Quản Lý Hợp Đồng
Quản Lý Hợp Đồng của XBuddy cung cấp quy trình có cấu trúc cho mọi hợp đồng trong doanh nghiệp — từ soạn thảo ban đầu qua đàm phán, phê duyệt pháp lý, ký số, đến theo dõi nghĩa vụ liên tục. Hợp đồng được liên kết với danh bạ CRM, nhà cung cấp hoặc nhân viên liên quan, cung cấp cái nhìn 360° về mọi cam kết theo từng đối tác.
Các Thực Thể Chính
| Thực Thể | Mô Tả | Đường Dẫn |
|---|---|---|
| Hợp Đồng | Tài liệu cốt lõi: loại, các bên, giá trị, ngày, trạng thái | Hợp Đồng → Tất Cả Hợp Đồng |
| Mẫu Hợp Đồng | Cấu trúc tái sử dụng với điều khoản chuẩn | Hợp Đồng → Mẫu |
| Thư Viện Điều Khoản | Các khối điều khoản được đặt tên, có thể chèn vào bất kỳ hợp đồng nào | Hợp Đồng → Thư Viện Điều Khoản |
| Người Ký | Người (nội bộ hoặc bên ngoài) phải ký hợp đồng | Chi tiết hợp đồng → Tab Người Ký |
| Nghĩa Vụ | Cam kết định kỳ phát sinh từ hợp đồng (thanh toán, giao hàng, xem xét) | Chi tiết hợp đồng → Tab Nghĩa Vụ |
| Đính Kèm | Tài liệu hỗ trợ (NDA, phụ lục, phụ kiện) | Chi tiết hợp đồng → Tab Đính Kèm |
| Lịch Sử Kiểm Toán | Nhật ký bất biến của mọi chỉnh sửa, phê duyệt và sự kiện ký kết | Chi tiết hợp đồng → Tab Lịch Sử |
Vòng Đời Hợp Đồng
Nháp → Đang Xem Xét → Xem Xét Pháp Lý → Phê Duyệt → Chờ Ký → Hiệu Lực → [Gia Hạn / Hết Hạn / Chấm Dứt]Định Nghĩa Trạng Thái
| Trạng Thái | Ý Nghĩa |
|---|---|
| Nháp | Đang soạn thảo; chưa gửi đi |
| Đang Xem Xét | Đã gửi cho đối tác để đàm phán |
| Xem Xét Pháp Lý | Trong hàng đợi của đội pháp lý nội bộ |
| Phê Duyệt | Trong chuỗi phê duyệt quy trình |
| Chờ Ký | Đã phê duyệt; đang chờ tất cả chữ ký |
| Hiệu Lực | Đã ký kết đầy đủ; đang theo dõi nghĩa vụ |
| Gia Hạn | Sắp hết hạn; quy trình gia hạn đang hoạt động |
| Hết Hạn | Qua ngày kết thúc; không gia hạn |
| Chấm Dứt | Kết thúc trước ngày hết hạn |
Tính Năng Chính
- Mẫu Hợp Đồng — Chuẩn hóa các loại hợp đồng phổ biến (MSA, NDA, SLA, Lao Động, Hợp Đồng Nhà Cung Cấp) với điều khoản được điền sẵn
- Thư Viện Điều Khoản — Duy trì thư viện ngôn ngữ pháp lý được phê duyệt; chèn điều khoản chuẩn vào bất kỳ hợp đồng nào
- Phân Tích Rủi Ro AI — Agent
contract_risk_analyzerquét văn bản hợp đồng để phát hiện điều khoản phi chuẩn, thiếu bảo vệ và nghĩa vụ rủi ro - Ký Nhiều Bên — Tích hợp với module Chữ Ký Điện Tử; hỗ trợ thứ tự ký tuần tự và song song
- Theo Dõi Nghĩa Vụ — Nghĩa vụ thanh toán, giao hàng, xem xét định kỳ được tự động tạo từ điều khoản hợp đồng
- Theo Dõi Hết Hạn & Gia Hạn — Cảnh báo tự động 90, 60, 30 ngày trước khi hết hạn
- Hợp Đồng Bảo Mật — Hợp đồng hạn chế quyền truy cập, chỉ hiển thị cho người dùng được chỉ định
- Lịch Sử Phiên Bản — Lịch sử redline đầy đủ hiển thị mọi thay đổi giữa các phiên bản
Quy Trình
Phê Duyệt Hợp Đồng Chuẩn
- Soạn Thảo — Tác giả tạo hợp đồng từ mẫu hoặc từ đầu; đính kèm tài liệu hỗ trợ
- Xem Xét Nội Bộ — Gửi cho người xem xét được chỉ định (quản lý tài khoản, trưởng phòng)
- Xem Xét Pháp Lý — Chuyển cho đội pháp lý nếu giá trị hợp đồng vượt ngưỡng
- Phê Duyệt — Quy trình phê duyệt chạy theo cấu hình; CFO hoặc lãnh đạo phê duyệt hợp đồng giá trị cao
- Ký Kết — Hợp đồng đã duyệt gửi qua Chữ Ký Điện Tử đến tất cả người ký
- Hiệu Lực — Nhận đủ chữ ký; trạng thái → Hiệu Lực; bắt đầu theo dõi nghĩa vụ
Phân Quyền
| Quyền | Mô Tả | Vai Trò Điển Hình |
|---|---|---|
contract_management:view | Xem hợp đồng và trạng thái | Tất cả quản lý |
contract_management:write | Tạo và chỉnh sửa hợp đồng | Quản lý tài khoản, nhân viên pháp lý |
contract_management:review | Gửi nhận xét xem xét | Đội pháp lý |
contract_management:approve | Phê duyệt trong quy trình | Ban lãnh đạo, giám đốc pháp lý |
contract_management:sign | Khởi tạo và quản lý yêu cầu ký | Quản lý tài khoản |
contract_management:manage | Quản trị mẫu và thư viện điều khoản | Admin pháp lý |
contract_management:view_confidential | Xem hợp đồng hạn chế | Giám đốc pháp lý, CEO |
AI Agents
| Agent | Kích Hoạt | Chức Năng |
|---|---|---|
| Phân Tích Rủi Ro Hợp Đồng | Thủ công hoặc định kỳ | Quét văn bản hợp đồng tìm điều khoản phi chuẩn, thiếu bảo vệ; tạo điểm rủi ro và phát hiện có chú thích |
| Theo Dõi Hết Hạn Hợp Đồng | Định kỳ (hàng ngày) | Cảnh báo chủ sở hữu hợp đồng 90/60/30 ngày trước khi hết hạn |
| Tư Vấn Điều Khoản Hợp Đồng | Thủ công | Gợi ý điều khoản chuẩn còn thiếu dựa trên loại hợp đồng |
| Nhắc Nhở Ký Kết | Định kỳ (hàng ngày) | Gửi nhắc nhở đến người ký chưa ký trong SLA được cấu hình |
| Sàng Lọc NDA Tự Động | Theo sự kiện (khi tải lên NDA) | So sánh NDA với đường cơ sở chuẩn; gắn cờ sai lệch để xem xét pháp lý |
Câu Hỏi Thường Gặp
Tôi có thể đàm phán điều khoản hợp đồng với đối tác bên ngoài trong XBuddy không?
Có. Sử dụng trạng thái Đang Xem Xét và gửi liên kết cộng tác cho đối tác. Các thay đổi được theo dõi trong lịch sử phiên bản với redline diff.
Có hỗ trợ gia hạn tự động không?
Có. Trên bất kỳ hợp đồng nào, bật Tự Động Gia Hạn và đặt thời gian dẫn trước. Hệ thống tạo quy trình gia hạn N ngày trước khi hết hạn.
AI chấm điểm rủi ro như thế nào?
Agent contract_risk_analyzer đọc văn bản hợp đồng và xác định các điều khoản lệch khỏi mẫu chuẩn của bạn hoặc khớp với các mẫu rủi ro đã biết (trách nhiệm không giới hạn, chấm dứt đơn phương, chuyển nhượng IP). Mỗi phát hiện được chú thích với mức độ nghiêm trọng (thấp/trung bình/cao) và đề xuất sửa đổi.