Phê Duyệt
Module Phê Duyệt là lớp thực thi cho mọi quy trình phê duyệt trong XBuddy. Bất kỳ thực thể nào yêu cầu ký duyệt — hóa đơn, đơn đặt hàng, đơn nghỉ phép, hợp đồng, chi phí — đều chạy qua hệ thống này. Phê Duyệt cung cấp hộp thư thống nhất, quản lý ủy quyền, chính sách tự động hóa và nhật ký kiểm toán bất biến.
Tự Động Hóa → Nhiệm Vụ Của Tôi hiển thị tất cả phê duyệt đang chờ được giao cho bạn trên mọi module trong một giao diện. Trên di động, phê duyệt đến dưới dạng thông báo đẩy.
Các Thực Thể Chính
| Thực Thể | Mô Tả | Đường Dẫn |
|---|---|---|
| Yêu Cầu Phê Duyệt | Một phiên phê duyệt cho một bản ghi (hóa đơn, PO, nghỉ phép, v.v.) | Tự Động Hóa → Nhiệm Vụ Của Tôi |
| Quy Trình Phê Duyệt | Chuỗi bước cấu hình mà yêu cầu phê duyệt đi theo | Tự Động Hóa → Trình Xây Dựng Quy Trình |
| Bước Phê Duyệt | Một nút trong quy trình: người phê duyệt, điều kiện, hành động tự động hoặc thông báo | Trình xây dựng → Trình chỉnh sửa bước |
| Quy Tắc Ủy Quyền | Chuyển phê duyệt đến người thay thế khi người phê duyệt chính không có mặt | Tự Động Hóa → Ủy Quyền |
| Chính Sách Tự Động | Quy tắc dựa trên điều kiện tự phê duyệt, từ chối hoặc chuyển hướng | Tự Động Hóa → Chính Sách |
| Leo Thang | Tự động chuyển hướng khi người phê duyệt vượt SLA của họ | Cấu hình theo bước quy trình |
| Nhật Ký Kiểm Toán | Nhật ký bất biến của mọi hành động phê duyệt, bình luận, ủy quyền và leo thang | Phê Duyệt → Lịch Sử |
Vòng Đời Yêu Cầu Phê Duyệt
Đã Gửi → Chờ Phê Duyệt → [Đã Duyệt | Từ Chối | Trả Lại Để Sửa] → Đóng
↕
Leo Thang (vi phạm SLA)
↕
Đã Ủy Quyền (người phê duyệt không có mặt)Tính Năng Chính
- Trình Xây Dựng Quy Trình Trực Quan — kéo thả các bước: phê duyệt đơn, phê duyệt song song, quyết định AI, nhánh điều kiện, hành động tự động, chỉ thông báo
- 28+ mẫu dựng sẵn — bao gồm Tài Chính, Mua Sắm, Nhân Sự, CRM, Sản Xuất, Chất Lượng, OKR, v.v.
- Chính Sách Tự Động — điều kiện dựa trên quy tắc tự phê duyệt, từ chối hoặc chuyển cho AI
- Quản Lý Ủy Quyền — 25 mẫu ủy quyền hệ thống; quy tắc tự động kích hoạt theo khoảng thời gian
- Động Cơ Leo Thang — leo thang dựa trên SLA đến quản lý cấp trên nếu người phê duyệt không hành động trong thời gian cấu hình
- Chuỗi Song Song & Tuần Tự — kết hợp tuần tự (A → B → C) và song song (A VÀ B phải duyệt)
- Bước Quyết Định AI — chuyển cho động cơ chấm điểm AI; tự quyết định dựa trên ngưỡng điểm
- Phê Duyệt Di Động — phê duyệt, từ chối hoặc yêu cầu thay đổi từ bất kỳ thiết bị nào qua thông báo đẩy
Các Loại Bước Quy Trình
| Loại Bước | Mô Tả | Dùng Khi |
|---|---|---|
| Phê Duyệt | Một người phê duyệt phải quyết định | Ký duyệt một người tiêu chuẩn |
| Phê Duyệt Song Song | Nhiều người phê duyệt đồng thời; tất cả phải duyệt | Ký duyệt hội đồng, kiểm soát kép |
| Điều Kiện | Phân nhánh dựa trên giá trị bản ghi | Phân tuyến theo số tiền, phòng ban hoặc điểm rủi ro |
| Quyết Định AI | AI chấm điểm yêu cầu; quyết định dựa trên ngưỡng | Phân tuyến khối lượng cao, rủi ro thấp |
| Hành Động Tự Động | Thực thi tự động — cập nhật trường, gửi email, tạo nhiệm vụ | Tác động sau phê duyệt |
| Chỉ Thông Báo | Thông báo cho người nhận mà không chặn quy trình | Thông báo FYI |
Chính Sách Tự Động
Chính sách được đánh giá trước bất kỳ bước phê duyệt nào của con người.
| Hành Động | Ví Dụ |
|---|---|
| Tự Phê Duyệt | Chi phí < 500.000 VNĐ của nhân viên đáng tin cậy |
| Tự Từ Chối | Yêu cầu từ nhà cung cấp trong danh sách đen |
| Chuyển Cho AI | Hóa đơn giá trị cao từ nhà cung cấp mới |
| Chỉ Thông Báo | Mua hàng nội bộ nhỏ, không cần phê duyệt |
| Leo Thang | Vượt ngân sách > 20% → bỏ qua lên CFO |
Ủy Quyền
Cách Hoạt Động
- Admin hoặc quản lý tạo Quy Tắc Ủy Quyền: người ủy quyền, đại lý, thời gian hiệu lực, loại chủ đề
- Khi quy trình đến bước phê duyệt, hệ thống kiểm tra ủy quyền đang hoạt động
- Nếu khớp, yêu cầu chuyển đến đại lý; người ủy quyền nhận thông báo
- Ủy quyền tự động hết hạn vào ngày kết thúc đã cấu hình
AI Agents
| Agent | Kích Hoạt | Chức Năng |
|---|---|---|
| Phân Loại Phê Duyệt Tự Động | Theo sự kiện | Phân tuyến yêu cầu phê duyệt đến người phê duyệt đúng dựa trên quy tắc |
| Phân Tích Từ Chối Phê Duyệt | Định kỳ (hàng tuần) | Phân tích các mẫu từ chối trên tất cả quy trình; đề xuất thay đổi chính sách |
| Thực Thi SLA Phê Duyệt | Định kỳ (hàng giờ) | Leo thang các phê duyệt đã vi phạm SLA |
| Tối Ưu Khả Năng Người Phê Duyệt | Theo sự kiện | Chuyển hướng phê duyệt khi người phê duyệt chính được phát hiện là không có mặt |
| Tối Ưu Ủy Quyền | Định kỳ (hàng ngày) | Gợi ý thiết lập ủy quyền tối ưu cho người phê duyệt có nghỉ phép sắp tới |
Câu Hỏi Thường Gặp
Làm thế nào để xem tất cả phê duyệt đang chờ hành động của tôi?
Vào Tự Động Hóa → Nhiệm Vụ Của Tôi. Tất cả yêu cầu đang chờ trên mọi module hiển thị trong một danh sách, sắp xếp theo mức độ khẩn cấp SLA.
Điều gì xảy ra nếu tôi không hành động trước khi SLA hết hạn?
Agent Thực Thi SLA Phê Duyệt (hàng giờ) phát hiện vi phạm và leo thang đến quản lý cấp trên của bạn.
Tôi có thể thêm bình luận khi từ chối không?
Có. Trường bình luận có sẵn trên mọi hành động phê duyệt. Bình luận được lưu trong nhật ký kiểm toán và hiển thị cho người gửi.