanh toán
4. Nộp đề nghị chi phí để kiểm tra workflow phê duyệt nhiều cấp
5. Chạy báo cáo dòng tiền để xem vị thế tài chính hiện tại

Tuân thủ pháp lý Việt Nam (VAS)

XBuddy Tài chính được xây dựng để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp Việt Nam hoạt động theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Để biết chi tiết về hệ thống tài khoản và các mẫu báo cáo tài chính, xem tài liệu module Kế toán.

Các tình huống phổ biến

• Xử lý hóa đơn khối lượng lớn: Kế toán viên xử lý hơn 100 hóa đơn mỗi tháng sử dụng thao tác hàng loạt, nhắc nhở thanh toán và tự động đối chiếu để giảm đáng kể thời gian xử lý.
• Phê duyệt chi phí từ xa: Quản lý phê duyệt các đề nghị chi phí từ nhân viên thực địa trực tiếp trên thiết bị di động, với tất cả hóa đơn đính kèm dưới dạng ảnh.
• Theo dõi dòng tiền: CFO kiểm tra dashboard dòng tiền thời gian thực mỗi buổi sáng để xem các khoản phải thu quá hạn, hóa đơn sắp đến hạn và vị thế tiền mặt dự kiến trong 30 ngày.

Quy trình & Workflow

Chu kỳ từ hóa đơn đến thanh toán

1. Tạo hóa đơn — Tự động nạp từ module Bán hàng (Đơn hàng được xác nhận → Hóa đơn nháp)
2. Xem xét & tùy chỉnh — Thêm dòng, điều chỉnh giá, đặt kỳ hạn thanh toán (COD, Net 30, Net 60)
3. Gửi & theo dõi — Gửi email cho khách hàng; hệ thống theo dõi “đã xem” và “đã mở”
4. Nhận thanh toán — Ghi nhận tiền gửi hoặc thông báo cổng thanh toán; trạng thái → Đã thanh toán
5. Đối chiếu — Khớp hóa đơn với sao kê ngân hàng; tạo báo cáo đối chiếu
6. Đóng & lưu trữ — Thanh toán hoàn tất; hóa đơn khóa để kiểm toán

Workflow phê duyệt chi phí công tác

1. Nhân viên nộp chi phí — Tải lên hóa đơn (ảnh) với mô tả và danh mục
2. Quản lý xem xét — Phê duyệt/từ chối trong 24 giờ; có thể thêm bình luận
3. Kiểm toán tài chính — Tài chính kiểm tra ngẫu nhiên 10% chi phí để tuân thủ
4. Lô thanh toán — Các chi phí được phê duyệt nhóm lại để chuyển khoản ngân hàng vào các ngày cụ thể
5. Thông báo thanh toán — Nhân viên nhận SMS/email xác nhận tiền đã chuyển

Điểm tích hợp

• Mô-đun Bán hàng — Đơn hàng được xác nhận tự động tạo hóa đơn nháp; trạng thái thanh toán quay lại Bán hàng
• Mô-đun Kế toán — Mỗi hóa đơn được thanh toán hạch toán bút toán tương ứng (nợ Ngân hàng, có Doanh thu/Phải thu)
• Mô-đun Kho vận — Hàng gửi kích hoạt hóa đơn; trạng thái đơn hàng chưa giao ngăn lập hóa đơn sớm
• Mô-đun Lương — Số tiền đề nghị chi phí trừ khỏi lương nhân viên hoặc trả riêng
• Tài khoản ngân hàng — Khớp thanh toán liên kết bản ghi Tài chính với giao dịch sao kê ngân hàng
• Mô-đun CRM — Giới hạn tín dụng khách hàng và lịch sử thanh toán hiển thị khi lập hóa đơn

FAQ

Q: Tôi có thể phát hành ghi có (hóa đơn âm) không?
A: Có. Tạo hóa đơn mới với số tiền âm hoặc sử dụng nút “Tạo ghi có” trên hóa đơn đã thanh toán. Ghi có đảo ngược doanh thu và phải thu.

Q: Nếu khách hàng tranh cãi số tiền thanh toán thì sao?
A: Đánh dấu hóa đơn là “Thanh toán tranh cãi” (trạng thái). Lưu trữ email; Tài chính có thể phát hành hoàn tiền một phần hoặc ghi có mà không xóa hóa đơn gốc.

Q: Tôi có thể lập hóa đơn một phần cho đơn hàng không (lập hóa đơn theo giai đoạn)?
A: Có. Từ một Đơn hàng, tạo nhiều hóa đơn cho các item hoặc ngày giao hàng khác nhau. Mỗi hóa đơn được theo dõi riêng; đơn hàng đánh dấu “hoàn tất” khi tất cả hóa đơn giao hàng.

Q: Hóa đơn đa tiền tệ có được hỗ trợ không?
A: Có. Chọn tiền tệ hóa đơn (mặc định: tiền tệ công ty). Tỷ giá tự động cập nhật từ nguồn trực tiếp. Bút toán kế toán ghi vào tỷ giá ngày lập hóa đơn.