Chữ Ký Điện Tử
Chữ Ký Điện Tử XBuddy cho phép bạn gửi bất kỳ tài liệu nào để ký số — hợp đồng, hợp đồng lao động, NDA, đơn đặt hàng hoặc bất kỳ PDF nào — và theo dõi việc hoàn thành theo thời gian thực. Chữ ký có giá trị pháp lý (tuân thủ Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Việt Nam về chữ ký điện tử) và được hỗ trợ bởi nhật ký kiểm toán chống giả mạo.
Các Thực Thể Chính
| Thực Thể | Mô Tả | Đường Dẫn |
|---|---|---|
| Yêu Cầu Ký | Tài liệu gửi đến một hoặc nhiều người ký để ký | Chữ Ký → Tất Cả Yêu Cầu |
| Bộ Tài Liệu | Một gói gồm một hoặc nhiều tài liệu gửi cùng nhau | Chữ Ký → Bộ Tài Liệu |
| Người Ký | Người (nội bộ hoặc bên ngoài) phải ký; có email + vai trò | Chi tiết yêu cầu → Người Ký |
| Thứ Tự Ký | Tuần tự hoặc song song; xác định thứ tự người ký nhận tài liệu | Cài đặt yêu cầu |
| Trường Chữ Ký | Trường được đặt trên tài liệu: chữ ký, chữ viết tắt, ngày, văn bản hoặc hộp kiểm | Trình chỉnh sửa tài liệu |
| Chứng Chỉ | Bằng chứng mật mã của mỗi chữ ký; được nhúng vào PDF đã ký cuối cùng | Tải xuống từ yêu cầu đã hoàn thành |
| Nhật Ký Kiểm Toán | Nhật ký có dấu thời gian của mọi sự kiện: đã gửi, đã xem, đã ký, đã từ chối, đã hết hạn | Chi tiết yêu cầu → Nhật Ký Kiểm Toán |
| Mẫu | Tài liệu tái sử dụng + bố cục trường cho quy trình ký phổ biến | Chữ Ký → Mẫu |
Vòng Đời Yêu Cầu Ký
Nháp → Đã Gửi → [Đang Tiến Hành] → Hoàn Thành
↕
Từ Chối (bất kỳ người ký nào)
↕
Hết Hạn (qua hạn)Tính Năng Chính
- Tải Lên PDF hoặc Mẫu — Tải lên bất kỳ PDF nào hoặc sử dụng mẫu đã lưu với các trường được đặt sẵn
- Đặt Trường Kéo Thả — Thêm trường chữ ký, chữ viết tắt, ngày, văn bản và hộp kiểm trên bất kỳ trang nào
- Ký Tuần Tự & Song Song — Tuần tự: người ký B chỉ nhận sau khi A ký. Song song: tất cả nhận đồng thời
- Người Ký Bên Ngoài — Gửi đến bất kỳ ai có địa chỉ email; không cần tài khoản XBuddy để ký
- Ký Trên Di Động — Người ký có thể ký trên bất kỳ thiết bị nào qua liên kết trình duyệt; không cần ứng dụng
- Từ Chối Có Lý Do — Người ký có thể từ chối với lý do bằng văn bản; người yêu cầu được thông báo ngay
- Nhắc Nhở Tự Động — Lịch nhắc nhở có thể cấu hình cho người ký chưa ký
- Tải Xuống Tài Liệu Đã Ký — PDF cuối cùng bao gồm chữ ký nhúng, dấu thời gian và chứng chỉ
- Gửi Hàng Loạt — Gửi cùng một tài liệu đến nhiều người ký riêng lẻ cùng một lúc
Thứ Tự Ký
| Chế Độ | Cách Hoạt Động | Dùng Khi |
|---|---|---|
| Tuần Tự | Mỗi người ký chỉ nhận tài liệu sau khi người trước ký | Hợp đồng yêu cầu ký duyệt theo thứ bậc |
| Song Song | Tất cả người ký nhận tài liệu đồng thời | Nghị quyết hội đồng, thỏa thuận đối tác |
| Hỗn Hợp | Nhóm người ký song song theo thứ tự tuần tự | Hai giám đốc ký song song, sau đó CEO ký đối lại |
Tính Hợp Lệ Pháp Lý
Chữ Ký Điện Tử XBuddy tuân thủ:
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP — Khung pháp lý cho chữ ký điện tử tại Việt Nam
- eIDAS (EU) — Chữ ký điện tử đơn giản (SES)
- Đạo luật ESIGN (Hoa Kỳ) — Chữ ký điện tử trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia
Đối với các hợp đồng yêu cầu chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES) theo luật Việt Nam (một số giao dịch chính phủ), hãy liên hệ với đội tài khoản của bạn để tích hợp chứng chỉ nâng cao.
AI Agents
| Agent | Kích Hoạt | Chức Năng |
|---|---|---|
| Lên Lịch Ký Hàng Loạt | Định kỳ (hàng ngày) | Gom các yêu cầu ký gửi đi để giảm mệt mỏi email cho người nhận |
| Rủi Ro Hết Hạn Ký | Định kỳ (hàng ngày) | Cảnh báo các yêu cầu ký sắp hết hạn mà chưa hoàn thành đầy đủ |
Câu Hỏi Thường Gặp
Người ký bên ngoài có cần tài khoản XBuddy không?
Không. Người ký bên ngoài nhận email với liên kết bảo mật. Họ có thể xem và ký tài liệu trong bất kỳ trình duyệt nào mà không cần tạo tài khoản.
Điều gì xảy ra nếu người ký từ chối?
Yêu cầu ký được đánh dấu là Từ Chối. Người yêu cầu nhận thông báo ngay với lý do của người ký. Yêu cầu phải được sửa đổi và gửi lại.
Làm thế nào biết ai đã xem tài liệu nhưng chưa ký?
Nhật ký Kiểm Toán trên mỗi yêu cầu hiển thị: đã gửi, đã xem (với dấu thời gian), đã ký, hoặc chưa mở — cho từng người ký.