Tài Liệu (Documents)

XBuddy Documents là kho lưu trữ trung tâm cho tất cả tài liệu của công ty — đề xuất, chính sách, SOP, mẫu biểu và hợp đồng. Mọi tài liệu đều được quản lý phiên bản, kiểm soát quyền truy cập và liên kết với các quy trình nghiệp vụ liên quan.

Các Thực Thể Chính

Bắt Đầu

1. Tạo cấu trúc thư mục — Vào Tài Liệu → Thư Viện. Nhấp Thư Mục Mới và xây dựng cấu trúc phản ánh tổ chức của bạn (ví dụ: Tài Chính / Hóa Đơn / 2026, Nhân Sự / Chính Sách, Kinh Doanh / Đề Xuất).
2. Thiết lập quyền thư mục — Nhấp chuột phải vào thư mục → Quản Lý Truy Cập. Gán quyền xem/chỉnh sửa/quản lý cho vai trò hoặc người dùng cụ thể. Thư mục con kế thừa quyền từ thư mục cha theo mặc định.
3. Tải lên tài liệu đầu tiên — Nhấp Tải Lên hoặc kéo file vào thư mục. Hỗ trợ PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG và ZIP lên đến 500 MB.
4. Thêm metadata — Sau khi tải lên, điền Nhãn, Danh Mục và tùy chọn liên kết đến một thực thể (ví dụ: Khách hàng, Dự án hoặc Hợp đồng).
5. Chia sẻ hoặc cộng tác — Nhấp Chia Sẻ trên bất kỳ tài liệu nào để tạo liên kết chỉ xem hoặc mời người dùng cụ thể có quyền chỉnh sửa.
6. Tạo mẫu tài liệu — Vào Mẫu → Mẫu Mới. Tải lên file cơ sở và đánh dấu các trường biến với cú pháp {{ten_bien}}. Mẫu có thể được sử dụng từ bộ chọn tài liệu của bất kỳ module nào.
7. Kích hoạt phê duyệt — Trên bất kỳ tài liệu nào, nhấp Yêu Cầu Phê Duyệt. Chọn quy trình phê duyệt và thông báo cho người review. Theo dõi trạng thái trong module Phê Duyệt.

Quy Trình Cốt Lõi

1. Vòng Đời Tài Liệu: Nháp → Review → Xuất Bản

Tải Lên / Tạo Nháp
        ↓
Review Nội Bộ (bình luận, đề xuất)
        ↓
Yêu Cầu Phê Duyệt (tùy chọn — xem module Phê Duyệt)
        ↓
Xuất Bản (đánh dấu là phiên bản hiện tại)
        ↓
Lưu Trữ (bị thay thế bởi phiên bản mới hơn hoặc lưu trữ thủ công)

Cách quản lý phiên bản:

• Mở tài liệu → tab Lịch Sử Phiên Bản → xem mọi phiên bản với người tải lên, thời gian và kích thước.
• Nhấp Khôi Phục trên bất kỳ phiên bản nào để đặt làm phiên bản hiện tại (tạo mục phiên bản mới, không bao giờ ghi đè lịch sử).
• Thêm ghi chú phiên bản khi tải lên để mô tả những thay đổi (ví dụ: “Cập nhật điều khoản thanh toán theo review pháp lý”).

2. Tạo Tài Liệu Từ Mẫu

1. Vào Mẫu và chọn mẫu mong muốn.
2. Nhấp Tạo Tài Liệu.
3. Điền các trường biến trong popup (ví dụ: ten_khach_hang, ngay_hop_dong, gia_tri).
4. XBuddy tạo file và lưu vào thư mục bạn chọn.
5. Tài liệu được tạo tự động liên kết đến thực thể bạn chỉ định (ví dụ: Giao dịch trong CRM hoặc Dự án).

3. Đính Kèm Tài Liệu Giữa Các Module

Tài liệu có thể được đính kèm trực tiếp từ các module khác:

• CRM / Bán Hàng — Đính kèm đề xuất và NDA vào Giao dịch
• Nhân Sự — Đính kèm thư mời làm việc, hợp đồng và chính sách vào hồ sơ nhân viên
• Dự Án — Đính kèm SOW và sản phẩm bàn giao vào hồ sơ Dự án
• Tài Chính — Đính kèm hóa đơn và biên lai hỗ trợ vào giao dịch tài chính
• Hợp Đồng — Module Hợp Đồng tự động lưu trữ tài liệu đã ký ở đây

Cấu Hình

Quyền Truy Cập

Sơ Đồ Tích Hợp

AI Agents

Câu Hỏi Thường Gặp

H: Bao nhiêu phiên bản tài liệu được lưu giữ? Tất cả phiên bản được lưu giữ vô thời hạn theo mặc định. Bạn có thể bật tự động xóa phiên bản cũ hơn N ngày trong Admin → Cài Đặt → Tài Liệu → Giữ Lại Phiên Bản.

H: Người dùng bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) có thể truy cập tài liệu không? Có — dùng Chia Sẻ → Liên Kết Bên Ngoài để tạo liên kết chỉ xem hoặc có thể bình luận. Liên kết có thể đặt mật khẩu và ngày hết hạn. Người dùng bên ngoài không cần tài khoản XBuddy.

H: Chuyện gì xảy ra nếu hai người chỉnh sửa cùng một tài liệu cùng lúc? XBuddy dùng optimistic locking: lần lưu thứ hai tạo phiên bản mới. Cả hai phiên bản được giữ lại. Dùng Lịch Sử Phiên Bản để hợp nhất thay đổi thủ công nếu cần.

H: Có thể khôi phục tài liệu đã xóa không? Có — tài liệu đã xóa vào Thùng Rác và được giữ 30 ngày trước khi xóa vĩnh viễn. Vào Tài Liệu → Thùng Rác để khôi phục.

H: Làm thế nào để hạn chế thư mục con không hiển thị với vai trò có quyền truy cập thư mục cha? Mở thư mục con → Quản Lý Truy Cập → tắt Kế Thừa Quyền Từ Cha → thiết lập quy tắc truy cập rõ ràng. Quyền thư mục cha không còn áp dụng xuống thư mục con này.

H: Có thể liên kết tài liệu với nhiều thực thể (ví dụ: cả Giao dịch và Khách hàng) không? Có — mở tài liệu → tab Liên Kết → Thêm Liên Kết → tìm kiếm bất kỳ loại thực thể nào. Tài liệu hỗ trợ nhiều liên kết thực thể đồng thời.