Luồng Cộng Tác (Collaboration Flow)

Luồng Cộng Tác kết nối các công cụ nhóm của bạn dùng hàng ngày — Tài Liệu, Dự Án & Nhiệm Vụ, Phê Duyệt, Chữ Ký Điện Tử và Quản Lý Hợp Đồng — thành một quy trình nhất quán, có thể kiểm toán. Dù bạn đang tạo sản phẩm bàn giao cho khách hàng, chạy dự án nội bộ hay ký kết hợp đồng, luồng này đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

Tổng Quan Luồng

Tạo / Tải Lên Tài Liệu
              ↓
Cộng Tác Nhóm (Bình Luận, Phiên Bản)
              ↓
Review Nội Bộ & Định Tuyến Phê Duyệt
              ↓
Chữ Ký Điện Tử Bên Ngoài (nếu cần)
              ↓
Lưu Trữ & Quản Lý Vòng Đời Hợp Đồng
              ↓
Thực Hiện Nhiệm Vụ Liên Kết Dự Án
              ↓
Nghiệm Thu Sản Phẩm Bàn Giao

Giai Đoạn 1: Tạo Tài Liệu & Cộng Tác

Modules: Tài Liệu

Quy trình

Công việc bắt đầu với một tài liệu — đề xuất, chính sách, SOP, sản phẩm bàn giao hoặc hợp đồng. Module Tài Liệu cung cấp lưu trữ có kiểm soát phiên bản với tính năng cộng tác có cấu trúc.

Các bước chính

1. Tạo hoặc Tải Lên — Bắt đầu từ đầu (dùng mẫu) hoặc tải lên file hiện có.
2. Bình Luận Thời Gian Thực — Cộng tác viên thêm bình luận nội tuyến trên các trang hoặc vùng chọn cụ thể. Chủ đề bình luận được giải quyết khi được xử lý.
3. Kiểm Soát Phiên Bản — Mỗi lần lưu tạo phiên bản mới. Người viết có thể thêm ghi chú phiên bản. Người review có thể so sánh các phiên bản.
4. Gán Nhãn & Liên Kết — Gán nhãn tài liệu theo danh mục. Liên kết với thực thể liên quan: Giao dịch trong CRM, Dự án hoặc Khách hàng.
5. Kiểm Soát Truy Cập — Chủ sở hữu đặt ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa.

Giai Đoạn 2: Định Tuyến Phê Duyệt Nội Bộ

Modules: Phê Duyệt, Tài Liệu

Các loại quy trình phê duyệt

Các bước chính

1. Chọn Quy Trình Phê Duyệt — Tác giả mở tài liệu → Yêu Cầu Phê Duyệt → chọn từ quy trình được cấu hình sẵn.
2. Thông Báo Người Phê Duyệt — Mỗi người phê duyệt nhận thông báo trong ứng dụng + email với liên kết trực tiếp.
3. Review Của Người Phê Duyệt — Người phê duyệt mở tài liệu, đọc và tùy chọn thêm bình luận. Nhấp Phê Duyệt hoặc Từ Chối Kèm Bình Luận.
4. Xử Lý Từ Chối — Nếu bị từ chối, tài liệu quay lại trạng thái nháp. Tác giả giải quyết bình luận và gửi lại.
5. Hoàn Thành Phê Duyệt — Tất cả bước thông qua → trạng thái tài liệu chuyển sang Đã Phê Duyệt.
6. Nhật Ký Kiểm Toán — Mọi hành động (xem, bình luận, phê duyệt, từ chối) được ghi lại với người dùng và thời gian.

Giai Đoạn 3: Chữ Ký Điện Tử

Modules: Chữ Ký Điện Tử, Tài Liệu

Quy trình

Với các tài liệu cần chữ ký ràng buộc pháp lý (hợp đồng, thư mời làm việc, NDA, đề xuất khách hàng), module Chữ Ký Điện Tử gửi chúng đến người ký nội bộ hoặc bên ngoài. PDF đã ký tự động được lưu trữ.

Các bước chính

1. Chuẩn Bị Yêu Cầu Ký — Từ tài liệu đã phê duyệt, nhấp Gửi Để Ký. Kéo khối chữ ký vào đúng vị trí trong PDF cho mỗi người ký.
2. Thêm Người Ký — Liệt kê người ký theo thứ tự ký (hoặc đồng thời). Mỗi người ký có thể là nội bộ (người dùng XBuddy) hoặc bên ngoài (chỉ email).
3. Gửi & Theo Dõi — Hệ thống gửi liên kết email bảo mật cho mỗi người ký. Trạng thái thời gian thực: Đang Chờ → Đã Xem → Đã Ký.
4. Chứng Chỉ Hoàn Thành — Sau khi tất cả chữ ký được thu thập, Chứng Chỉ Hoàn Thành chống giả mạo được đính kèm (IP người ký, thời gian, hash tài liệu).
5. Tự Động Lưu Trữ — Tài liệu đã ký và chứng chỉ lưu lại vào Tài Liệu. Nếu liên kết với hồ sơ Hợp Đồng, nó trở thành phiên bản đã thực thi.

Giai Đoạn 4: Quản Lý Vòng Đời Hợp Đồng

Modules: Quản Lý Hợp Đồng, Tài Liệu, Tài Chính

Quy trình

Hợp đồng đã ký được nhập vào module Quản Lý Hợp Đồng để theo dõi vòng đời liên tục: nghĩa vụ, mốc quan trọng, gia hạn và hết hạn.

Các bước chính

1. Tạo Hồ Sơ Hợp Đồng — Quản Lý Hợp Đồng tạo hồ sơ với: các bên, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, giá trị, điều khoản thanh toán, điều khoản gia hạn.
2. Đính Kèm Tài Liệu Đã Ký — PDF đã ký từ Chữ Ký Điện Tử được đính kèm. Tất cả phiên bản lịch sử liên kết trong Tài Liệu.
3. Theo Dõi Nghĩa Vụ — Các sản phẩm bàn giao và nghĩa vụ được xác định trong hợp đồng được ghi lại dưới dạng nhiệm vụ có thời hạn.
4. Thanh Toán Theo Mốc — Nếu hợp đồng có thanh toán theo mốc, Tài Chính được thông báo tại mỗi mốc hoàn thành để tạo hóa đơn.
5. Nhắc Nhở Gia Hạn — Hệ thống cảnh báo chủ sở hữu hợp đồng 90/60/30 ngày trước khi hết hạn.
6. Tự Động Gia Hạn (nếu được cấu hình) — Hợp đồng có điều khoản tự động gia hạn tạo hồ sơ hợp đồng mới và thông báo cho cả hai bên.

Giai Đoạn 5: Thực Hiện Dự Án

Modules: Dự Án & Nhiệm Vụ, Lịch, Liên Lạc

Quy trình

Hầu hết sản phẩm bàn giao đòi hỏi công việc phối hợp giữa các nhóm. Module Dự Án & Nhiệm Vụ cung cấp cấu trúc: mốc, danh sách nhiệm vụ, phụ thuộc và theo dõi tiến độ.

Các bước chính

1. Tạo Dự Án — Xác định tên dự án, khách hàng, ngày bắt đầu/kết thúc và thành viên nhóm. Liên kết với Hợp Đồng hoặc Giao Dịch liên quan.
2. Xây Dựng WBS — Tạo Mốc (các giai đoạn chính) và Nhiệm Vụ (các công việc riêng lẻ) dưới mỗi mốc.
3. Phân Công & Lập Lịch — Phân công mỗi nhiệm vụ cho thành viên nhóm với thời hạn. Chuỗi phụ thuộc đảm bảo không ai bắt đầu nhiệm vụ trước khi điều kiện tiên quyết hoàn thành.
4. Đồng Bộ Lịch — Nhiệm vụ và mốc dự án đồng bộ với Lịch của thành viên nhóm.
5. Theo Dõi Tiến Độ — Nhiệm vụ cập nhật sang Đang Thực Hiện / Đang Review / Hoàn Thành. % hoàn thành mốc tự động tính.
6. Đính Kèm Tài Liệu — Mỗi nhiệm vụ có thể có tài liệu, liên kết và bình luận. Sản phẩm bàn giao tải lên trực tiếp trên nhiệm vụ khi hoàn thành.
7. Báo Cáo Trạng Thái — Báo cáo tiến độ hàng tuần tự động tạo và gửi đến các bên liên quan dự án.

AI Agent

• Phát Hiện Rủi Ro Dự Án (hàng tuần): Gắn cờ nhiệm vụ quá hạn hoặc không được cập nhật trong 5+ ngày. Tính ngày hoàn thành dự án dự đoán dựa trên tốc độ hiện tại.

Giai Đoạn 6: Nghiệm Thu Sản Phẩm Bàn Giao

Modules: Phê Duyệt, Chữ Ký Điện Tử, Tài Liệu

Quy trình

Khi sản phẩm bàn giao dự án hoàn thành, nó đi qua cùng quy trình phê duyệt và ký kết như hợp đồng — tạo hồ sơ có thể kiểm toán về chấp nhận của khách hàng.

Các bước chính

1. Tải Lên Sản Phẩm Bàn Giao Cuối — Thành viên nhóm tải lên phiên bản cuối vào thư viện tài liệu dự án.
2. Phê Duyệt QA Nội Bộ — Định tuyến qua phê duyệt nội bộ (trưởng QA → quản lý dự án) trước khi gửi cho khách hàng.
3. Chấp Nhận Của Khách Hàng — Gửi sản phẩm bàn giao cho khách hàng với yêu cầu ký nghiệm thu.
4. Chứng Chỉ Chấp Nhận — Khi khách hàng ký nghiệm thu, Chứng Chỉ Chấp Nhận được tạo. Kích hoạt thanh toán mốc liên quan trong Tài Chính.
5. Lưu Trữ & Đóng — Tất cả tài liệu, phê duyệt và sản phẩm đã ký được lưu trữ dưới hồ sơ dự án. Trạng thái dự án → Đóng.

KPI Chính