Operations Pack — Kho · Chất lượng · Quản lý Tài sản

Operations Pack quản lý thế giới vật lý: hàng vào và ra khỏi kho, kiểm tra chất lượng ở mọi giai đoạn, và tài sản cố định từ khi mua đến khi thanh lý. Ba module được kết nối — nhận hàng kích hoạt kiểm tra chất lượng, lỗi chất lượng tạo NCR, và tài sản khấu hao vào sổ cái tự động.

Kho — Nhận hàng (PO → GRN → Nhập kho)

Luồng nhận hàng tiêu chuẩn khi mua hàng từ nhà cung cấp.

Đơn mua hàng (confirmed) → Tạo GRN → confirmed → Tồn kho cộng vào kho
                                           ↓
                                     3-Way Match (PO ↔ GRN ↔ Phiếu NCC)

Tạo GRN

Tạo Phiếu nhập kho (GRN) thủ công hoặc trực tiếp từ Đơn mua hàng (tất cả dòng hàng PO tự điền).

Chọn kho nhận hàng đích
Nhập số lượng thực nhận (có thể ít hơn đã đặt — hỗ trợ nhận một phần)
Đính kèm phiếu giao hàng hoặc packing list

Xác nhận GRN

Xác nhận cộng tồn kho vào kho đã chọn.

Nếu bật lot tracking: bắt buộc nhập số lô và ngày hết hạn trước khi xác nhận
Nếu bật serial tracking: phải quét hoặc nhập số serial
Xác nhận GRN cập nhật bộ đếm “số lượng đã nhận” trên PO
3-Way Match kích hoạt tự động khi phiếu nhà cung cấp liên kết được tạo

Tạo Phiếu nhà cung cấp (tùy chọn)

Từ GRN confirmed, tạo phiếu nhà cung cấp bằng một click. Dòng hàng được mang sang — không nhập lại.

Di chuyển tồn kho

Loại di chuyển	Kích hoạt	Tác động tồn kho
Xác nhận GRN	Hàng nhận từ NCC	+ vào kho
Xác nhận Goods Issue	Hàng xuất (SO/WO/nội bộ)	− khỏi kho
Điều chuyển shipped	Hàng rời kho nguồn	− khỏi kho nguồn
Điều chuyển completed	Hàng đến kho đích	+ vào kho đích
Điều chỉnh kiểm kê	Phát hiện sai lệch	+ hoặc −

3-Way Matching

Trước khi thanh toán phiếu nhà cung cấp, XBuddy xác minh tam giác:

Đơn mua hàng ←→ GRN ←→ Phiếu nhà cung cấp
  • Số lượng khớp?
  • Giá trong phạm vi dung sai?
  → Khớp: phiếu tự động duyệt thanh toán
  → Exception: cờ hiệu để review thủ công

Kiểm kê (Stocktaking)

Tạo phiên (chọn kho + items)
  → In phiếu đếm
  → Nhập số lượng thực đếm
  → Review sai lệch (thực tế vs. hệ thống)
  → Kết thúc → bản ghi điều chỉnh tồn kho tạo tự động

Chỉ được có 1 phiên kiểm kê active trên mỗi kho tại một thời điểm. Không thể điều chỉnh tồn kho trực tiếp — chỉ qua kiểm kê hoặc chứng từ điều chỉnh rõ ràng.

Theo dõi Lô & Serial

Lô (Lots) — theo dõi lô hàng có thuộc tính chung (mã lô NCC, ngày sản xuất, hạn sử dụng):

active → quarantined (ví dụ: giữ chờ QC) → active (đã release)
active → expired (tự động khi qua ngày hết hạn)

Serial — theo dõi từng đơn vị riêng lẻ trong suốt vòng đời:

available → sold → returned → available
          └→ scrapped

Kiểm soát chất lượng (QC)

Luồng kiểm tra

QC Template (định nghĩa checklist) → Inspection tạo → submitted → approved / hold / released
                                                                       ↓ [nếu lỗi]
                                                                     NCR tạo

QC Template

Định nghĩa nội dung kiểm tra — danh sách checklist với tiêu chí đạt/không đạt hoặc thang đo số. Template có thể gắn với: kiểm tra hàng đầu vào, công đoạn sản xuất, hoặc thành phẩm đầu ra.

Inspection (Kiểm tra)

Tạo inspection theo template. Điền kết quả cho từng mục checklist.

Trạng thái	Ý nghĩa
`created`	Mới mở, chưa hoàn thành
`submitted`	Đã điền kết quả, chờ duyệt QC
`approved`	Đạt — hàng được phép dùng hoặc xuất
`hold`	Cờ hiệu để xem xét thêm
`released`	Đã xem xét sau hold, được thông qua

NCR (Báo cáo không phù hợp)

Khi inspection lỗi hoặc phát hiện vấn đề chất lượng, NCR được tạo.

open → assigned (QC manager giao việc) → resolved (mô tả CAPA) → verified → closed

Trường	Mô tả
Nguồn	Inspection liên kết, work order hoặc khiếu nại khách
Loại NC	Nguyên vật liệu, quy trình, thiết bị, con người
Mức độ	Minor · Major · Critical
CAPA	Mô tả biện pháp khắc phục và phòng ngừa
Đính kèm	Ảnh, video, tài liệu hỗ trợ

Quản lý Tài sản

Vòng đời tài sản

Mua / Import → Active → [Đang dùng / Đang bảo trì] → Thanh lý
                  ↓
             Giao (check-out) → Đã trả (check-in) → Sẵn sàng

Giao/Thu hồi tài sản

Tài sản (active) → Check-out → Đang dùng (giao cho người/bộ phận)
               → Check-in  → Sẵn sàng
               → Reassign  → Đang dùng (người khác)
               → Thanh lý  → Disposed (ghi lý do + giá trị còn lại)

Lịch sử giao nhận được lưu vĩnh viễn cho mục đích kiểm toán.

Bảo trì

Bảo trì định kỳ (phòng ngừa):

Lịch bảo trì định nghĩa (chu kỳ: ngày / giờ vận hành)
  → Bản ghi bảo trì tự tạo khi đến hạn
  → Giao cho đội bảo trì
  → Hoàn thành → tính ngày đến hạn tiếp theo
  → Cảnh báo overdue nếu không hoàn thành trong thời gian ân hạn

Bảo trì phát sinh (sự cố):

Tạo bản ghi bảo trì trực tiếp cho tài sản
Liên kết với work order Field Service cho nhà thầu bên ngoài
Chi phí ghi nhận và theo dõi theo từng tài sản

Khấu hao

XBuddy tính và ghi khấu hao tự động.

Phương pháp hỗ trợ: Đường thẳng · Số dư giảm dần

Luồng khấu hao:

Đăng ký tài sản với: giá mua, thời gian sử dụng, giá trị còn lại, phương pháp
  → Lịch khấu hao tính tự động và lưu
  → Kế toán chạy batch khấu hao định kỳ (tháng/quý)
  → Hệ thống ghi bút toán GL:
      Nợ  Chi phí khấu hao (trung tâm chi phí)    XX
        Có  Khấu hao lũy kế (tài sản)               XX
  → Giá trị sổ sách cập nhật trên hồ sơ tài sản

Tích hợp liên module

Module	Điều gì xảy ra
Finance	GRN → Phiếu NCC (Procure-to-Pay); Khấu hao tài sản → bút toán GL
Procurement	PO confirmed → GRN; Tồn kho dưới reorder point → tự tạo PO
Sales	Đơn bán hàng confirmed → Goods Issue kích hoạt
Manufacturing	WO started → Goods Issue (tiêu thụ NVL); WO completed → GRN (thành phẩm)
Field Service	Tài sản đang bảo trì → Service work order liên kết

AI Agents

Agent	Chức năng	Tần suất
Reorder Intelligence Agent	Phân tích xu hướng nhu cầu, đề xuất mức reorder tối ưu	Hàng tuần
Dead Stock Detector	Cờ hiệu hàng không có chuyển động trong kỳ cấu hình	Hàng tháng
Stockout Risk Predictor	Dự đoán hàng có nguy cơ hết kho trước lần giao hàng tiếp	Hàng ngày
NCR Trend Analyzer	Xác định vấn đề chất lượng lặp lại theo NCC/sản phẩm	Hàng tháng
Asset Depreciation Monitor	Cờ tài sản gần hết thời gian sử dụng để lên kế hoạch thay thế	Hàng tháng
Asset Maintenance Forecaster	Dự đoán nhu cầu bảo trì trước khi xảy ra sự cố	Hàng tuần

Tuyển Dụng đến Nghỉ Việc — Toàn Bộ Vòng Đời Luồng Sản Xuất